Il existe de nombreuses approches pour optimiser vos processus, et vous avez probablement entendu parler de la méthode Six Sigma que de grandes entreprises industrielles, telles que GE et Motorola, mettent en œuvre pour réduire les défauts et améliorer la qualité de leurs produits. Mais Six Sigma ne permet pas seulement de renforcer la qualité dans le secteur de la fabrication : cette méthode s’applique aussi à la gestion de projet.

Quel que soit leur secteur d’activité, les entreprises doivent mettre en place des processus performants pour mener à bien leurs projets et rester compétitives. En tant que chef de projet, vous estimez peut-être que vos objectifs ne s’inscrivent pas dans le cadre de cette méthode. Cependant, vous et votre équipe avez tout à gagner à adopter un état d’esprit Six Sigma, notamment en matière d’efficacité. Poursuivez votre lecture pour en savoir plus.

Objectifs de la méthode Six Sigma

Si jamais vos cours sur Six Sigma sont un peu loin, sachez que cette méthode consiste à identifier et à corriger les points faibles d’un processus qui nuisent à son efficacité ou entraînent plus d’erreurs que souhaité.
Six Sigma chiffre spécifiquement l’objectif de réduction du nombre de défauts de fabrication à moins de 3,4 pour 1 million d’unités.

Au fil des ans, cependant, cette approche s’est étendue bien au-delà du domaine industriel pour permettre à des entreprises aussi diverses qu’Amazon, Xerox et Bank of America de réaliser des économies en améliorant leur efficacité.

Visualiser la manière dont votre produit ou service évolue depuis sa conception initiale jusqu’à son arrivée entre les mains de votre client vous permet d’identifier des solutions pour améliorer son efficacité et sa qualité, ce qui est l’objectif de la méthode Six Sigma.

Méthode Six Sigma : comment l’appliquer ?

Tout d’abord, il est important de déterminer si la méthode Six Sigma convient à votre projet. Bernardo Tirado, un expert Six Sigma, commence par se poser quelques questions clés :

« Quel est l’objectif de ce projet ? S’agit-il d’introduire une nouvelle technologie ? Va-t-il transformer l’activité d’un poste à plus de 50 % ? Va-t-il permettre d’améliorer l’efficacité ? Je trouve que Six Sigma est plus efficace pour les initiatives opérationnelles. Certaines opérations incluent des processus qui pourraient être complétés par des technologies plus récentes, ou des cycles répétitifs qui pourraient être centralisés ailleurs, ce qui permettrait aux employés en place de se consacrer à des tâches plus pointues. »

En plus de cette dimension opérationnelle, voici quelques autres cas d’utilisation de Six Sigma :

• Éliminer le gaspillage, qu’il s’agisse de temps, de fournitures ou d’autres ressources
• Réduire les défauts ou les écarts dans votre produit ou service
• Définir la ou les causes d’un problème
• Exploiter plus efficacement les données afin d’accroître l’efficacité et la productivité
• Améliorer la satisfaction des clients et des collaborateurs
• Concevoir un nouveau processus ou remanier un processus inefficace

Avantages de la méthode Six Sigma

Personne n’aime le changement, mais si vous décidez d’adopter Six Sigma pour votre gestion de projet, vous constaterez que cette méthode touche tous les domaines de votre entreprise (en bien).

