プログラムマネージャーとは

プログラムマネージャーとは?プログラムマネジメントの基本

読み取り時間 : 約19分

トピック :

  • Project management

プログラムマネジメントとは、プロジェクト管理業界に新たに生まれた話題の概念ですが、その作業量は膨大です。「プログラムマネージャー」は一見プロジェクトマネージャーの別名のように思えますが、この2つの役割は異なります。

プログラムマネージャーとは何か?また、プログラムマネジメントにおけるプログラムマネージャーの責任範囲とビジネスの成功やプログラム管理にこの役割が重要な理由をご紹介します。

プロジェクトとプログラムの違い

プログラムマネジメントに対する理解を深める前に、まずプロジェクトとプログラムの違いを区別してみましょう。

プロジェクト : 製品やサービスの作成や更新など、特定の短期目標の達成を主眼とした一時的な施策を指し、開始点と終了点が明確な期限付きのものです。プロジェクトのタスクは、機能的であり、戦術的なものです。

プログラム : 1つまたは複数の長期的な事業目標や利益の達成に向けて補完し合って構築される複数の関連プロジェクトで構成されています。

プログラムでは、こうしたプロジェクトの管理を「協調して行うことで、個別に管理した場合には得られないメリットやコントロールを実現できる」とされており、プログラムのタスクは戦略的なものです。

プロジェクト管理とプログラム管理の比較
プロジェクト管理とプログラム管理の比較(オンラインで変更するには画像をクリック)

プログラムマネジメントの定義

では、プログラムマネジメントとは何か、なぜ必要なのかを考えてみましょう。

プログラムマネジメントをごく基本的に定義すると、プログラムの目的と要件の達成に必要なスキル、知識、ツール、テクニックを適用することとなります。

ただ、定義としてはかなり曖昧です。

先程、プログラムは相互に連携したプロジェクトの集合体だと説明しました。プログラムマネージャーはプログラム内の個々のプロジェクトを成功させる責任を負いますが、その役割はより包括的なもので、プログラム管理の目的は、こうした小さな取り組みや施策を調整してプログラムの長期的目標を実現することにあります。

プログラムマネージャーは、プロジェクトマネージャー間の調整を監督、指導、促進し、プログラムに含まれるプロジェクト間の相互依存関係を管理して、プロジェクトマネージャーの担当を超えてエスカレーションされた問題を処理します。

プログラムマネジメントにおいては、全体像の把握が重要となります。プログラムマネージャーは、チームの調整、戦略の実施、ROI の測定、財務やガバナンス上の制約への対応などに注力します。

プログラムマネージャーは以下を始めとする分野に責任を負います。

  • スケジュールの調整
  • リソースの管理と配分
  • リスクの識別と軽減
  • プログラムマネジメントオフィスの設立とモニタリング

プログラムマネジメントとは、運用管理とプロジェクトマネジメントをかけ合わせたものとも言えます。

プログラムマネージャーの重要性

プログラムマネージャーが必要な理由は、簡単に言うと、プログラムの規模や複雑さによって、多数の不確定要素を監督し、個々の施策を俯瞰的かつ戦略的に調整する専任の担当者が必要となるためです。

大規模なプロジェクトや複雑なプロジェクトでは、戦略計画を立て、リソース、人材、制約やリスクなどを慎重に管理しなければ、プロジェクトが崩壊し、目標の達成が不可能になってしまいます。

プログラムマネージャーの役割と責任範囲
プログラムマネージャーの役割と責任範囲(オンラインで変更するには画像をクリック)

プログラムマネージャーの役割と責任範囲

プログラムマネージャーの業務範囲は膨大で、上級管理職として以下の分野を担当します。

プログラムのガバナンス

プログラムマネージャーは、プログラムのガバナンス構造を定義する責任を負います。プログラムのガバナンスには、プログラムを主導し、経営陣の監督と管理を行うためのフレームワークとプロセスが含まれます。

