La gestión de programas es la nueva rama consentida del mundo de la administración de proyectos. Y es un trabajo de gran escala. Aunque gestión de programas puede sonar a sinónimo de gestión de proyectos son dos funciones distintas.

Aprende la función de gestión de programas y por qué es tan importante para el éxito de tu empresa.

Proyecto vs. programa

Antes de poder entender la gestión de programas, debemos distinguir entre proyectos y programas.

Proyecto: es un conjunto de actividades temporales enfocadas en lograr metas específicas a corto plazo (p. ej., crear o actualizar un producto o servicio). Los proyectos tienen limitaciones de tiempo con puntos de inicio y finalización especificados claramente. Las tareas de un proyecto son de carácter funcional y táctico.

Programa: consiste en varios proyectos relacionados que se complementan y desarrollan entre sí a fin de lograr uno o más objetivos o beneficios comerciales de largo plazo.

Los programas gestionan estos proyectos “de manera coordinada a fin de obtener beneficios y control que no se consiguen al gestionarlos individualmente”. Las tareas de un programa son de carácter estratégico.

Gestión de programas: definición

Analicemos qué es la gestión de programas y por qué es necesaria.

En su definición más básica, la administración de programas es la aplicación de las competencias, herramientas, técnicas y conocimientos necesarios para lograr los objetivos y requisitos de un programa.

Pero esa definición es bastante vaga.

Recuerda que un programa consta de un conjunto de proyectos interrelacionados. Si bien el administrador de programas es responsable de la finalización satisfactoria de cada proyecto dentro de un programa, su función es más amplia. La gestión de programas tiene que ver con la coordinación de iniciativas y esfuerzos más pequeños para conseguir los objetivos de largo plazo de un programa.

El gestor de programas supervisa, guía y promueve la coordinación entre los administradores de proyectos, es decir, gestiona las interdependencias entre los proyectos dentro de su programa y se hace cargo de problemas mayores que están fuera del alcance de los administradores de proyectos.

La gestión de programas tiene que ver con el panorama general. El administrador de programas se centra en coordinar equipos, implementar estrategias, medir el ROI y encargarse de las restricciones financieras y de gobernanza.

Las responsabilidades de un administrador de programas incluyen, entre otras cosas:

• Alinear horarios
• Administrar y asignar recursos
• Identificar y mitigar los riesgos
• Establecer y supervisar una oficina de gestión de programas

La gestión de programas es donde convergen la gestión de operaciones y de proyectos.

La importancia de la agestión de programas

Bien, ¿por qué necesitamos administrar los programas? En breve: porque la escala y la complejidad de un programa requieren un administrador especializado de alto nivel que supervise sus diversas partes móviles y coordine estratégicamente dichas iniciativas individuales.

Como sucede con cualquier proyecto grande y complejo, si no existe un plan estratégico y una meticulosa gestión de los recursos, el talento humano, las restricciones y los riesgos, el proyecto se vendrá abajo y los objetivos serán inalcanzables.

Funciones y responsabilidades del gestor de programas

La labor del gestor de programas es muy importante. Como líder de alto nivel, es responsable de las siguientes áreas:

Gobernanza del programa

El gestor de programas se encarga de definir la estructura de la gobernanza de un programa. Esta última incluye el marco y los procesos que guiarán el programa, así como la supervisión y el control de su administración.

Se trata de un componente fundamental de las responsabilidades de un administrador de programas ya que, sin una clara gobernanza, la complejidad de un programa (y de sus muchas partes móviles) puede arruinarlo todo y causar grandes pérdidas (de tiempo, recursos, costos, etc.).

Liderazgo de los programas

Un gestor de programas es básicamente un líder de nivel sénior. En esa capacidad, es responsable de diversas tareas de liderazgo, tales como:

• Dirigir las reuniones de planificación
• Guiar a los administradores de proyectos
• Revisar y aprobar los planes de proyectos
• Garantizar la comunicación entre equipos y canales

Un administrador de programas funge como responsable y enlace de las iniciativas de los programas. Como tal, se encarga de la comunicación con las partes interesadas de proyectos y programas, así como de ponerlas en contacto con las personas y los recursos adecuados.

Parte de su estrategia de comunicación puede incluir un análisis de las partes interesadas. Este útil documento sirve para llevar un control de todas las partes interesadas relevantes (tanto internas como externas) y ayuda al administrador de programas a garantizar que todas las partes reciban la información necesaria en el momento que la requieran.

Administración financiera

Con tantos proyectos, hay diversos costos y asuntos financieros que se deben administrar y coordinar. El administrador de un programa debe colaborar con líderes de nivel sénior, incluido el director de finanzas, para cerciorarse de que el programa se mantenga por buen camino financiero. Esta función puede implicar la elaboración y coordinación de presupuestos de varios proyectos, administrar los riesgos y realizar análisis de costos.   

Planificación de programas

Un elemento básico del trabajo del administrador de un programa es planear el programa mismo. El plan de un programa es un manual de estrategias integral para todo el programa. El plan debe describir los objetivos y caso de negocio del programa, todos los proyectos dentro del programa, a las partes interesadas responsables de cada elemento (p. ej., horarios, entregables, plazos, etc.) y las dependencias.

El plan del programa normalmente es un documento iterativo que el administrador del programa puede modificar y actualizar según sea necesario en el transcurso del programa.

Ejecución del programa

La ejecución del programa es la culminación e implementación continua de las responsabilidades del administrador del programa.

Además de crear e implementar la gobernanza, las comunicaciones y los planes de un programa, el administrador también debe supervisar la gestión de riesgos, el abastecimiento, el control del proyecto, la gestión de los cursos de capacitación, la administración financiera, así como la dirección y estrategia continuas del programa.

