Wie sieht Prozessoptimierung in Ihrem Unternehmen aus? Vermutlich setzen auch Sie mehr als nur eine einzige Lösung zur Überwindung aller Hürden in Ihren Geschäftsprozessen ein. Und trotz monatelanger Projekte und zahlreicher Investitionen beträchtlicher Geldsummen kommen Sie immer wieder zu derselben Erkenntnis: Kein System ist perfekt – und kann das je werden. Initiativen mögen Arbeitsweisen zwar vorübergehend optimieren, Änderungen und Anpassungen werden im Laufe der Zeit jedoch immer erforderlich sein.

Es ist nicht notwendig, Wachstum und Geschäftsprozessverbesserungen (Business Process Improvements; BPI) zu verkomplizieren oder isoliert zu betrachten. Die Kaizen Methode zur Prozessoptimierung versetzt Unternehmen in die Lage, langfristig zu agieren – und zwar langsam und beständig.

Und das Beste daran? Die Kaizen-Methode kann von allen Mitgliedern eines Unternehmens implementiert werden – von der Führungsebene bis hin zur Projektleitung.

Worum handelt es sich bei der Kaizen-methode genau?

Der Begriff „Kaizen“ stammt aus dem Japanischen und bedeutet frei übersetzt so viel wie „kontinuierliche Verbesserung“. Die Philosophie, die der Kaizen-Methode zugrunde liegt, steht für tägliche Optimierung in allen Bereichen und durch alle Beteiligten. Der Schwerpunkt liegt auf kleinen, regelmäßigen Prozessoptimierungen, die nicht nur von der Führungsetage oder dem Management ausgehen, sondern von allen Mitarbeitenden auf allen Ebenen einer Organisation vorangetrieben werden. Dabei können in sämtlichen Bereichen des Unternehmens Verbesserungen erzielt werden, von der Marketing- über die Finanzabteilung bis hin zum Lager.

Die Kaizen-Philosophie stellt sich dem Kampf gegen festgefahrene Gewohnheiten und Arbeitsweisen. Ziel ist es, auf Basis von Mikroveränderungen Silodenken, individualistische Arbeitsweisen und Ressourcenverschwendung zu vermeiden und stattdessen effiziente und standardisierte Prozesse zu implementieren, insbesondere in den folgenden Bereichen:

• Qualität: Produkte, bewährte Verfahren und Geschäftsprozesse
• Kosten: Material, Energieverbrauch und Ressourcen
• Lieferprozesse: Lieferzeiten und nicht wertschöpfende Tätigkeiten
• Management: Schulungen, Einstellungen, Abläufe und Dokumentationsprozesse
• Sicherheit: Arbeitsbedingungen

Vielleicht ist Ihnen der Begriff „Kaizen“ bereits im Zusammenhang mit „The Toyota Way“ untergekommen – eine Philosophie, die oft in Handelsschulen gelehrt wird. Abgesehen davon wird er auch mit vielen anderen Methoden der kontinuierlichen Verbesserung in Verbindung gebracht, wie Six Sigma, Lean, Gesamtqualitätsmanagement, 5S usw. Die Kaizen Methode ist eher eine Denkweise als ein Werkzeugkasten und kann (bzw. sollte) deshalb parallel zu anderen BPI Methoden wie Six Sigma und 5S eingesetzt werden. Wieso sollte sie jedoch überhaupt in Betracht gezogen werden?

Was spricht für die Implementierung der Kaizen Methode?

Kaizen verfolgt einen „Bottom Up“ Ansatz – geht also von den Mitarbeitenden, dem „Inneren“ des Unternehmens aus. Im Laufe der Zeit können so kleine, schrittweise Verbesserungen (BPI) zu bedeutenden Ergebnissen führen.

