2. Do
De volgende stap is het testen van de hypothese (d.w.z. de voorgestelde oplossing). De PDCA-cyclus richt zich op kleine, incrementele veranderingen om processen te verbeteren met minimale verstoring.
Test je hypothese bij een kleinschalig project, bij voorkeur in een gecontroleerde omgeving, om de resultaten te evalueren zonder de rest van het werk te onderbreken. Je kunt de oplossing bijvoorbeeld testen binnen één team of een bepaalde demografie.
3. Check
Zodra de test is voltooid, is het tijd om de resultaten te bekijken en te analyseren. Deze fase is belangrijk, omdat je nu je oplossing evalueert en indien nodig je plannen herziet. Heeft het plan ook echt gewerkt? En zo ja, waren er hobbels in het proces? Welke stappen kunnen worden verbeterd of moeten worden weggelaten uit toekomstige iteraties?
De evaluatie in deze fase is de leidraad voor beslissingen in de volgende stap, dus het is belangrijk dat je de resultaten zorgvuldig bestudeert.
4. Act
Eindelijk is het tijd om echt iets te doen. Als alles volgens plan is verlopen, kun je je beproefde plan nu uitrollen. Dit nieuwe proces vormt vanaf nu de basis voor toekomstige PDCA-iteraties.
Denk na over de volgende vragen voordat je je plan implementeert:
- Wat heb je nodig om de oplossing op grote schaal te implementeren?
- Welke training is nodig voor een succesvolle implementatie en acceptatie?
- Hoe meet je de prestaties van de oplossing?
- Welke mogelijkheden zijn er voor verbetering?
- Wat hebben we geleerd dat kan worden toegepast op andere projecten?
Als het plan niet uitpakt zoals verwacht, ga dan terug naar de planningsfase om aanpassingen te maken en je voor te bereiden op een nieuwe proeffase.
Plan-Do-Check-Act voorbeeld
Laten we naar een real-life voorbeeld kijken van het PDCA model in actie.
In 2019, paste de afdeling Verloskunde en Gynecologie in het Ningbo Vrouwen en Kinderziekenhuis in China het Plan-Do-Check-Act model toe om de DDI (decision-to-delivery interval) te verkorten. Dit is de tijd die verstrijkt tussen het besluit om een keizersnede uit te voeren en de geboorte van het kind. Door deze tijd te verkorten kunnen er in spoedeisende situaties levens gered worden en wordt het welzijn van de patienten verbeterd.
Zo hebben ze het gedaan:
Plan: In 2019, had het ziekenhuis een gemiddelde DDI tijd van 14.40 minuten. Een analyse van de processen wees drie hoofdoorzaken aan voor de DDI tijd:
- Een gebroken proces
- Gebrek aan eerste hulp ervaring
- Slechte samenwerking tussen afdelingen
Do: Het team ontwikkelde verbeteringen voor iedere oorzaak, waaronder:
- Het chirurgische proces werd gesimplificeerd waardoor de voorbereidingen sneller gedaan konden worden
- Er werd een speciaal DDI team aangesteld die omging met de spoedsituaties
- Werkprocessen binnen het DDI team werden gestandardiseerd
- Er werd een spoedbehandelteam samen gesteld, met ervaren dokters die ervaring hebben met spoedeisende hulp situaties
- Er werden verschillende trainingen gegegeven
- Er werden oefeningen gehoud waar verschillende afdelingen moesten samenwerken om spoedsituaties op te lossen
Check: Het ziekenhuis hield de vooruitgang nauwgezet in de gaten. Elke maand werden er evaluatiesamenvattingen opgesteld en werden de oorzaakanalyse en verbeteringen verfijnd.
Act: Nadat de processen geoptimaliseerd waren, werd het proces van een geboorte met keizersnede een stuk beter, werkte afdelingen beter met elkaar samen en werd uiteindelijk de DDI verkort tot 12.18 minuten in 2020
De PDCA-cyclus voor Kaizen
De PDCA-cyclus is een bijzonder handig hulpmiddel voor bedrijven die de Kaizen-methode gebruiken. Kaizen is een organisatorische mentaliteit die gericht is op kleine, frequente veranderingen die in de loop van de tijd tot grote verbeteringen leiden.
De PDCA-cyclus vult de Kaizen-filosofie aan door een raamwerk te bieden voor het ontwikkelen en implementeren van continue verbeteringen.
Lucidchart gebruiken om continu te verbeteren
Lucidchart is een visuele werkruimte die teams en bedrijven helpt hun processen in kaart te brengen en hun gegevens op een nieuwe manier te visualiseren. Gebruik Lucidchart om je PDCA-cyclus te visualiseren en je te helpen bij elke stap van het Plan-Do-Check-Act proces. Tijdens de planningsfase kun je een visgraatdiagram (oorzaak en gevolg) maken om problemen en mogelijke oorzaken te visualiseren.