Dentro de estas áreas de enfoque, los programas exitosos normalmente contienen los siguiente elementos y herramientas que el administrador del programa debe iniciar y gestionar.

• Estatutos de la PMO (oficina de gestión de programas)
• Plan de gobernanza del programa
• Plan de comunicaciones del programa
• Análisis de partes interesadas
• Plan del programa
• Registro de problemas

Una oficina de gestión de programas (PMO) consiste en un equipo de soporte que ayuda al administrador de programas a ejecutar las estrategias e iniciativas de los programas. El documento de estatutos de la PMO establece el alcance, el presupuesto y los objetivos de la PMO y define los puntos de referencia del programa con los que el equipo puede medir su avance.

Un registro de seguimiento de problemas es una herramienta valiosa en la caja de herramientas de los administradores de programas. Normalmente se trata de un archivo compartido donde las partes interesadas pueden registrar sus problemas y obstáculos, actualizar el estado de problemas anteriores y comunicar los avances de los proyectos. Mantener un registro de problemas claro y actualizado ayuda al administrador de programas a mantener su programa funcionando sin problemas.

Cómo usar Lucidchart para gestionar programas satisfactoriamente

Administrar un programa es una tarea enorme y compleja. Un administrador de programas no solo debe ser hábil para liderar y comunicarse, sino también competente en las metodologías de la gestión de proyectos, la administración financiera, la planeación estratégica y el análisis.

En otras palabras, debe compaginar muchas cosas.

Llevar un control en todas estas partes móviles y procesos es todo un reto. Por suerte, Lucidchart puede ayudar. Lucidchart es un espacio de trabajo visual que ayuda a los administradores de programas a documentar y llevar un control de procesos, planes, problemas y partes interesadas en un lugar práctico.

Among other things, the program manager’s responsibilities involve:

• Aligning schedules
• Managing and allocating resources
• Identifying and mitigating risk
• Establishing and monitoring a program management office

Program manager roles and responsibilities

Program governance

The program manager is responsible for defining the governance structure for the program. Program governance includes the framework and processes that will guide the program and provide management oversight and control.

This is a crucial component of the program manager’s responsibilities because, without clear governance, the complexity of the program (and its many moving parts) can derail the program and cause significant loss (in time, resources, costs, etc.).

Program leadership

A program manager is essentially a senior-level leader. In that capacity, they are responsible for a number of leadership tasks such as:

• Leading planning meetings
• Guiding project managers
• Reviewing and approving project plans
• Communicating across teams and channels

The program manager acts as the point person and liaison for program initiatives. As such, they are responsible for communicating with and connecting project and program stakeholders to the right people and resources.

Part of their communication strategy may include a stakeholder analysis. This useful document keeps track of all relevant stakeholders (both internal and external) and helps the program manager ensure all parties receive the information they need when they need it.

Financial management

With so many projects, there are numerous financial costs and concerns to manage and coordinate. The program manager should work with senior leadership, including the CFO, to ensure the program stays on track financially. This role may involve drafting and coordinating multiple project budgets, managing risks, and conducting cost analyses.   

Program planning

A cornerstone of the program manager’s job is planning the program itself. A program plan is a comprehensive and strategic playbook for the entire program. The plan should outline the goals and business case for the program, all the projects within the program, the stakeholders responsible for each element (e.g., schedules, deliverables, deadlines, etc.) and dependencies.

The program plan is typically an iterative document that the program manager can change and update as needed over the course of the program.

Program execution

Executing the program is the culmination and ongoing implementation of the program manager’s responsibilities.

In addition to creating and implementing governance, communications, and program plans, the manager will also oversee risk management, procurement, project tracking, training management, financial management, and continued program steering and strategy.

Within these areas of focus, successful programs typically contain the following elements and tools that the program manager should initiate and manage.

• PMO charter
• Program governance plan
• Program communications plan
• Stakeholder analysis
• Program plan
• Issue tracker

A program management office (PMO) is a program support team that helps the program manager execute the program strategy and initiatives. A PMO charter is a document that establishes the scope, budget, and goals of the PMO and defines the pillars of the program that the team can measure progress against.

An issue tracker is a valuable tool in the program manager’s toolbox. It is typically a shared file where stakeholders can log their issues and roadblocks, update past issues, and communicate on project progress. Maintaining a clear and updated issue tracker helps the program manager keep the program running smoothly.

Using Lucidchart for effective program management

Managing a program is an enormous and complex job. The program manager not only has to be skilled in leadership and communications, but they need strong competency in project management methodologies, financial management, and strategic planning and analysis.

In other words, they have a lot of things to juggle.

Keeping tabs on all these moving parts and processes is a challenge. Luckily, Lucidchart can help. Lucidchart is a visual workspace that helps program managers document and track processes, plans, issues, and stakeholders in one convenient place.

Managers can create custom project dashboards to track each project. Data linking makes it easy to create dynamic dashboards that track performance metrics, issues, and progress so you can get at-a-glance insights into each project’s status.

Additionally, Lucidchart templates do the heavy lifting for busy managers who need a quick process flow or roadmap. Fill in your project plans and outline processes at the click of a button. Conditional formatting and various design options give managers the flexibility they need to make custom program plans that work for them.

Of course, at the end of the day, the most important feature for a program manager is communication. With Lucidchart, you can communicate and collaborate anytime, anywhere. Documents update in real time so every team member and stakeholder can see up-to-date, accurate information. Never worry about changes or updates getting lost in the shuffle again.