Kaizen fördert auch Bedingungen, die zu einer Stärkung des Engagements von Mitarbeitenden führen. Bei erfolgreicher und zielgerichteter Umsetzung erfüllt Kaizen drei Bedürfnisse der Belegschaft:

• Verbindung: Gefühl der Verbundenheit mit einem größeren Unternehmensziel, mit der eigenen Tätigkeit und untereinander innerhalb der Belegschaft
• Kreativität: Förderung kreativer und doch praktischer Lösungswege zur Behebung bestehender Probleme
• Kontrolle: Vermittlung eines ausgeprägten Verantwortungsbewusstseins während des gesamten Prozesses

Die Kaizen Methode ist ein einfacher Weg zur Einbindung der Belegschaft und zur Schaffung kontinuierlicher Verbesserungsprozesse als Teil der Unternehmenskultur. Die Bindung von Mitarbeitenden hat zweifelsohne einen direkten Einfluss auf Geschäftsprozesse und den Unternehmenserfolg. Wenn alle in die Lage versetzt werden, sich durch kleine Veränderungen in ihrer enger gefassten Arbeitsumgebung am „großen Ganzen“ beteiligen zu können, bleiben sie dem Unternehmen länger erhalten und legen intelligentere Arbeitsweisen an den Tag.

Mit Lucidchart können Sie Ihre Mitarbeitenden ganz einfach einbinden, indem Sie Ihre Prozessdiagramme mit Ihrem Team teilen und in Echtzeit daran arbeiten – sei es über die Chatfunktion oder anhand der Möglichkeit, Kommentare zu spezifischen Bereichen im Dokument zu hinterlassen.

Praktische Umsetzung der Kaizen-Methode zur prozessoptimierung im unternehmen

Kaizen kann zur Prozessoptimierung unternehmensweit, innerhalb einzelner Teams oder sogar auf individueller Ebene implementiert werden. In gewissen Fällen ist eine klare Anweisung durch die Führungsebene und ein Unternehmenskulturwandel erforderlich.

Die Idee der kontinuierlichen Verbesserung kann auch mittels Prozess- und Bereitstellungsdiagrammen realisiert werden. So können Sie Ihre bestehenden Prozesse visualisieren und leichter ermitteln, in welchen Bereichen Ihres Unternehmens Ressourcen übermäßig beansprucht werden. Allein die visuelle Dokumentation der Geschäftsprozesse anhand eines Kaizen Diagramms kann eine Verbesserung hervorrufen, die zu weiteren wertvollen Erkenntnissen und Optimierungen führen kann.

Sie könnten beispielsweise anhand einer Wertstromanalyse Ausschuss eruieren oder Fertigungsprozesse ermitteln, die mit keiner direkten Wertschöpfung verbunden sind. Die Methode ist auch in DevOps Umgebungen einsetzbar.

Hier finden Sie sieben hilfreiche Tipps für den Einstieg in die Kaizen Methode.

Aktuelle Praktiken hinterfragen

Wenn Sie Ihr Unternehmen ausbauen und verbessern möchten, müssen Sie Ihre bestehenden Prozesse überdenken. Das Hinterfragen des Istzustands ist oftmals eine heikle Angelegenheit. Nur so wird es Ihnen allerdings gelingen, eine kritische Haltung gegenüber Ihren eigenen Prozessen einzunehmen – und in weiterer Folge wirksame und dauerhafte Veränderungen einzuleiten.

Im kleinen Rahmen denken

Der Großteil der Belegschaft eines Unternehmens ist nicht Teil der Führungsebene oder an maßgeblichen Entscheidungsfindungen beteiligt. Demnach sollten Sie alle, also auch Einzelpersonen und kleine Teams, dazu befähigen, ihre eigenen Prozesse anzupassen. Große Ideen sind natürlich fantastisch, aber auch kleine Ideen können auf lange Sicht großes Bewirken. Das Zusammenlegen von Meetings etwa ist nur ein kleiner Schritt, verschafft Ihren Mitarbeitenden jedoch mehr Zeit für andere Tätigkeiten.

„Kritikfreie“ Beteiligungsräume schaffen

Schaffen Sie ein Umfeld, in dem sich niemand davor scheuen muss, die eigene Meinung zu äußern, wenn Schwachpunkte erkannt werden oder bessere Lösungen im Raum stehen. Bei der Kaizen-Prozessoptimierung ziehen alle an einem Strang: Ideen, die nicht wie geplant umgesetzt werden konnten, sollten unmittelbar überarbeitet und verbessert werden, ohne dabei mit dem Finger auf einzelne Personen zu zeigen. Innovation ist immerhin nur ein schickes Synonym für Versuch und Irrtum.