ガバナンスが明確に確立されていないと、プログラムの複雑性と不確実要素からプログラムが軌道を外れ、時間、リソースや費用面で甚大な損失となる可能性があるため、プログラムマネジメントの中でも非常に重要な要素です。

プログラムの主導

プログラムマネージャーは基本的にシニアレベルのリーダーであり、以下を始め、さまざまな局面を主導します。

  • 計画ミーティングの進行
  • プロジェクトマネージャーの指導
  • プロジェクト計画のレビューと承認
  • チームやチャネルを超えたコミュニケーション

プログラムマネージャーは、プログラムの施策を進めるための窓口として連絡役を務め、プロジェクトやプログラムのステークホルダーとコミュニケーションをとり、適切な人材やリソースにつなげる役割を担います。

コミュニケーション戦略の一環としてステークホルダー分析を行うこともあります。社内外のステークホルダーすべてを記録し、全員に必要な情報を適時に提供するためにこうした分析が役立ちます。

財務管理

プロジェクトの数が多くなると、資金面でのコストや懸念事項の管理と調整も必要になります。プログラムマネージャーは、財務面からもプログラムを確実に計画通りに進められるよう、CFO を始めとする経営陣と協力し、複数のプロジェクト予算の立案と調整、リスク管理、コスト分析などを行います。

プログラムの計画

プログラムマネージャーの仕事の中でも重要なのが、プログラムそのものを計画することです。プログラムの計画は、プログラム全体の包括的かつ戦略的なプレイブックとなるもので、プログラムの目標とビジネスケース、プログラム内のすべてのプロジェクト、各要素 (スケジュール、成果物、期限など) を担当するステークホルダー、依存関係を概説する必要があります。

プログラムマネージャーは、プログラム期間を通じ、必要に応じてプログラム計画の変更や更新を繰り返し行います。

プログラムの実行

プログラムの実行は、プログラムマネージャーの仕事の集大成であり、継続的にこれを行います。

ガバナンス、コミュニケーション、プログラム計画の作成と実装に加え、プログラムマネージャーはリスク管理、調達、プロジェクトの追跡、トレーニング管理、財務管理、継続的なプログラムの運営と戦略を監督します。

こうした分野を中心に、プログラムマネージャーは主に以下の要素やツールを組み込んでプログラムの作成や管理を行い、成功に導きます。

  • PMO 憲章
  • プログラムガバナンス計画
  • プログラムコミュニケーション計画
  • ステークホルダー分析
  • プログラム計画
  • 課題追跡システム

プログラムマネジメントオフィス (PMO) は、プログラムマネージャーによるプログラムの戦略と施策の実行を支援するプログラムサポートチームです。PMO 憲章では、PMO のスコープ、予算や目標を定め、チームが進捗状況を確認するための柱を定義します。

課題追跡システムは、プログラムマネージャーのツールボックスの中でも貴重なツールで、一般的には共有ファイルの形で、ステークホルダーが問題や障害を記録したり、過去の問題を更新したり、プロジェクトの進捗状況を伝えたりすることができます。この内容を明確かつ最新の状態に維持することで、プログラムの運営がスムーズになります。

Lucidchart でプログラムを上手に管理

プログラムの管理は、膨大な作業が含まれる複雑な仕事です。プログラムマネージャーには、リーダーシップやコミュニケーション能力だけでなく、プロジェクト管理の方法論、財務管理、戦略的計画・分析などの能力も求められます。

したがって、ありとあらゆる方面への関与が必要となります。

常に変化する内容やプロセスのすべてに目を配り続けるのは容易ではありません。ここで役に立つのが Lucidchart です。Lucidchart は、プログラムマネージャーがプロセス、計画、課題やステークホルダーを一元的に文書化し、追跡するのに最適なビジュアルワークスペースです。

Among other things, the program manager’s responsibilities involve:

  • Aligning schedules
  • Managing and allocating resources
  • Identifying and mitigating risk
  • Establishing and monitoring a program management office

Program manager roles and responsibilities

Program governance

The program manager is responsible for defining the governance structure for the program. Program governance includes the framework and processes that will guide the program and provide management oversight and control.