• Prise de décision éclairée : la méthode Six Sigma repose sur une montagne de statistiques. Sans mesures et données précises sur ce qui se passe réellement dans vos processus, vos impressions et suppositions sont vos seuls guides. Les données vous permettent de prendre des décisions objectives et d’identifier la solution ou l’idée la plus pertinente. Six Sigma vise à appuyer vos initiatives en matière de performance ou de production sur des données quantitatives et à vous donner les moyens de les réaliser.
• Renforcer la communication et la collaboration au sein de votre équipe : Six Sigma doit être mise en œuvre à l’échelle de l’organisation, en encourageant chacun à considérer les problèmes comme des opportunités et la perfection comme l’objectif le plus important. En retour, vos collaborateurs n’auront pas peur d’exprimer leurs préoccupations et regarderont les autres équipes et services comme des partenaires d’amélioration plutôt que des concurrents sur le plan des performances.
• Amélioration de la qualité et de la satisfaction client : comme nous l’avons déjà mentionné, Six Sigma a pour objectif de réduire les défauts et les écarts dans l’expérience client. Peu importe qu’il s’agisse d’un produit fabriqué en usine, comme une boîte de biscuits, ou de quelque chose de moins tangible, telle qu’une application Web. Une fois que vous aurez commencé à mesurer et à quantifier vos processus, vous serez en mesure d’apporter les changements nécessaires pour améliorer l’expérience de vos clients.
• Réduction des coûts : une qualité insuffisante et un manque d’efficacité dans les processus entraînent beaucoup plus de dépenses que vous ne le pensez (délais non respectés, attrition, révisions de la conception, changements de gestion, corrections techniques, etc.). Que ce soit en raison d’une mauvaise planification ou pour remédier aux erreurs à mesure qu’elles apparaissent, ces frais s’accumulent. Six Sigma adopte une approche sans concession pour les éliminer, par le biais d’équipes structurées d’experts, d’un examen rigoureux des processus et d’un respect strict des données.
• Meilleure productivité et meilleure gestion du temps : en améliorant la structure des équipes, la planification des projets, la collecte et l’analyse des données ainsi que votre stratégie métier, l’ensemble de votre organisation gagnera en efficacité. Et lorsque vous ne passez pas votre temps à résoudre des problèmes qui auraient dû être évités ou limités, vous pouvez consacrer plus de temps aux activités les plus importantes.

Certification Six Sigma

Tout le monde peut appliquer Six Sigma et ses principes, mais la certification Six Sigma garantit que vous disposez d’un certain nombre de compétences et atteste du niveau de connaissances que vous possédez sur le sujet. Vous pouvez obtenir votre certification Six Sigma en ligne ou auprès d’une école de commerce.

Les avantages de la certification Six Sigma pour une entreprise comprennent le respect des réglementations, l’amélioration des performances, ainsi que la réduction des erreurs et du gaspillage, bien entendu. Pour les employés, cela peut se traduire par une meilleure rémunération, davantage d’opportunités professionnelles, une meilleure capacité de leadership et un ensemble de compétences qui peuvent être facilement réutilisées d’un poste à un autre.

Toutefois, en fonction de votre cursus (par exemple, si vous êtes déjà titulaire d’un diplôme de commerce), de votre expertise ou des exigences de votre employeur, vous choisirez peut-être de ne pas passer la certification, car celle-ci peut être coûteuse.

Les ceintures Lean Six Sigma

Les différents niveaux de certifications Six Sigma sont organisés par couleur de ceinture, à l’instar des arts martiaux, afin de signifier les divers degrés d’expertise et de formation qu’un initié à la méthode Six Sigma peut avoir validés.

Voici les différents niveaux de certification Six Sigma :

• Champion : bien qu’il ne s’agisse pas techniquement d’une ceinture, les champions constituent un maillon important de la stratégie de déploiement Six Sigma. Ils jouent le rôle de leaders d’équipe Six Sigma, en harmonisant les projets avec les objectifs de l’organisation, en empêchant les équipes de se disperser et en éliminant les obstacles.
• Master Black Belt : responsables et enseignants internes de la méthode Six Sigma, ils assurent la formation des ceintures de niveau inférieur. Ils gèrent également la stratégie du programme Six Sigma.
• Black Belt : il s’agit des spécialistes les plus qualifiés en ce qui concerne Six Sigma. Ils dirigent, encadrent et coachent les équipes Six Sigma.
• Green Belt : formés pour résoudre la majorité des problèmes de processus, ils contribuent aux projets des black belts en recueillant et en analysant les données. Ils dirigent parfois eux-mêmes des projets de moindre importance.
• Yellow Belt : formés aux principes élémentaires de la méthode Six Sigma, ils participent aux projets des green belts et des black belts en tant que membres d’équipe.
• White Belt : disposant seulement de connaissances rudimentaires sur les concepts Six Sigma, ils constituent le vivier de recrutement des futurs yellow belts et green belts. Ils apportent leur aide pour les tâches simples des projets Six Sigma.

Six Sigma s’appuie sur un leadership affirmé pour faire avancer un projet. En outre, chaque membre de l’organisation doit s’engager dans cette initiative et la soutenir, en particulier les cadres supérieurs.

En tant que chef de projet, vous pouvez décider si ce type de structure est pertinent dans votre organisation et pour les objectifs de votre projet.

Les variantes de Six Sigma

Une fois que vous avez retenu Six Sigma comme étant la meilleure approche pour votre projet, vous pouvez choisir entre deux sous-méthodes principales qui divergent légèrement pour permettre aux entreprises d’adapter cette stratégie à leur projet et à leur secteur d’activité. Elles s’inscrivent dans le même objectif final d’amélioration des processus, mais chacune propose une formule particulière.

