Ben je klaar om je prestatiebeheer proces te verbeteren?

Prestatiebeheer is een cruciaal onderdeel van een succesvol en winstgevend bedrijf. Toch zegt maar liefst 48% van de organisaties dat hun prestatiebeheer verbeterd kan en moet worden.Het is belangrijk om van je beoordelingsproces voor zowel medewerkers als managers een nuttige aangelegenheid te maken, om de betrokkenheid te vergroten en betekenisvolle resultaten te verkrijgen.

Maar dat is gemakkelijker gezegd dan gedaan. Dus wat kun je doen?

Het proces voor het opzetten van een persoonlijk ontwikkelingsplan vermindert de inefficiëntie en onnauwkeurigheid van het traditionele proces voor jaarlijkse beoordeling, en stelt zowel medewerkers als managers in staat prestatiemanagement proactief aan te pakken.

Wat is een persoonlijk ontwikkelingsplan?

Een persoonlijk ontwikkelingsplan is een hulpmiddel om de prestaties van medewerkers te verbeteren. Het persoonlijk ontwikkelingsplan helpt managers en medewerkers om verbeterpunten aan te wijzen, doelen te stellen, de voortgang te meten en een strategie uit te stippelen om die doelstellingen te bereiken.

Prestatieontwikkeling planning vindt meestal eens per kwartaal plaats (samenvallend met de 'normale' driemaandelijkse prestatiebeoordelingen), zodat medewerkers en hun managers de voortgang kunnen volgen en indien nodig hun koers kunnen aanpassen.

Voordelen van ontwikkelingsplannen

Persoonlijke ontwikkelingsplannen zijn een geweldige manier om de prestaties binnen een organisatie te verbeteren en te meten. Ontwikkelingsplannen bieden een groot aantal voordelen, waaronder:

• Betere afstemming met team- en organisatiedoelstellingen
• Meetbare voortgang en resultaten
• Controleerbaarheid
• Strategische personeelsontwikkeling
• Een duidelijk stappenplan om doelen te bereiken

Het proces van ontwikkelingsplanning stelt medewerkers in staat om hun persoonlijke en professionele ontwikkeling binnen de organisatie te sturen. Het is een waardevol hulpmiddel, zowel voor het beheren en corrigeren van prestaties als voor het uitdagen van je team en het inspireren van groei.

Het biedt medewerkers (en managers) de mogelijkheid om hun eigen carrières en professionele doelen te evalueren, zodat ze betekenisvolle en effectievere bijdragen kunnen leveren.

Wie is betrokken bij het ontwikkelingsplan?

Doorgaans leiden managers en andere bedrijfsleiders het persoonlijk ontwikkelingsplan samen met hun medewerkers.

Je beoordeelt de eerdere prestatieplannen van je medewerkers om je te helpen kansen voor verbetering aan te wijzen en voorafgaand aan het gesprek advies te formuleren. Vervolgens beoordeel je samen hun prestaties en breng je een ontwikkelingsplan voor de toekomst in kaart.

Soorten ontwikkelingsmogelijkheden

Je kunt op veel verschillende manieren vaardigheden ontwikkelen en prestatieresultaten verbeteren.

Overweeg om de volgende activiteiten op te nemen in je persoonlijk ontwikkelingsplan wanneer jij en je medewerkers de belangrijkste doelen stellen om het komende jaar aan te werken:

• Nieuwe projecten of verantwoordelijkheden
• Workshops
• Seminars
• Professionele conferenties
• Certificatie
• Mentorschap
• Vrijwilligerswerk

Elke activiteit biedt mogelijkheden om vakkennis te ontwikkelen, nieuwe vaardigheden aan te leren en talent te delen, binnen de organisatie of daarbuiten.

Stappen bij het opstellen van een persoonlijk ontwikkelingsplan

Als manager neem je het voortouw bij dit proces: je beoordeelt prestaties en geeft advies om je medewerkers te helpen om hun individuele prestatieplannen te personaliseren.

Laat je team ruim van tevoren weten wanneer je prestatiebeoordelingen gaat uitvoeren (minimaal twee weken van tevoren) en laat ze hun eigen persoonlijke ontwikkelingsplannen opstellen voor je beoordeling.

Laat je team deze stappen volgen, zodat je ontwikkelingsplan gesprekken het effectiefst zijn:

1. Prestaties beoordelen

Medewerkers moeten eerst hun prestaties in het afgelopen kwartaal (of welke periode je ook volgt) bekijken en evalueren wat goed is gegaan en wat niet, en waar ze zich het komende kwartaal op willen concentreren.

Tip voor managers: Geef medewerkers vooraf een kort overzicht van de prestatiebeoordeling om hen richting te geven bij het voorbereiden van hun rapporten. (Dit document moet de kansen voor verbetering en groei beschrijven die je hebt aangewezen). Op die manier zitten jullie op één lijn wanneer het tijd is voor het gesprek.

