La gestion de programme est une nouvelle approche très appréciée dans le monde de la gestion de projet. Et cela représente beaucoup de travail. Bien que le nom de « chef de programme » semble désigner la même chose que « chef de projet », ces deux rôles sont différents.

Découvrez ce qu’est un chef de programme et en quoi il est si important pour la réussite de votre entreprise.

La différence entre la gestion de projet et de programme

Avant de pouvoir comprendre en quoi consiste la gestion de programme, nous devons comprendre la différence entre un projet et un programme.

Projet : un projet est un travail temporaire visant à atteindre des objectifs spécifiques à court terme (par exemple, la création ou la mise à jour d’un produit ou d’un service). Les projets sont limités dans le temps avec des points de départ et de fin clairement définis. Les tâches d’un projet sont de nature fonctionnelle et tactique.

Programme : en revanche, un programme se compose de plusieurs projets connexes qui se complètent et s’appuient les uns sur les autres pour atteindre un ou plusieurs objectifs ou avantages d’affaires à long terme.

Les programmes servent à gérer ces projets « de manière coordonnée afin de profiter d’avantages et d’un contrôle que l’on ne pourrait pas obtenir en les gérant individuellement ». Les tâches d’un programme sont de nature stratégique.

Définir la gestion de programme

Regardons en quoi consiste un programme en gestion de projet et pourquoi il est nécessaire.

Dans sa définition la plus élémentaire, la gestion de programme est l’application des compétences, des connaissances, des outils et des techniques nécessaires pour atteindre les objectifs et les exigences d’un programme.

Mais cette définition est plutôt vague.

Rappelez-vous : un programme se compose d’un ensemble de projets interconnectés. Si le chef de programme est responsable de la bonne réalisation de chaque projet individuel au sein du programme, son rôle est en fait plus global. La gestion de programme consiste à coordonner les petites initiatives et les petits efforts qui permettront d’atteindre les objectifs à long terme du programme.

Le chef de programme supervise, guide et favorise la coordination entre les chefs de projet. Il gère les interdépendances entre les projets de son programme et s’occupe des problèmes remontés jusqu’à lui qui ne relèvent pas de la compétence des chefs de projet.

La gestion de programme est une question de vue d’ensemble. Le travail du chef de programme consiste à coordonner les équipes, à mettre en œuvre les stratégies, à mesurer le retour sur investissement et à gérer les contraintes d’ordre financier et de gouvernance.

Les responsabilités du chef de programme sont entre autres :

• Aligner les calendriers
• Gérer et affecter les ressources
• Identifier et atténuer les risques
• Créer un bureau de gestion de programme (PMO) et le superviser

La gestion de programme est le point de rencontre entre la direction des opérations et la gestion de projet.

L’importance de la gestion de programme

Alors pourquoi avons-nous besoin de la gestion de programme ? Tout simplement parce, au regard de l’ampleur et de la complexité d’un programme, il faut un responsable de haut niveau pour superviser ses nombreux éléments mobiles et coordonner stratégiquement les différentes initiatives.

Comme pour tout projet de grande ampleur ou complexe, sans un plan stratégique et une gestion attentive des ressources, des talents, des contraintes et des risques, le projet tournera court et les objectifs resteront inachevés.

Rôles et responsabilités du chef du programme

Un chef de programme doit accomplir beaucoup de choses. En tant que responsable de haut niveau, il est chargé des domaines suivants :

Gouvernance du programme

Le chef de programme est chargé de définir la structure de gouvernance du programme. La gouvernance du programme comprend le cadre de travail et les processus permettant de mener à bien le programme et d’assurer la surveillance et le contrôle de sa gestion.

Il s’agit d’un élément crucial des responsabilités du chef de programme, car sans une gouvernance claire, la complexité du programme (et ses nombreux éléments mobiles) peut faire dérailler le programme et causer des pertes importantes (en temps, en ressources, en coûts, etc.).

Direction du programme

Un chef de programme est essentiellement un dirigeant de haut niveau. À ce titre, il est responsable d’un certain nombre de tâches de direction telles que :

• Tenir des réunions de planification
• Guider les chefs de projet
• Examiner et approuver les plans des projets
• Assurer la communication entre les équipes et les canaux

Le chef du programme sert de personne de référence et de liaison pour les initiatives du programme. À ce titre, il est chargé de communiquer avec les parties prenantes des projets et du programme et de les mettre en relation avec les personnes et les ressources appropriées.

Dans le cadre de sa stratégie de communication, il peut être amené à procéder à une analyse des parties prenantes. Ce document pratique permet d’effectuer le suivi de toutes les parties prenantes (internes et externes) et aide le chef de programme à s’assurer que toutes les parties reçoivent les informations dont elles ont besoin quand elles en ont besoin.

Gestion financière

Avec autant de projets, il y a beaucoup de dépenses et de questions financières à gérer et à coordonner. Le chef de programme doit travailler avec la haute direction, notamment le directeur financier, pour s’assurer que le programme reste financièrement sur la bonne voie. Ce rôle peut impliquer la rédaction et la coordination de plusieurs budgets de projet, la gestion des risques et l’analyse des coûts.   

Planification de programme

Une part importante du travail de chef de programme consiste à planifier le programme lui-même. Un plan de programme est un manuel complet décrivant la stratégie à adopter pour l’ensemble du programme. Le plan doit présenter les objectifs et l’analyse de rentabilité du programme, tous les projets du programme, les parties prenantes responsables de chaque élément (par exemple, les calendriers, les livrables, les délais, etc.) et les dépendances.

Le plan de programme est généralement un document itératif que le chef de programme peut modifier et mettre à jour si nécessaire au cours du programme.

Exécution du programme

L’exécution du programme représente le point d’orgue du travail du chef du programme.

