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comment animer une réunion de brainstorming

Comment animer une réunion de brainstorming

Temps de lecture : environ 7 min

Publié par : Lucid Content Team

Avez-vous déjà assisté à une réunion de brainstorming infructueuse malgré les dizaines d’idées suggérées par les participants pendant soixante minutes ? Il n’y a rien de plus frustrant. À la fin de la réunion, tout le monde se congratule et se remet au travail, sans qu’aucune solution concrète ait été trouvée.

Cette conclusion malheureuse a beau être fréquente, elle n'a rien d'une fatalité.

Le brainstorming est l’une des méthodes les plus efficaces pour générer des idées et créer un environnement collaboratif. Cependant, sans une préparation, un encadrement et une concentration appropriés, ce type de réunion peut rapidement tourner au fiasco. Continuez votre lecture pour découvrir comment organiser un atelier de brainstorming efficace.

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Qu’est-ce qu’une réunion de brainstorming ?

Le format classique de réunion de brainstorming a été mis au point en 1939 par le publicitaire Alex Osborn. Cherchant un moyen d’aider son équipe à trouver un plus grand nombre d’idées pertinentes pour ses campagnes publicitaires, M. Osborn a commencé à organiser des ateliers collaboratifs. Il a découvert que lorsque son équipe se réunissait, elle parvenait beaucoup mieux à formuler des idées originales et créatives. 

Aujourd’hui, le brainstorming est très répandu dans tous les secteurs d’activité.

Les avantages du brainstorming

Le brainstorming est un excellent moyen de renforcer la cohésion de votre équipe et de développer des idées dans un environnement bienveillant.

Outre le simple fait de générer des idées nouvelles et originales, les séances de brainstorming permettent de s’assurer que tous les participants contribuent au processus de création. Souvent, c’est cet aspect du brainstorming qui présente le plus de valeur, et pas seulement les idées partagées lors de la réunion proprement dite.

Lorsqu’une séance de brainstorming est bien menée, les membres de l’équipe se sentent plus à l’aise et plus ouverts avec leurs pairs, ce qui peut renforcer la collaboration et la communication par la suite.

Bien entendu, le principal intérêt du brainstorming reste de trouver de nouvelles idées et d’élaborer collectivement des solutions créatives. Il existe différentes techniques de brainstorming, et lorsqu’elles sont bien organisées, ces réunions peuvent produire des idées plus pertinentes et plus variées que ce qu’une seule personne obtiendrait dans le même laps de temps.

7 conseils pour les réunions de brainstorming

Malgré leur popularité, les réunions de brainstorming classiques présentent un certain nombre d'inconvénients et de difficultés. Comme toute autre réunion de bureau, ces rencontres se transforment en perte de temps et d’énergie si elles sont mal gérées.

Lors d’une séance de brainstorming classique, les participants s’expriment à tour de rôle, ce qui peut provoquer un blocage : les autres intervenants peuvent se perdre dans la réflexion de celui qui parle et oublier ou négliger leurs propres idées.

En outre, le brainstorming peut entraîner un phénomène appelé « pensée de groupe ». Lorsque les participants commencent à partager leurs idées, ceux qui les entourent ont tendance à se conformer à leur raisonnement, ce qui limite en fin de compte la diversité des solutions abordées.

Le brainstorming peut aussi profiter à tort aux extravertis, qui sont plus à l’aise pour prendre la parole devant les autres et détournent l’énergie du groupe. Cette situation empêche les introvertis de faire part de leurs idées pertinentes, car ils seront plus réticents à intervenir ou éprouveront des difficultés à être créatifs sur le moment.

Heureusement, ces écueils peuvent être évités. Appuyez-vous sur les conseils suivants pour assurer la réussite et le bon déroulement de votre prochaine réunion de brainstorming.

1. Faites court

Des réunions plus courtes permettent au groupe de rester concentré : lorsque les participants disposent d’un temps limité pour exprimer toutes leurs idées, ils ont tendance à s’impliquer davantage. Fixez-vous un objectif de 15 à 30 minutes maximum. En raccourcissant la durée de vos réunions, vous imposez au groupe d'arriver préparé et devez disposer d’un ordre du jour précis (nous y reviendrons plus tard).

Conseil : prêtez également attention au moment que vous choisissez pour votre réunion. Les fins d'après-midi se déroulent souvent dans une ambiance de léthargie et de fatigue mentale. Certains les minutes avant de pouvoir rentrer chez eux. Ce n’est pas l’idéal pour innover.