This is a crucial component of the program manager’s responsibilities because, without clear governance, the complexity of the program (and its many moving parts) can derail the program and cause significant loss (in time, resources, costs, etc.).

Program leadership

A program manager is essentially a senior-level leader. In that capacity, they are responsible for a number of leadership tasks such as:

  • Leading planning meetings
  • Guiding project managers
  • Reviewing and approving project plans
  • Communicating across teams and channels

The program manager acts as the point person and liaison for program initiatives. As such, they are responsible for communicating with and connecting project and program stakeholders to the right people and resources.

Part of their communication strategy may include a stakeholder analysis. This useful document keeps track of all relevant stakeholders (both internal and external) and helps the program manager ensure all parties receive the information they need when they need it.

stakeholder map template
Stakeholder map example (click to use template)

Financial management

With so many projects, there are numerous financial costs and concerns to manage and coordinate. The program manager should work with senior leadership, including the CFO, to ensure the program stays on track financially. This role may involve drafting and coordinating multiple project budgets, managing risks, and conducting cost analyses.   

Program planning

A cornerstone of the program manager’s job is planning the program itself. A program plan is a comprehensive and strategic playbook for the entire program. The plan should outline the goals and business case for the program, all the projects within the program, the stakeholders responsible for each element (e.g., schedules, deliverables, deadlines, etc.) and dependencies.

The program plan is typically an iterative document that the program manager can change and update as needed over the course of the program.

Program execution

Executing the program is the culmination and ongoing implementation of the program manager’s responsibilities.

In addition to creating and implementing governance, communications, and program plans, the manager will also oversee risk management, procurement, project tracking, training management, financial management, and continued program steering and strategy.

Within these areas of focus, successful programs typically contain the following elements and tools that the program manager should initiate and manage.

  • PMO charter
  • Program governance plan
  • Program communications plan
  • Stakeholder analysis
  • Program plan
  • Issue tracker

A program management office (PMO) is a program support team that helps the program manager execute the program strategy and initiatives. A PMO charter is a document that establishes the scope, budget, and goals of the PMO and defines the pillars of the program that the team can measure progress against.

An issue tracker is a valuable tool in the program manager’s toolbox. It is typically a shared file where stakeholders can log their issues and roadblocks, update past issues, and communicate on project progress. Maintaining a clear and updated issue tracker helps the program manager keep the program running smoothly.

issue management log
Issue management log with Smart Containers example (click to use template)

Using Lucidchart for effective program management

Managing a program is an enormous and complex job. The program manager not only has to be skilled in leadership and communications, but they need strong competency in project management methodologies, financial management, and strategic planning and analysis.

In other words, they have a lot of things to juggle.

Keeping tabs on all these moving parts and processes is a challenge. Luckily, Lucidchart can help. Lucidchart is a visual workspace that helps program managers document and track processes, plans, issues, and stakeholders in one convenient place.

Managers can create custom project dashboards to track each project. Data linking makes it easy to create dynamic dashboards that track performance metrics, issues, and progress so you can get at-a-glance insights into each project’s status.

Additionally, Lucidchart templates do the heavy lifting for busy managers who need a quick process flow or roadmap. Fill in your project plans and outline processes at the click of a button. Conditional formatting and various design options give managers the flexibility they need to make custom program plans that work for them.

Of course, at the end of the day, the most important feature for a program manager is communication. With Lucidchart, you can communicate and collaborate anytime, anywhere. Documents update in real time so every team member and stakeholder can see up-to-date, accurate information. Never worry about changes or updates getting lost in the shuffle again.

Lucidchart templates

Lucidchart offers dozens of templates that can help program managers.

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