Élaborer la chronologie d’un projet en 8 étapes

Aucun plan ou charte de projet n’est complet sans une chronologie de projet. Les chronologies de projet offrent une vue d’ensemble d’un projet sur tout son cycle de vie et dopent l’efficacité des différentes équipes. Aussi simples que puissent paraître les chronologies une fois réalisées, la décomposition d’un projet en un échéancier efficace peut sembler insurmontable, surtout pour les chefs de projet novices. Par conséquent, que vous découvriez ce type d’outil ou qu’il s’agisse de la 563^e que vous élaborez, nous vous invitons à suivre ces 8 étapes imparables pour réussir votre prochaine chronologie de projet.

1. Rédiger la note de cadrage du projet.

La définition du périmètre de votre projet fait partie des tâches de gestion de projet que vous devez accomplir avant de pouvoir créer votre chronologie. Un exemple de note de cadrage du projet précise les livrables que vous prévoyez de fournir à la fin du projet.

Au cas où vous vous demanderiez comment faire une note de cadrage, pour illustrer rapidement, imaginons que vous et vos amis vouliez cultiver un potager. La note de cadrage pourrait ressembler à ceci : « Nous allons créer un jardin potager de 10 m² qui produira des tomates, des poivrons, du chou frisé, des pommes de terre, des pois, des haricots verts et du maïs. »

2. Créer un organigramme des tâches de gestion de projet

Pour créer un organigramme des tâches projet, utilisez votre note de cadrage et divisez votre ou vos livrables en sous-livrables plus précis. Vous n’en êtes pas encore à définir les tâches, mais seulement à segmenter plus finement les résultats attendus. L’OTP est également nommé work breakdown structure (WBS) ou structure de découpage du projet. Chaque sous-livrable est appelé un « lot de travail ».

Pour reprendre notre exemple de potager, votre OTP se composerait des éléments suivants :

• 1 m² de tomates
• 1 m² de poivrons
• 1,5 m² de chou frisé
• 2 m² de pommes de terre
• 1,5 m² de pois
• 1 m² de haricots verts
• 2 m² de maïs

3. Décomposer chaque lot de travail en tâches spécifique dans le calendrier de projet

Vous pouvez maintenant établir une liste de tâches à accomplir pour chaque lot de travail. Songez à la distance qui sépare votre point de départ de votre objectif. Quelles sont les actions à réaliser pour passer du premier au second ? Relevez les tâches similaires entre les différents lots de travail. Ce processus vous aidera à déterminer les dépendances à l’étape suivante.

Dressez maintenant une liste de tâches pour deux des lots de travail de votre potager miniature et organisez-les dans un tableau :

4. Déterminer les dépendances du projet

Les dépendances sont des tâches qui ne peuvent pas être commencées avant qu’une autre tâche ne soit terminée. Par exemple, vous ne pouvez pas planter vos tomates tant que le sol n’a pas été labouré. Dans ce scénario, il sera relativement simple de déterminer les dépendances pour réaliser une chronologie de projet, mais dans le cas de processus plus complexes, les cartographier pourrait vous donner du fil à retordre.

Il peut être utile de créer un organigramme ou un diagramme pour représenter et identifier ces dépendances, ainsi que d’utiliser des couloirs ou différentes couleurs pour indiquer l’équipe ou le collaborateur responsable de chaque tâche. Ici, la plantation des tomates et des haricots verts est répartie entre deux équipes à l’aide d’un code couleur :

5. Évaluer le temps total nécessaire pour chaque tâche

Reprenez votre liste de tâches ou votre diagramme des dépendances et évaluez le temps nécessaire pour accomplir chaque tâche. Partez du principe que chaque partie responsable travaillera assidûment à la tâche, sans interruption. Si vous ne parvenez pas à estimer avec précision le temps nécessaire, faites-vous aider par un expert.

L’exemple ci-dessous comprend un couloir pour montrer que toutes les tâches d’achat seront réalisées simultanément.

6. Vérifier la disponibilité des ressources

Le plus souvent, votre facteur limitant sera la disponibilité des membres de votre équipe ou de vos employés. Dans cette étape, vous devez déterminer à quel moment ils pourront consacrer du temps à une tâche donnée. Même s’il ne faut qu’une journée de travail pour terminer une mission, il se peut que vous deviez étendre le temps qui lui est alloué à quelques jours, voire plusieurs semaines, si de nombreux autres projets sont menés de front.

Dans l’exemple de notre potager, il suffirait de quatre heures en tout, mais compte tenu de tous les autres facteurs, votre équipe aurait besoin de deux week-ends pour mener à bien le projet. Pour cette raison, lorsque vous créez une chronologie de projet, prévoyez plusieurs jours pour chaque tâche.

7. Identifier les jalons de projet importants

Les jalons de projet vous permettent de suivre l’évolution de vos projets de bout en bout. Ainsi, en cas de retard, vous serez capable d’intervenir bien avant l’échéance finale et d’adapter vos plans ou vos attentes pour rester dans les temps.

8. Créer votre chronologie de projet

Voici le meilleur moment ! Il est temps de créer la chronologie de votre projet. Placez vos tâches bout à bout, ajustez leur durée en fonction du temps alloué, puis ajoutez des jalons pour finaliser le tout. Et voilà ! Vous avez une chronologie de projet complète. N’est-ce pas magnifique ?

Conseils et astuces

Voici quelques conseils pour vous aider à créer des chronologies de projet efficaces :

• Avant toute chose, fixez la date de début et de fin du projet et ajustez vos étiquettes.
• Ensuite, décidez si vous utilisez une chronologie linéaire ou en blocs. Choisissez la structure qui convient le mieux à votre projet. Les chronologies linéaires basiques permettent d’identifier les jalons clés, tandis que les chronologies en blocs aident à visualiser les équipes responsables et l’avancement des tâches individuelles.
• Choisissez les étiquettes de votre projet en fonction de sa chronologie. Leur valeur peut être exprimée en secondes, heures, jours, semaines ou même années.
• Empilez plusieurs chronologies de sorte que les étiquettes n’apparaissent que sur celle du bas.
• Attribuez un code couleur aux différentes chronologies ou lignes pour organiser votre projet et vous assurer que tous les intervenants soient en phase. 
• Modifiez les intervalles, mais uniquement par incréments entiers. 

Si vous décidez de créer votre chronologie de projet dans Lucidchart (voir nos modèles ci-dessous), visionnez ce tutoriel pour obtenir des conseils supplémentaires.

Modèles de frise chronologique pour gestion de projet

Utilisez ces modèles de chronologie de projet Lucidchart pour vous aider à démarrer !

Vous souhaitez vous lancer ? Les chronologies vous permettent de garder facilement l’ensemble de votre projet sur la bonne voie. Donnez aux parties prenantes une estimation réaliste du déroulement du projet et indiquez-leur à quoi elles peuvent s’attendre.