En plus de créer et de mettre en œuvre des plans de gouvernance, de communication et de programme, le chef de programme supervisera également la gestion des risques, l’approvisionnement, le suivi des projets, la gestion de la formation, la gestion financière ainsi que la direction et la stratégie continues du programme.

Dans ces domaines, pour que le programme soit un succès, le chef de programme doit généralement mettre en place et gérer les éléments et les outils ci-dessous.

• Charte du PMO
• Plan de gouvernance du programme
• Plan de communication du programme
• Analyse des parties prenantes
• Plan du programme
• Système de suivi des problèmes

Un bureau de gestion de programme (PMO) est une équipe de soutien au programme qui aide le chef de programme à mettre en œuvre la stratégie et les initiatives du programme. La charte du PMO est un document qui établit la portée, le budget et les objectifs du PMO et définit les piliers du programme qui seront utilisés comme référence par l’équipe pour mesurer les progrès.

Le système de suivi des problèmes est un outil précieux dans la boîte à outils du chef de programme. Il s’agit généralement d’un fichier partagé où les parties prenantes peuvent consigner les problèmes et les blocages qu’elles rencontrent, indiquer l’évolution de problèmes antérieurs et apporter des informations sur l’avancement du projet. Disposer d’un système de suivi des problèmes clair et à jour permet au chef de programme de s’assurer que le programme se déroule sans encombre.

Utiliser Lucidchart pour réussir sa gestion de programme

La gestion d’un programme est un travail colossal et complexe. Outre des qualités évidentes de leader et de communicant, le chef de projet doit également avoir de solides compétences en méthodologie de gestion de projet, en gestion financière, en planification stratégique et en analyse.

En d’autres termes, il doit jongler avec beaucoup de choses.

Garder un œil sur tous ces éléments mobiles et ces processus est un véritable défi. Heureusement, Lucidchart peut vous aider. Lucidchart est un espace de travail visuel qui aide les chefs de programme à documenter les processus, les plans, les problèmes et les parties prenantes et à en assurer le suivi sur une seule interface.

Among other things, the program manager’s responsibilities involve:

• Aligning schedules
• Managing and allocating resources
• Identifying and mitigating risk
• Establishing and monitoring a program management office

Program manager roles and responsibilities

Program governance

The program manager is responsible for defining the governance structure for the program. Program governance includes the framework and processes that will guide the program and provide management oversight and control.

This is a crucial component of the program manager’s responsibilities because, without clear governance, the complexity of the program (and its many moving parts) can derail the program and cause significant loss (in time, resources, costs, etc.).

Program leadership

A program manager is essentially a senior-level leader. In that capacity, they are responsible for a number of leadership tasks such as:

• Leading planning meetings
• Guiding project managers
• Reviewing and approving project plans
• Communicating across teams and channels

The program manager acts as the point person and liaison for program initiatives. As such, they are responsible for communicating with and connecting project and program stakeholders to the right people and resources.

Part of their communication strategy may include a stakeholder analysis. This useful document keeps track of all relevant stakeholders (both internal and external) and helps the program manager ensure all parties receive the information they need when they need it.

Financial management

With so many projects, there are numerous financial costs and concerns to manage and coordinate. The program manager should work with senior leadership, including the CFO, to ensure the program stays on track financially. This role may involve drafting and coordinating multiple project budgets, managing risks, and conducting cost analyses.   

Program planning

A cornerstone of the program manager’s job is planning the program itself. A program plan is a comprehensive and strategic playbook for the entire program. The plan should outline the goals and business case for the program, all the projects within the program, the stakeholders responsible for each element (e.g., schedules, deliverables, deadlines, etc.) and dependencies.

The program plan is typically an iterative document that the program manager can change and update as needed over the course of the program.

Program execution

Executing the program is the culmination and ongoing implementation of the program manager’s responsibilities.

In addition to creating and implementing governance, communications, and program plans, the manager will also oversee risk management, procurement, project tracking, training management, financial management, and continued program steering and strategy.

Within these areas of focus, successful programs typically contain the following elements and tools that the program manager should initiate and manage.

• PMO charter
• Program governance plan
• Program communications plan
• Stakeholder analysis
• Program plan
• Issue tracker

A program management office (PMO) is a program support team that helps the program manager execute the program strategy and initiatives. A PMO charter is a document that establishes the scope, budget, and goals of the PMO and defines the pillars of the program that the team can measure progress against.

An issue tracker is a valuable tool in the program manager’s toolbox. It is typically a shared file where stakeholders can log their issues and roadblocks, update past issues, and communicate on project progress. Maintaining a clear and updated issue tracker helps the program manager keep the program running smoothly.

Using Lucidchart for effective program management

Managing a program is an enormous and complex job. The program manager not only has to be skilled in leadership and communications, but they need strong competency in project management methodologies, financial management, and strategic planning and analysis.

In other words, they have a lot of things to juggle.

Keeping tabs on all these moving parts and processes is a challenge. Luckily, Lucidchart can help. Lucidchart is a visual workspace that helps program managers document and track processes, plans, issues, and stakeholders in one convenient place.

Managers can create custom project dashboards to track each project. Data linking makes it easy to create dynamic dashboards that track performance metrics, issues, and progress so you can get at-a-glance insights into each project’s status.

Additionally, Lucidchart templates do the heavy lifting for busy managers who need a quick process flow or roadmap. Fill in your project plans and outline processes at the click of a button. Conditional formatting and various design options give managers the flexibility they need to make custom program plans that work for them.

Of course, at the end of the day, the most important feature for a program manager is communication. With Lucidchart, you can communicate and collaborate anytime, anywhere. Documents update in real time so every team member and stakeholder can see up-to-date, accurate information. Never worry about changes or updates getting lost in the shuffle again.