Quelle forme prend l’amélioration des processus dans votre organisation ? Il est fort probable que vous ne disposiez pas d’une solution unique pour tous les obstacles liés aux processus métier. Même si vous avez mis en œuvre des projets sur plusieurs mois et alloué des budgets importants, aucun système n’est parfait. Et si une initiative peut améliorer temporairement la façon dont le travail est effectué, il y a de fortes chances que vous deviez modifier à nouveau votre processus à un moment donné.

Il n’est pas nécessaire de compliquer à l’excès ou de cloisonner la croissance et l’optimisation des processus métier (BPI). Appliquer la méthode d’amélioration continue Kaizen encourage les organisations à jouer le jeu à long terme, lentement et avec constance.

Et le meilleur dans tout ça ? Tous les postes, du chef de projet au PDG, peuvent la mettre en œuvre.

Méthode Kaizen : définition

Le Kaizen ou l’ « amélioration continue » en japonais est une philosophie visant à « faire mieux chaque jour, avec tout le monde et en toutes circonstances. » L’accent est mis sur de petites améliorations fréquentes des processus de travail existants, apportées par tous les collaborateurs à chaque niveau de l’organisation, et pas seulement par les cadres et les dirigeants. Lorsqu’elle est appliquée, elle permet d’améliorer tous les services d’une entreprise, du marketing aux finances en passant par la gestion des stocks.

La philosophie Kaizen remet en question toutes les habitudes de travail. Par le biais de micro-changements, elle s’efforce d’éliminer les silos, les conflits internes et le gaspillage, afin de mettre en place des processus efficaces et standardisés, en particulier dans les domaines suivants :

• Qualité : produits, bonnes pratiques et processus métier
• Coût : fournitures, énergie et ressources
• Livraison : temps de fabrication ou délai de livraison et activités sans valeur ajoutée
• Gestion : formation, comportements, flux et documentation
• Sécurité : conditions de travail

Vous avez peut-être entendu le terme Kaizen associé au Toyota Way, une philosophie très réputée et étudiée dans les écoles de commerce. Ou peut-être en avez-vous entendu parler avec d’autres méthodes d’amélioration continue comme Six Sigma, Lean, Total Quality Management, 5S, etc. La méthode Kaizen est davantage un état d’esprit qu’une boîte à outils, de sorte qu’elle peut (et doit) être mise en œuvre parallèlement à d’autres approches d’optimisation des processus métier telles que Six Sigma et 5S. Mais pourquoi la mettre en œuvre ?

Pourquoi mettre en œuvre la méthode d’amélioration des processus Kaizen ?

Au fil du temps, de petites améliorations progressives peuvent donner des résultats significatifs : il s’agit là du principe de base du BPI.

La méthode Kaizen favorise également une implication active des employés. Lorsqu’elle est mise en œuvre de manière claire et appropriée, la méthode Kaizen répond à trois besoins essentiels des employés :

• Connexion : se sentir lié à un objectif organisationnel plus large, à son travail et à ses collègues
• Création : avoir des occasions de réfléchir à des problèmes existants et de les résoudre par des solutions à la fois créatives et pratiques.
• Contrôle : un sentiment de responsabilité et de connaissance tout au long du processus.

Utiliser la méthode Kaizen est un moyen facile d’impliquer davantage les employés et de développer une culture d’amélioration continue. Cela semble évident, mais l’engagement des employés a un impact direct sur les processus métier et la réussite. Lorsque vous organisez vos employés en leur donnant les moyens d’influencer vos résultats grâce à de petites modifications apportées à leur environnement proche, vous les fidéliserez plus longtemps et ils travailleront plus intelligemment.

Vous pouvez facilement impliquer vos collaborateurs avec Lucidchart, en partageant vos diagrammes de processus et en collaborant en temps réel grâce au chat intégré, ou encore en commentant des éléments spécifiques de votre document.

Appliquer la méthode Kaizen à vos processus métier

Kaizen peut être mise en œuvre à l’échelle de l’entreprise, au sein des équipes ou même à titre personnel. Certains cas peuvent nécessiter des directives précises de la part des dirigeants et un changement de culture d’entreprise.

Inspirez-vous de l’amélioration continue Kaizen pour créer des logigrammes de processus et de déploiement qui vous permettront de visualiser l’état actuel de vos opérations et de détecter plus facilement les sources de gaspillage dans votre entreprise. Une démarche aussi simple que de documenter visuellement vos processus métier à l’aide d’un diagramme Kaizen peut constituer une amélioration susceptible d’entraîner d’autres constatations et changements utiles.

Par exemple, vous pouvez utiliser une carte de la chaîne de valeur pour détecter le gaspillage et les temps sans valeur ajoutée dans un processus industriel, ou même dans un environnement DevOps.

Voici sept conseils pratiques pour appliquer la méthode Kaizen de manière continue.

