すべての仕事が定時に、予定通りに終わるわけではありません。プロジェクトマネージャーの場合にはなおさらです。

日々のプロジェクト管理業務では、常に変化する優先順位の判断と増え続ける進行中の課題への対応が山積みで、戦略がなければプロジェクトの健全性を見渡すのが非常に難しくなります。

こうした背景から、多くの企業がプロジェクト管理戦略にアジャイル手法を導入しています。

アジャイル手法はソフトウェア開発に適用されるイメージが強いですが、現在ではさまざまな業界で採用され、大きな成功を収めています。例えば、NPR はアジャイル手法を新番組の制作に、John Deere は最新の機械の開発に活用しています。加えて、老舗の GE でも、アジャイル手法を従来のコングロマリットから「21世紀のデジタル事業会社」への変革に利用しています。

このように組織へのアジャイルプロセスの導入は急速に進んでいますが、プロジェクトマネージャーには、アジャイル方法論の短所を考慮してそのリスクを回避する方法を積極的に見つけたり、より適切なプロジェクト管理手法を選択することが求められます。

アジャイル型とは？

アジャイル手法は、煩雑な手続きを排除して、小規模なチームでスピーディに迅速に業務を進め、自律的な運営を実現するための方法としてよく知られています。受動的なコミュニケーションではなく対面でのやり取りを推奨することで、革命を起こしたのです。

アジャイル型の開発手法は、2001年に17人の技術者が作成したアジャイルソフトウェア開発宣言 (Agile Manifesto) から始まりました。この宣言は、コーディングの開始前に膨大な量のドキュメントの作成を求める一般的なウォーターフォール手法に対抗するものでした。同宣言では、よりよいソフトウェアを開発するために主な信条として以下の4つを挙げています。

• プロセスやツールよりも個人との対話を
• 包括的なドキュメントよりも機能するソフトウェアを
• 契約交渉よりも顧客との協調を
• 計画に従うよりも変化への対応を

アジャイルのメリットとデメリットの両方を掘り下げて検討すれば、必要な情報に基づいてチームに最適な方法論を選べるようになります。

関連 : 他のプロジェクト管理手法も検討したい方は、アジャイル、ウォーターフォール、カンバンやスクラムの比較もおすすめです。

アジャイルの主なデメリット

アジャイル手法を組織全体で採用しようとすると、どうしても失敗が起こりがちです。成果物の量を増やすため、2週間のイテレーションなどの実験的なアプローチをとることで創造性と熱意を引き出すこともできますが、リスクがないわけではありません。

プロジェクトマネージャーが最終的に直面するアジャイル手法のデメリット3つを紹介します。

1. プロセスがないため、チームが脱線しやすい

アジャイル手法に特有の自由さと自律性は非常に新鮮なものです。自信に溢れたソフトウェア開発者や経験豊富なメンバーであれば、最小限の計画で作業を進められることを喜ぶでしょう。

ただ、アジャイルの特徴である「走りながら考える」性質により、チームが脱線しやすくなることもあります。十分な文書化を行わず、最終的な製品や成果がどのようなものになるのかについて明確なビジョンがないままプロジェクトを進めると、スコープの膨張や手直しが発生するリスクが高まります。

終わりが具体的に見えないと、進捗状況を測るのも難しくなります。

こうした不安が苛立ち、タスクの漏れや期限超過などにつながります。

解決策 : 成長を測定する方法を見つけ、チームの進捗を共有する

プロジェクト管理ツールとして、チームでアジャイル手法内の KPI を設定したり、プロジェクトロードマップを作成することで、チームで意思決定のための分析的な基盤を作ることができます。また、将来の製品発売予定をさらに明確に把握し、見渡せるようになります。

また、アジャイルのフレームワーク内で要件を確立しておくことで、新メンバーをチームに迎える際にも、プロジェクトに必要な情報を事前に伝えられるようになり、メンバーが最も重要なことに集中できるようになります。