La méthode DMAIC

La méthode DMAIC convient davantage à un processus métier existant, par exemple lorsque vous cherchez à améliorer la fabrication ou la production au sein de votre entreprise.

• Définir : identifiez le besoin.
• Mesurer : évaluez le processus actuel et son efficacité.
• Analyser : utilisez les données pour évaluer les processus existants afin de localiser les défauts ou les domaines à améliorer.
• Améliorer (improve en anglais) : apportez des changements et améliorez le processus pour qu’il vous aide à atteindre vos objectifs.
• Contrôler : concevez un système pour maintenir le processus amélioré en place, en anticipant les éventuels obstacles futurs.

La méthode DMADV

La méthode DMADV est plus efficace pour planifier un processus qui n’existe pas encore, par exemple pour créer un nouveau produit ou améliorer vos relations client.

• Définir : déterminez les besoins du client.
• Mesurer : utilisez les données pour évaluer les besoins des clients, l’accueil qu’ils réservent à un produit ou à un service, et les capacités du produit ou du service.
• Analyser : examinez les données et utilisez ces informations pour créer de nouveaux objectifs ou de nouveaux concepts afin de répondre aux besoins des clients.
• Développer : créez un produit, un service ou un processus qui répondra davantage aux besoins des clients, en vous appuyant sur les résultats de votre recherche.
• Vérifier : testez votre modèle et livrez votre produit aux clients, ou mettez en place un plan pour contrôler sa réussite et sa pertinence par rapport à leurs besoins.

Appliquer Six Sigma à la gestion de projet

En tant que chef de projet, vous avez probablement votre propre manière de mettre en place un projet et de suivre ses différentes étapes, et vous n’avez pas nécessairement l’intention de changer une équipe qui gagne. Mais même si vous empruntez ou adaptez seulement quelques éléments de la méthode Six Sigma, son approche rigoureuse vous permettra d’améliorer vos chances de réussite.

• Structurez votre équipe : l’une des raisons qui expliquent l’efficacité de la méthode Six Sigma est qu’elle insiste sur la nécessité d’une organisation claire dès le départ. De nombreux projets échouent non pas en raison d’objectifs mal définis ou d’erreurs humaines, mais de problèmes d’organisation qui remontent à l’origine du projet. Même si vous n’avez pas de leader black belt ou de collaborateurs green belt ou yellow belt dans votre équipe, vous pouvez appliquer le même concept de leadership fort et expérimenté et de rôles clairement définis. Ainsi, vous éviterez les conflits et les manques de compétences nécessaires pour mener à bien votre projet.
• Utilisez les approches DMAIC et DMADV comme processus de projet : la gestion de projet en soi est un processus. Les mesures que vous prenez pour assurer la réussite d’un projet font toutes partie d’un processus plus vaste qui peut toujours être amélioré. Si vous prenez le temps d’évaluer la manière dont vous et votre équipe gérez vos projets en vous inspirant de la méthode DMAIC, vous pourriez découvrir des points faibles et des domaines perfectibles dont vous n’aviez pas conscience auparavant. Même si votre plan s’écarte des approches DMAIC ou DMADV, vous bénéficierez néanmoins de la philosophie Six Sigma, qui met l’accent sur des étapes clairement définies et sur une démarche concrète et empirique.
• Mesurez et analysez votre processus pour détecter les lacunes : même si la méthode Six Sigma trouve ses racines dans le secteur industriel, cela ne doit pas vous empêcher de l’utiliser pour détecter et réduire les erreurs. Si votre équipe peine à interpréter les échecs ou les performances insatisfaisantes, ne présumez pas des causes possibles. Adopter une approche scientifique inspirée de Six Sigma vous aidera à passer votre processus au peigne fin pour identifier les éventuelles lacunes.
• Exploitez les données pour obtenir une vision plus précise : même si votre équipe a déjà réussi à atteindre ses objectifs, les étapes pratiques de Six Sigma peuvent vous aider à faire un meilleur usage des données pour mesurer vos succès et déterminer les domaines à améliorer.

En reprenant des éléments de cette méthode éprouvée et en les adaptant à votre flux de travail, vous serez plus à même de préserver la continuité de vos opérations, de rationaliser vos processus et de réussir vos projets.