2. Préférez les petits comités

Tout comme il peut y avoir trop de chefs dans une cuisine, une séance de brainstorming peut compter un trop grand nombre de participants. Choisissez un groupe restreint, avec idéalement un maximum de 10 personnes. De cette manière, chacun aura la possibilité d’être entendu et vous obtiendrez des échanges plus constructifs.

Sélectionnez les participants de manière judicieuse. Invitez une équipe diversifiée de collaborateurs afin de dégager de nouvelles idées et approches pour résoudre votre problème.

Veillez à choisir des participants qui ne sont pas trop éloignés de votre sujet, afin de favoriser le dialogue et l’adhésion au processus. Les personnes qui ne sont pas concernées par le sujet ou qui en sont trop éloignées auront plus de mal à contribuer de manière pertinente à la discussion.

3. Clarifiez le problème à résoudre

Pour voir émerger les meilleures idées, un groupe doit comprendre précisément le problème qu’il tente de résoudre. Pour clarifier ce problème, vous pouvez proposer une question incitative, telle que : « De quelle manière pouvons-nous augmenter les ventes au prochain trimestre ? ».

Définissez ensuite un cadre pour les solutions. En d’autres termes, quelles sont les contraintes ou les exigences de la ou des solutions ? Par exemple, vous pouvez fixer un certain budget. Plus vous imposez de contraintes aux solutions, plus les idées seront ciblées.

Donnez ces informations au groupe avant la réunion (au moins 1 à 2 jours à l’avance), ainsi que toute autre indication contextuelle dont il a besoin pour mieux comprendre le problème et les objectifs de la séance.

4. Fixez un ordre du jour précis

Sans ordre du jour, les réunions ont tendance à dévier rapidement de leur objectif. Veillez à ce que le groupe reste concentré en établissant un ordre du jour (et en vous y tenant). Partagez-le à l’avance afin que chaque participant sache à quoi s’attendre et puisse se préparer.

5. Demandez aux membres du groupe de se préparer individuellement

Pour éviter le phénomène de pensée de groupe et faire en sorte que les participants puissent tous contribuer de manière égale, invitez ces derniers à se préparer individuellement à votre réunion de brainstorming.

Des études ont montré que les meilleures idées naissent de réflexion menées en solitaire dans un premier temps. Ensuite, lorsque les participants se réunissent avec les idées qu’ils ont préparées, ils peuvent collaborer plus efficacement pour identifier et développer les meilleures solutions.

6. Prenez l’animation en main

Le succès de votre réunion de brainstorming dépend grandement des qualités de l’animateur. Son rôle consiste à orienter la discussion et à maintenir le groupe sur ses objectifs :

  • Rediriger la conversation si elle s’éloigne ou s’écarte du sujet
  • Clarifier et faire respecter les règles du brainstorming
  • S’assurer que chaque participant a la possibilité de contribuer
  • Expliquer les étapes suivantes à la fin de la réunion

La présence d’un animateur garantit que le groupe reste concentré et que le temps est utilisé de manière efficace.

7. Envisagez des alternatives aux réunions en présentiel

Les réunions de brainstorming classiques se déroulent en présentiel, avec un tableau blanc ou des post-its.

Mais il existe de nombreuses autres façons d’organiser une séance de brainstorming efficace.

Par exemple, les équipes distantes ou distribuées peuvent utiliser des solutions basées sur le cloud, telles que le logiciel de brainstorming Lucidchart, pour formuler des idées, partager des commentaires et visualiser leur plan d’action. Les autres possibilités comprennent les e-mails, le chat en ligne ou les contributions anonymes au responsable du groupe. Utilisez les outils et les méthodes qui conviennent le mieux à la culture, aux préférences et aux styles de travail de votre équipe.

Au bout du compte, la forme que prend votre brainstorming importe moins que sa capacité à répondre aux besoins et aux objectifs du groupe.

Si vous souhaitez vous lancer, créez gratuitement votre compte Lucidchart ou choisissez un modèle ci-dessous pour commencer à réfléchir à votre prochaine idée de génie.

Exemple de mur collaboratif
Exemple de tableau de brainstorming (cliquez sur l’image pour le modifier en ligne)
Carte mentale avec notes post-it
Carte mentale avec post-its (cliquez sur l’image pour la modifier en ligne)

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