7. Prévoir des moments pour décompresser
Cela peut sembler contre-intuitif, mais les pauses sont essentielles pour une meilleure gestion du temps. Les études montrent que des pauses régulières augmentent la productivité, le bien-être mental, la prise de décision et la mémoire. Et sauter des pauses peuvent entraîner un épuisement plus rapide et plus de stress.
Alors qu'est-ce que cela a à voir avec la gestion du temps?
Des niveaux de stress plus élevés ont un impact sur l'énergie, la fatigue, la réflexion, la productivité et l'engagement au travail. Donc, ironiquement, travailler moins (en prenant plus de pauses) peut vous rendre plus productif.
Ajoutez les pauses dans votre agenda. Lorsque vous avez terminé une tâche, donnez-vous le temps de respirer. Faites des mini-pauses pour vous ressourcer, que ce soit une petite marche, une partie de ping-pong, un peu de méditation, etc.
8. Oser dire non
Vous n’arriverez jamais à gérer votre temps au travail si vous n’apprenez pas à refuser certaines tâches. Vous êtes le seul à savoir ce que vous avez le temps d’accomplir : si vous devez refuser une demande afin de vous concentrer sur des tâches plus importantes, n’hésitez pas à le faire. Et si vous vous lancez dans un projet qui ne mène manifestement nulle part, n’ayez pas peur de le laisser tomber.
Plutôt que d’effectuer un grand nombre de tâches qui n’ont que peu ou pas de valeur, concentrez-vous sur celles qui en ont. Rappelez-vous la règle des 80/20 : 80 % de votre rendement provient de 20 % de vos contributions. Choisissez vos combats en conséquence.
Si vous ne pouvez pas dire non, confiez la tâche à quelqu’un d’autre. Il peut être difficile d’apprendre à déléguer, mais cette stratégie permet pourtant de grandement améliorer la gestion du temps. D'ailleurs, vous avez constitué une équipe compétente, alors pourquoi ne pas lui confier certaines tâches ?
9. Organiser votre environnement
Pour une gestion efficace du temps, ce conseil doit figurer lui-même sur votre liste de tâches. Si vous avez des piles de papiers éparpillés sur votre bureau, trouver le document dont vous avez réellement besoin reviendra à chercher une aiguille dans une botte de foin. Il n’est rien de plus frustrant que de perdre un temps précieux à retrouver des objets égarés. Sans parler de la difficulté à se concentrer dans un environnement en désordre.
De petits gestes peuvent faire toute la différence : créez un système de classement de vos documents et désabonnez-vous des communications électroniques dont vous n’avez plus besoin. Automatisez des tâches ou processus répétitifs là où vous le pouvez. Créez des systèmes d'organisation et d'accomplissement des tâches pour augmenter votre efficacité. Ces actions ponctuelles vous libéreront à tout jamais.
10. Éliminer les distractions
Les réseaux sociaux, la consultation de sites Web, les collègues de travail, les SMS, la messagerie instantanée – votre lieu de travail regorge de distractions. Pour bien gérer votre temps personnel, vous devez absolument vous en débarrasser de manière proactive. Poussez la porte pour ne pas être dérangé. Fermez tous vos onglets, sauf ceux sur lesquels vous travaillez actuellement. Désactivez les notifications de messagerie et remettez vos appels téléphoniques personnels à l’heure du déjeuner.
Allez-y petit à petit. Identifiez vos deux principales sources de distraction et efforcez-vous de les mettre de côté pendant deux semaines. Et n’oubliez pas que dormir suffisamment, boire assez d’eau et manger sainement contribuent à vous aider à rester concentré pendant votre journée de travail, en particulier lorsque vous avez un coup de barre dans l’après-midi.
Gérez son temps est une compétence à apprendre
En fin de compte, aucun « conseil de pro » ou outil magique ne fera disparaître vos problèmes de gestion du temps comme par magie si vous n'avez pas de bonnes bases en la matière.
Le Harvard Business Review identifie trois compétences principales qui séparent le succès de l'échec dans votre gestion du temps :
- Sensibilisation : penser de manière réaliste à votre temps en comprenant qu'il s'agit d'une ressource limitée.
- Organisation : organiser vos objectifs, vos plannings, vos horaires et tâches pour utiliser votre temps le plus efficacement possible.
- Adaptation : surveillez régulièrement la façon dont vous utilisez votre temps lorsque vous effectuez des activités, y compris en vous adaptant aux interruptions et/ou aux changements de priorités.
Utilisez ces conseils ci-dessus pour vous aider à développer ces compétences et à créer des habitudes de gestion du temps efficace et durable.
