De A3 methode gebruiken om processen te verbeteren

Recente technologische ontwikkelingen bieden veel kansen voor bedrijven om processen te verbeteren door de technologieën efficient in te zetten waar nodig. Dit klinkt misschien eenvoudig maar veel van het werk wat gedaan wordt binnen bedrijven hebben hardnekkige problemen of zijn onderdeel van complexe project die de potentie van innovatie in de bedrijfsprocessen in de weg staan.

Om de complexiteit in je organisatie te verminderen en problemen te identificeren is het belangrijk om gestructureerde methodes te vinden die je bedrijf helpen om praktische oplossingen te implementeren en verbeterinitiatieven te stroomlijnen. De A3 methode richt zich precies op deze uitkomsten. Het helpt teams beter te communiceren over problemen en ook betere besluiten te nemen om tot een oplossing te komen.

Wat is de A3 methode?

De A3 methode is, zoals zo veel aan Lean gerelateerde methodes, ontstaan in de Toyota fabriek en biedt een gestructureerde methode voor probleemoplossing. De naam is simpelweg te danken aan het formaat van het papier waar de methode van oudsher op wordt uitgevoerd. Teams bij Toyota kwamen samen om alle informatie binnen het bedrijf te verzamelen op het A3 papier. Later is dit verder ontwikkeld naar een krachtig instrument waarmee je systematisch werkt aan het oplossen van problemen en het doorvoeren van verbeteringen.

Het doel van de A3 methode is tweeledig:

1. Methodisch: Het geven van structuur aan een verbeterinitiatief
2. Communicatief: Het delen van de status van een verbeterinitiatief

De A3 methode wordt soms ook de A3 problem solving method of SPS (systematic problem solving) genoemd. Binnen de Lean filosofie staat de methode ook wel bekend als de Kaizen cirkel.

Hoe pas je de A3 methode toe?

De A3 methode is gebasseerd op de bekende PDCA cyclus en volgt ook de stappen van de DMAIC methode. De A3 methode bestaat uit twee kolommen: het linkerdeel richt zich op de diagnose, terwijl het rechterdeel zich concentreert op duurzame oplossingen.

De diagnose

Tijdens de diagnose probeer je het probleem zo goed mogelijk te begrijpen door de volgende stappen te doorlopen:

• Omschrijf het probleem: Het probleem moet helder, concreet en tastbaar worden beschreven. Er zijn verschillende bronnen die een mogelijk probleem aan het licht kunnen brengen: prestatie indicatoren of klachten van medewerkers of klanten.
• Maak het probleem concreet (As-Is): Verzamel data en inzichten die helpen om de huidige situatie te verduidelijken. Concrete visualisaties zoals procesbeschrijvingen gecombineerd met de data verzameld op de werkvloer kunnen helpen om helder te communiceren wat het probleem precies is.
• Bepaal je doelstelling (To-Be): Omschrijf de situatie waar je als bedrijf naartoe wilt. Zorg ervoor dat je een realistische doelstelling bepaalt waarbij rekening wordt gehouden met de beschikbare middelen en dat je de kloof tussen de huidige (as-is) situatie en de ideale (to-be) situatie duidelijk is.
• Analyseer de grondoorzaken: Tijdens deze stap ga je diep graven om onderliggende oorzaken van het probleem aan het licht te brengen, dit zorgt ervoor dat het probleem niet blijft sluimeren maar daadwerkelijk opgelost wordt. Een visgraatdiagram of een 5w analyse kunnen je helpen om onderliggende factoren naar boven te halen. 

De oplossing

De rechterzijde van de analyse richt zich op de oplossing voor het probleem. Door middel van deze stappen ga je aan de slag met het plannen en uitvoeren van de verbeteringen:

• Bedenk oplossingen: Zodra je echt tot de kern van het probleem bent gekomen kan je samen met het team gaan brainstormen over eventuele oplossingen. Open vervolgens de discussie en prioriteer de oplossingen die je wilt gaan implementeren.
• Plan en voer de oplossingen uit: Maak voor de oplossingen die je wilt implementeren een uitgebreid actieplan. Test de mogelijke oplossingen eerst uit voordat je de nieuwe werkwijze daadwerkelijk implementeert.
• Monitor de verbeterde situatie: Evalueer of de testresultaten positief zijn. Als dit het geval is kan je overgaan op implementatie. Daarna blijft het van belang dat je een vinger aan de pols houdt en zorgt dat iedereen de gemaakte afspraken nakomt en dat de prestaties niet terugvallen.

De voordelen van de A3 methode

De A3 methode is een effectief middel om verbeterinitiatieven te stroomlijnen. De voordelen van het gebruik van de methode zijn:

• Visuele eenvoud en focus: Het samenvatten van alle informatie op één pagina zorgt voor een gedeeld begrip en behoud van focus.
• Verbeterde communicatie: Door de visuele opzet en de samenvatting op één vel is de A3 methode makkelijk te delen en voor iedereen direct inzichtelijk.
• Gestructureerde aanpak: De A3 methode dwingt structuur af en zorgt ervoor dat er geen stappen worden overgeslagen in het verbeterinitiatief. Dit zorgt voor een systematische analyse en oplossing van problemen.
• Samenwerking: Het helpt teams om op één lijn te komen door rollen en verantwoordelijkheden te verduidelijken.

De A3 methode toepassen met de software van Lucid

De producten van Lucid kunnen je helpen bij het toepassen van de A3 methode. Visualiseer je processen en je toekomstige staat en analyseer problemen tot hun kern in Lucidchart. Deel de diagnose van het probleem vervolgens met je team en brainstorm samen over mogelijke oplossingen en de implementatie. 

De tools van Lucid bieden templates en handige functionaliteiten als ondersteunende lay-out, stemmen en vormbibliotheken voor alle soorten processen om je te helpen de A3 methode toe te passen voor jouw situatie.