2. Doelen voor verbetering aanwijzen

Vervolgens moeten medewerkers doelen stellen op basis van de gebieden die ze willen verbeteren (of op basis van prestatieproblemen die door hun manager zijn opgemerkt). Meestal volstaan één tot drie doelen voor elke 'verbeteringscategorie'.

Houd er rekening mee dat doelen specifiek, in lijn met de doelstellingen van de organisatie en realistisch moeten zijn. Het is goed om doelen te hebben waarmee je medewerkers uitdaagt, maar ze moeten ook haalbaar zijn binnen de gegeven tijdspanne en op basis van beschikbare middelen. Overweeg om het SMART-doelen kader te gebruiken om je teamleden te helpen doelen te stellen die ze redelijkerwijs kunnen bereiken.

Managers kunnen hun team helpen hun doelstellingen aan te scherpen, zodat ze zinvol zijn voor zowel het individu als het team of de organisatie als geheel.

3. Maak een lijst met praktische stappen om deze doelen te bereiken

Onder elk doel moeten medewerkers specifieke stappen noemen die ze zullen nemen om hun doelen te bereiken. Zonder een praktisch plan zal het moeilijk zijn om vooruitgang te boeken of bij te houden.

Er zijn veel activiteiten die medewerkers kunnen helpen hun prestaties te verbeteren. Hier zijn maar een paar voorbeelden van stappen die ze kunnen overwegen:

• Workshops of seminars bijwonen
• Training volgen (of omgeschoold worden)
• Werken met een mentor
• Vrijwilligerswerk voor speciale projecten

4. Maatstaven en mijlpalen definiëren

Met duidelijke doelen voor ogen en een opgesteld plan, moeten medewerkers nu de specifieke maatstaven of mijlpalen definiëren die ze zullen gebruiken om hun voortgang gedurende het kwartaal te meten.

Met andere woorden, hoe weten ze wanneer ze een doel hebben bereikt?

Enkele manieren om de voortgang bij te houden zijn:

• Prestatieresultaten
• Ontwikkeling van vaardigheden
• Voltooiing van bepaalde taken

Hoe je doelen meet, hangt af van de doelstelling. Managers moeten medewerkers helpen om hun maatstaven aan te scherpen en op hun standaarden toe te spitsen, zodat ze vol vertrouwen naar hun doelen kunnen toewerken.

5. Bepalen welke ondersteuning en middelen nodig zijn

Een persoonlijk ontwikkelingsplan moet ook aangeven welke middelen medewerkers nodig hebben om succesvol te zijn. Met andere woorden, wat is er nodig om de plannen van je medewerkers te implementeren?

Medewerkers kunnen bijvoorbeeld de volgende soorten middelen nodig hebben:

• Tijd weg van hun reguliere opdrachten
• Reiskostenvergoeding
• Ondersteunende rollen (bijv. mentoren, coaches, trainers, docenten, teamleden)
• Extra tools (bijv. nieuwe software of apparatuur)
• Regelmatige check-ins met jou

Als je team of organisatie niet de ondersteuning kan bieden die je medewerker nodig heeft, moet je samenwerken om de doelen of het actieplan bij te werken tot iets dat beter haalbaar is.

6. Het plan controleren en afronden

Als de doelen zijn vastgesteld en het plan is uitgewerkt, is het tijd voor de medewerker om het persoonlijk ontwikkelingsplan aan zijn of haar manager te presenteren.

Jij en je medewerker bekijken het plan samen, om te zorgen dat de doelen in lijn zijn met en passen bij de bedrijfsdoelstellingen, om eventuele kreukels glad te strijken en het actieplan af te ronden.

Overweeg de volgende vragen als je het persoonlijk ontwikkelingsplan van een medewerker bekijkt:

• Begrijpt de medewerker zijn of haar prestatieproblemen en je verwachtingen voor verbetering?
• Hebben de doelen betrekking op die prestatieproblemen?
• Is het ontwikkelingsplan duidelijk en gericht? Zijn de stappen specifiek en uitvoerbaar?
• Kan de medewerker de doelen nauwkeurig en met vertrouwen meten? Is er een manier om de doelen meetbaarder te maken?
• Zijn jullie het eens over de tijdlijn en de mijlpalen voor de prestatie?
• Kun je de medewerker de middelen geven die nodig zijn voor succes?

Afhankelijk van je antwoorden, moet je misschien samen met de medewerker aan de slag om de doelen of het actieplan bij te werken.

Wanneer het plan is afgerond, moet je bereid zijn om regelmatig contact op te nemen met je medewerkers om je ervan te verzekeren dat ze op de goede weg zijn en over de middelen beschikken die nodig zijn voor hun succes.

Prestatiebeoordelingen en doelen kunnen voor zowel managers als medewerkers een intimiderende opdracht zijn. Maar met een goed doordacht ontwikkelingsplan kun je een wezenlijke bijdrage leveren om medewerkers te helpen hun carrièredoelen te verwezenlijken en de betrokkenheid te vergoten.