Nicht nach Perfektion streben

Beim Kaizen-Prinzip geht es nicht darum, Systeme oder Prozesse schlagartig zu perfektionieren. Vielmehr sollen konstante Verbesserungsprozesse eingeleitet werden. Kaizen suggeriert in einer gewissen Auslegung sogar, dass Perfektion unerreichbar sei – dass es immer Verbesserungsmöglichkeiten gebe, unabhängig davon, wie optimal Produktmerkmale oder Projektverwaltungsabläufe bereits scheinen mögen.

Erfolg anerkennen

Ob groß oder klein, würdigen Sie erzielte Verbesserungen in Ihrem Unternehmen, etwa über ein Shoutout auf Slack oder anerkennende Worte im nächsten Meeting. Mitarbeitende, die wirklich dazu beitragen möchten, Unternehmen, Produkte und Kundenerlebnisse zu verbessern, sind genau jene Personen, die Sie aufgrund ihres besonderen Engagements an Ihre Organisation binden sollten.

5S und andere Strategien einsetzen

Im Rahmen der Kaizen-Methodik geht es darum, immer nach neuen Möglichkeiten zur Verbesserung zu suchen. Wenn es allerdings an der Zeit ist, Verbesserungen umzusetzen, ist es durchaus sinnvoll, auch andere Prozessoptimierungsmethodiken einzubeziehen, wie etwa Six Sigma oder 5S. Diese können als Rahmen für datengestützte Entscheidungsfindungen dienen.

Vorlage von Lucidchart wählen, die Ihren Projektanforderungen entspricht

Je besser Sie Ihre Prozesse kennen, umso einfacher finden Sie Möglichkeiten zur Verfeinerung, Verschlankung oder Kollaboration. Die Vorlagenbibliothek von Lucidchart bietet Ihnen dazu die nötigen Mittel, sei es zur Visualisierung von Geschäfts- oder Vertriebsprozessen oder zur Erstellung von Netzwerkdiagrammen.

Wenn es darum geht, Ihre Ideen in die Tat umzusetzen, bieten sich die sog. „Kaizen Events“ an. Dabei bestimmen Prozessverantwortliche und Teams schnell die Intensität, Dringlichkeit und Bedeutung eines jeden Verbesserungsprojekts. Im Rahmen dieser Events wird sichergestellt, dass die leichten und gut strukturierten Verbesserungen „SMART“ sind, also Specific, Measurable, Attainable, Relevant und Timely (spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden).

Potenzielle Lösungen sollten strategisch umgesetzt und durch einen PDCA Zyklus (Plan, Do, Act, Check oder Planen, Umsetzen, Prüfen, Handeln) überwacht werden.

Bei dieser Methode handelt es sich um einen kontinuierlichen Zyklus bzw. ein Rahmenwerk, das zur Verbesserung jedes Prozesses oder Produkts beitragen kann, indem der Vorgang in kleinere Schritte unterteilt wird.

Sie können Kaizen-Diagramme verwenden, um Folgendes zu visualisieren und umzusetzen:

• Plan (Planen): Identifizierung des Problems oder der Verbesserungsmöglichkeit und Entwicklung einer Hypothese
• Do (Umsetzen): Testen der Lösung in kleinem Maßstab
• Check/study (Prüfen): Messung und Bewertung der Ergebnisse hinsichtlich ihrer Wirksamkeit
• Act (Handeln): Ergebnisse sind erfolgreich: Implementierung der Lösung; Ergebnisse sind nicht (oder nur teilweise) erfolgreich: Verfeinerung des Prozesses, Durchführen neuer Tests oder Einleitung eines neuen Zyklus

Lucidchart bietet dem Projektmanagement die Möglichkeit, visuelle Karten zu erstellen, um Ziele und Erwartungen zu überwachen und Teams durch jede Phase des PDCA Zyklus zu führen. Es handelt sich dabei um ein unverzichtbares Tool zur intuitiven Prozessdiagrammerstellung, das alle Mitwirkenden auf Kurs hält, Rollen klar spezifiziert und sicherstellt, dass Teams engagiert und auf dem Laufenden bleiben.

Lucidchart bietet Ihnen sämtliche Tools und Werkzeuge, die Sie benötigen, um Ihre gesamte Dokumentation an einem Ort zu verwalten und zu verknüpfen. Dank Echtzeitaktualisierungen und sofortigem Zugriff auf Dokumente können Sie Kaizen so auf optimale Weise implementieren und großartige Ideen in die Praxis umsetzen.