La méthode Scrum regroupe cinq événements, tous limités dans le temps.
Sprint : un sprint est un intervalle d’un mois ou moins pendant lequel une équipe définit un objectif et l’atteint. Le Timeboxing est utilisé pour fixer la durée de chaque sprint et peut également servir à définir des limites de temps pour chaque processus individuel d’un sprint.
Sprint planning : avant de se lancer dans un sprint, il est nécessaire de suivre le processus de sprint planning pour identifier exactement les tâches à exécuter et la manière dont elles le seront. Ce dernier est soumis à une durée spécifique, que les experts recommandent de fixer à 8 heures ou moins pour les sprints d’un mois, et deux heures ou moins pour les sprints d’une semaine.
Réunion Scrum quotidienne : chaque jour d’un sprint, les équipes se réunissent pour un bloc de temps Scrum de 15 minutes afin de se mettre d’accord sur les priorités et de traiter tous les obstacles éventuels.
Revue de sprint : à la fin d’un sprint, le backlog est révisé et fait l’objet de commentaires lors d’un processus appelé revue de sprint (sprint review en anglais). Ce bloc de temps correspond à environ la moitié du temps consacré à la réunion de sprint planning.
Rétrospective de sprint : une fois qu’un sprint est terminé, les membres de l’équipe Scrum se réunissent pour discuter de l’ensemble du processus, réfléchir aux points à améliorer et prendre des décisions sur les changements à apporter au prochain sprint. Cette rétrospective de sprint représente un bloc de temps d’environ trois à quatre heures pour un sprint d’un mois, soit une durée similaire à celle de la revue de sprint.
Les avantages du Timeboxing au travail et en dehors
Les experts en productivité ont constaté que traiter des tâches par blocs de temps, plutôt que de leur accorder toute votre attention jusqu’à leur achèvement, permet de réduire considérablement le temps global consacré à chacune d’entre elles.
Toutefois, les contraintes de temps ne suffisent pas à elles seules à produire un travail fructueux. Une concentration soutenue, assortie d’une limite de temps précise et suivie d’une pause appropriée, est nécessaire.
Certains experts suggèrent de travailler par « tranches de temps », en se concentrant sur une tâche pendant 25 minutes d’affilée, suivies d’une pause de cinq minutes. Cette approche, appelée technique Pomodoro, est un exemple de Timeboxing.
Les avantages du Timeboxing sont les suivants :
Concentration : étant donné que la valeur centrale du Timeboxing repose sur l’accomplissement d’une seule tâche à la fois, il permet aux chefs de projet de s’assurer que la totalité des ressources intellectuelles est consacrée aux tâches en question. La technique du Timeboxing exige que chaque tâche reçoive toute l’attention nécessaire, au risque de ne pas être achevée dans le délai imparti.
Périmètre : en définissant les objectifs du projet avant de commencer, la technique du Timeboxing permet de respecter la chronologie du projet. Lorsque le Timeboxing est combiné avec les dépendances des tâches, comme dans un diagramme de Gantt, la gestion de projet se résume à observer l’effet de chaque tâche sur le résultat global du projet.
Clarté : le Timeboxing apporte de la clarté en définissant des limites à la fois sur les résultats et sur les délais du projet. Les chefs de projet ont l’avantage supplémentaire de savoir qu’à la fin d’une période X, un élément Y sera terminé.
Le Timeboxing constitue également un excellent moyen d’intégrer des tâches ordinaires, mais utiles dans votre vie quotidienne. Par exemple, de nombreux professionnels du bien-être mental suggèrent de consacrer cinq minutes par jour à la respiration consciente et à la méditation. Ce bloc de temps de cinq minutes peut s’insérer dans n’importe quelle partie de votre emploi du temps, avec d’excellents résultats sur le plan physique et mental. Le fait de consacrer cinq minutes par jour à clarifier votre espace en rangeant votre chambre et en faisant votre lit contribue également à votre tranquillité d’esprit, tout en vous permettant de gagner un temps précieux lors des nettoyages de fin de semaine ou saisonniers.
Adoptez le Timeboxing
Comme pour tout outil de productivité, un travail axé sur les résultats passe par le suivi des prochaines étapes et des progrès accomplis. Les supports visuels sont souvent le meilleur moyen de tenir les membres de l’équipe informés et d’optimiser votre efficacité.
Pour profiter de ce qui se fait de mieux en matière de création de diagrammes, les équipes les plus performantes se tournent vers Lucidchart afin de créer des tableaux Scrum et d’autres outils visuels de gestion de projet, puis de les partager directement avec chaque partie prenante grâce à des intégrations pour de nombreuses plateformes.