Remettez en question vos pratiques actuelles

Si vous voulez développer et renforcer votre activité, vous devez réfléchir à vos méthodes actuelles. Remettre en question les processus existants peut parfois être délicat, mais il est nécessaire de faire preuve d’esprit critique à l’égard de vos pratiques si vous souhaitez apporter des changements significatifs et durables.

Pensez petit

La plupart des membres d’une organisation ne font pas partie de la direction ou ne disposent pas d’un pouvoir décisionnel important. Donnez à chacun, y compris aux collaborateurs et aux petites équipes, les moyens d’apporter des changements aux processus qui les concernent. Les grandes idées sont certes formidables, mais même de petites initiatives peuvent avoir d’importantes répercussions à long terme : par exemple regrouper les réunions, une décision qui libère du temps pour accomplir davantage de travail.

Encouragez la participation dans un cadre bienveillant

Créez un environnement dans lequel les employés n’ont pas peur de s’exprimer lorsqu’ils constatent un point faible ou estiment qu’il y a une meilleure façon d’accomplir une tâche. En parallèle, si une idée ne fonctionne pas comme prévu, la méthode Kaizen suggère d’itérer et de l’améliorer plutôt que de rejeter la faute sur les autres. L’innovation, après tout, est une expression élégante pour désigner le processus de tâtonnement.

Ne cherchez pas la perfection

La méthode Kaizen ne vise pas à rendre soudainement parfaits des systèmes ou des processus, mais simplement à les améliorer. D’une certaine manière, cette approche suggère même que la perfection est inatteignable : même si tout se déroule bien, il y a toujours moyen d’améliorer une situation, qu’il s’agisse des caractéristiques d’un produit ou de la façon dont vous gérez les projets.

Saluez vos succès

Célébrez vos victoires, qu’elles soient petites ou grandes, même s’il ne s’agit que d’un clin d’œil sur Slack ou d’une poignée de main. Si certains de vos collaborateurs manifestent une réelle volonté de contribuer à l’amélioration de votre activité, de votre produit ou de votre expérience client, alors ce sont des employés investis et vous devez faire le nécessaire pour les fidéliser.

Utilisez les 5S entre autres stratégies

L’amélioration continue des processus Kaizen est un état d’esprit qui consiste à être toujours à l’affût des possibilités de perfectionnement. Mais, lorsque le moment sera venu de mettre en œuvre ces améliorations, vous trouverez sûrement utile de tirer parti d’autres méthodes, telles que Six Sigma ou les 5S, qui peuvent vous servir de cadre pour prendre des décisions fondées sur les données.

Choisissez un modèle Lucidchart adapté aux besoins de votre projet

Lorsque vous maîtrisez vos processus, il est plus facile de détecter les points à affiner, à éliminer ou à faire évoluer dans un esprit de collaboration. La bibliothèque de modèles Lucidchart peut vous aider à démarrer, que vous souhaitiez visualiser des processus métier et de vente ou des diagrammes de réseau.

Lorsque vous devez mettre vos idées en pratique, utilisez les événements Kaizen : des améliorations légères et structurées dont les responsables de processus et les équipes déterminent rapidement l’intensité, l’immédiateté et l’importance. Les événements permettent essentiellement de s’assurer que les améliorations sont SMART (spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et temporelles).

Les solutions potentielles doivent être mises en œuvre de manière stratégique et faire l’objet d’un suivi dans le cadre d’un cycle PDCA (roue de Deming).

Le PDCA est un cadre et un cycle continu qui permet d’améliorer tout processus ou produit en le décomposant en petites étapes.

Vous pouvez utiliser un diagramme Kaizen pour visualiser et accomplir les étapes suivantes :

• Planifier : identifier le problème ou l’opportunité d’amélioration et élaborer une hypothèse
• Développer : tester votre solution à petite échelle
• Contrôler : mesurer et évaluer l’efficacité des résultats
• Agir : en cas de succès, mettez en œuvre la solution Vous aurez peut-être besoin de l’affiner, de la retester ou de commencer un nouveau cycle.

Du début à la fin du cycle de vie, Lucidchart permet aux chefs de projet de disposer d’une carte visuelle pour surveiller les objectifs et les attentes tout en dirigeant les équipes à chaque étape du cadre PDCA. C’est le meilleur ami du chef de projet : un éditeur de diagrammes intuitif qui vous aide à visualiser vos processus afin de maintenir les équipes impliquées, informées, sur la bonne voie et conscientes des responsabilités de chacun.

Lucidchart est une plateforme complète qui vous permet de créer et de regrouper toute votre documentation au même endroit, de l’actualiser en temps réel et d’y accéder instantanément. Vous pouvez ainsi profiter au maximum de votre démarche Kaizen, tout en mettant vos meilleures idées en application.