2. 段階的なデリバリーにより長期的プロジェクトに悪影響が及ぶ

アジャイル手法では、チームや組織は製品をより早く市場に投入することができます。段階的なデリバリー方式で成功までの時間を短縮でき、ターンアラウンドが迅速化します。

しかし、これはアジャイルモデルのデメリットの一つでもあります。

他の手法と比較して、アジャイルには、経験の浅い開発者やチームメンバーを守るための抑制と均衡の仕組みが不足しています。また、アジャイルには設計の段階が正式に定められていないため、長期的なプロジェクト開発の際には問題が生じます。

また、最終的な結果やその手前のデリバリーサイクルのあり方が明確ではないこともあるという前提に基づいているため、プロジェクトの開始時点で必要なコスト、時間やリソースを正確に予測することも難しくなります。

解決策 : 各スプリントで必須の事項をランク付けし、それに基づいて作業を進める

組織のアジャイルプロジェクトのスコープを早い段階で決定し、優先順位をつけることで、最も注力すべき価値がある機会をチームで評価できるようになります。

アジャイル手法では、すべての製品のバージョンに個別の品質保証とテストプロセスを設定することができます。アウトプットが断片的になる傾向を緩和するには、規律をもってプロジェクトのアジャイルバックログを管理できるよう、スプリント計画の戦略を策定するのがベストです。

アジャイルソフトウェア開発ライフサイクルの各ステージを振り返る際には、いつでも対立の解消や軌道修正ができる姿勢を保ち、柔軟に変化を受け入れてこそ、アジャイルの本来の効果を実現できるということを忘れないようにしましょう。

3. コラボレーションのレベルを維持しにくい

アジャイルは、各メンバーに権限を移譲し、支援するプロセスです。うまく導入すれば、自律性に富み、各自の役割を超えて協業するプロジェクトチームが生まれますが、アジャイルには時間をかけた密なコラボレーションとより大きなコミットメントが必要となります。

このコラボレーションについてもう少し詳しく見てみましょう。アジャイルフレームワークのデメリットを回避するには、以下の点を守る必要があります。

• 日々のテストを行うチームメンバーを確保
• 開発者が先に進めるよう、各フェーズで引き継ぎを実施
• ユーザーの参加で期待通りの製品の提供につなげる

適切に実践すれば、アジャイル手法は魅力的で変化に富んだシステムとなりますが、このシステムを成功させるには、顧客を含め、プロジェクトに関与するあらゆる関係者の相当な努力が求められます。

アジャイル以外の従来型の手法に必要な要件分析や設計計画立案などの開発手順を回避することで、最初は時間を稼ぐことができますが、フェーズの完了に対する直線的な計画が存在しないため、メンバーが定期的に集まり、上手くいっている箇所とそうでない箇所について議論し、評価することが非常に重要となります。

解決策 : スクラムボードを使ってチームを調整する

各スプリントの前にプロジェクトの状態を追跡するには、スクラムボードが最も効果的です。進行中のタスク一覧、製品機能を優先順位別に示したバックログ、検証やテスト中のタスクなど、現在のスプリントを視覚的に把握することができます。

Lucidchart なら、スクラムボードでチームメンバーとリアルタイムで共同作業でき、Jira や Microsoft Teams などのアプリともスムーズに連携します。

アジャイルの短所デメリットを避ける方法

プロジェクトマネージャーにとって、アジャイルとは一般に、プロジェクトの早期完了や開発プロセスの効率化を実現するために役立つ方法論ですが、その成否は、最終的にはマネージャーが適応し、柔軟に他の関係者と協業していくという意思にかかっています。

こうした柔軟性とコラボレーションを促進するには、ワークフローとプロジェクト管理をビジュアルで表現するのがよいでしょう。製品ロードマップやスクラムボードを作成する場合にも、アジャイルに不可欠な構造を分かりやすく示す図やグラフを活用すれば、関係者全員が共通認識を持てるようになります。