Wat is een work breakdown structure en hoe maak je er een

Het is je eerste duik in de wereld van project management en iedereen om je heen lijkt een andere taal te spreken. Erger nog, je collega's gooien links en rechts met acroniemen en je hebt niet genoeg tijd om er een op te zoeken voordat er een nieuwe terloops in het veld wordt gegooid: QCD, PMBOK, ACWP, QFD, RBS, SOW, SWOT, FPIF en WBS.

Gelukkig stopt de stroom termen. Maar nu blijf je achter met je lijst. Je begint onderaan en denkt bij jezelf: "Waar staat WBS voor?" 

In project management staat WBS voor work breakdown structure. Dit is een fundamenteel hulpmiddel dat je zal helpen bij het plannen, beheren en evalueren van grote projecten, dus laten we er wat meer over uitleggen.

Wat is een work breakdown structure?

De naam spreekt voor zich. Een work breakdown structure begint met een groot project of een grote doelstelling en verdeelt dit in kleinere, beter beheersbare delen die je redelijkerwijs kunt evalueren en aan teams kunt toewijzen. In plaats van te focussen op individuele acties die moeten worden ondernomen om een project te voltooien, richt een WBS zich over het algemeen op deliverables of concrete, meetbare mijlpalen. Deze deliverables kunnen ook werkpakketten, taken, subtaken of eindelementen worden genoemd. Als je nog steeds niet zeker weet wat een work breakdown structure is, het ziet er ongeveer zo uit:

Waarom een WBS gebruiken in project management?

Er zijn een aantal redenen waarom het opsplitsen van een groot project goed is. Het helpt je om:

• De kosten van een project te schatten.
• Afhankelijkheden vast te stellen.
• Een projecttijdlijn te bepalen en een planning te ontwikkelen.
• Een statement of work (of SOW, een van je andere acroniemen) te schrijven.
• Verantwoordelijkheden toe te wijzen en rollen te verduidelijken (gebruik ons sjabloon voor rollen en verantwoordelijkheden om taken te schetsen).
• De voortgang van een project te volgen.
• Risico's te identificeren.

Al deze voordelen komen in wezen voort uit het werken met delen van een project die je nauwkeurig kunt visualiseren in plaats van te proberen een mysterieuze en overweldigende taak in één keer te verteren en te interpreteren.

Hoe maak je een work breakdown structuur

1. Bepaal de reikwijdte en doelstellingen. Leg het overkoepelende doel vast dat je probeert te bereiken. Dit doel kan van alles zijn, van het ontwikkelen van een nieuwe softwarefunctie tot het bouwen van een raket. documenteer deze details in je project charter. Dit wordt jouw leidraad.
2. Deel het op in de belangrijkste fasen en deliverables. Afhankelijk van de aard van jouw project, begin je met het opsplitsen in projectfasen, specifieke grote deliverables of sub-taken. Verdeel het overkoepelende project in steeds kleinere stukjes, maar stop voordat je op het punt komt dat je elke actie die ondernomen moet worden gaat opsommen. Denk eraan om je te richten op concrete deliverables in plaats van acties.
3. Organiseer deliverables in werkpakketten. Splits elke deliverable op in alle taken en subtaken die nodig zijn om ze te voltooien. Organiseer de taken in werkpakketten. Werkpakketten zijn het laagste niveau van de uitsplitsing en moeten het werk, de duur en de kosten voor elke taak definiëren, evenals de eigenaren van de taken. Elk werkpakket moet opdrachten geven die binnen een rapportageperiode kunnen worden afgerond. 

Tips voor het maken van een work breakdown structure

Als je een work breakdown structure maakt, gebruik dan de volgende regels voor de beste Resultaten:

• De 100% regel. Het werk dat wordt weergegeven door jouw WBS moet 100% van het werk omvatten dat nodig is om het overkoepelende doel te voltooien, zonder bijkomstig of niet-gerelateerd werk. Ook moeten de secundaire taken op elk niveau al het werk omvatten dat nodig is om de overkoepelende taak te voltooien.
• Wederzijds exclusief. Neem een subtaak niet twee keer op en reken geen enkele hoeveelheid werk twee keer mee. Als je dat wel doet, overtreed je de 100% regel en dat zal resulteren in verkeerde berekeningen wanneer je probeert te bepalen welke middelen nodig zijn om een project af te ronden.
• Uitkomsten, geen acties. Onthoud dat je je moet richten op resultaten en uitkomsten in plaats van op acties. Als je bijvoorbeeld een fiets bouwt, dan zou een deliverable 'het remsysteem' kunnen zijn, terwijl acties 'de remblokken kalibreren' zouden kunnen zijn.
• De 8/80 regel. Er zijn verschillende manieren om te bepalen wanneer een werkpakket klein genoeg is zonder te klein te zijn. Deze regel is een van de meest voorkomende suggesties: een werkpakket mag niet minder dan acht uur inspanning kosten, maar niet meer dan 80 uur. Andere regels suggereren niet meer dan tien dagen (wat hetzelfde is als 80 uur als je fulltime werkt) of niet meer dan een standaard rapportageperiode. Met andere woorden, als je elke maand over jouw werk rapporteert, zou een werkpakket niet meer dan een maand in beslag mogen nemen. Als je twijfelt, pas dan de 'als het zinvol is' regel toe en gebruik je beste oordeel.
• Drie niveaus. Over het algemeen moet een WBS ongeveer drie detailniveaus bevatten. Sommige takken van de WBS zullen meer onderverdeeld zijn dan andere, maar als de meeste takken ongeveer drie niveaus hebben, dan zijn de omvang van jouw project en het detailniveau in jouw WBS ongeveer goed.
• Maak opdrachten. Elk werkpakket moet worden toegewezen aan een specifiek team of individu. Als je jouw WBS goed hebt gemaakt, is er geen overlap in het werk en zijn de verantwoordelijkheden duidelijk.

Voorbeeld work breakdown structure

Nu je aan het nadenken bent over hoe je een work breakdown structure maakt, laten we eens kijken naar een voorbeeld. Dit is een work breakdown structure voor het bouwen van een huis.

Merk op hoe de regels voor het opstellen van een WBS in dit voorbeeld worden toegepast. Eerst wordt het bouwproject van een huis onderverdeeld in drie grote secties: fundering, exterieur en interieur. Deze secties worden verder onderverdeeld in één of twee extra niveaus, met een maximum van drie niveaus. De inspanning die nodig is om een huis te bouwen, is verdeeld over alle werkpakketten voor een totaal van 100% inspanning. Er is geen sprake van dubbel werk in dit diagram. Om dit diagram verder te verbeteren, zou je het budget voor elk werkpakket kunnen toevoegen en een team kunnen toewijzen.

Opmaakopties voor een work breakdown structure

Bij het maken van een work breakdown structure kun je kiezen uit verschillende opmaakopties, zoals een hiërarchische tabel, een contour of genummerde lijst, een tabelweergave of een boomdiagram. Het bovenstaande voorbeeld gebruikt een boomdiagram, wat de meest visuele optie is. Het structureert de WBS als een organigram en toont de hiërarchie van taken, met ruimte voor aanvullende informatie over elk werkpakket.

Contourstructuur

Een tekstcontour is de eenvoudigste WBS-opmaak. Het is eenvoudig samen te stellen en toont de hiërarchie van taken. Het is echter moeilijk om met deze opmaak extra informatie over budget, duur en toewijzing toe te voegen.

                    Een huis bouwen

                         1 Fundering

                              1.1 Uitgraven

                                   1.1.1 Graven

                                   1.1.2 Nivelleren

                              1.2 Frame

                              1.3 Beton

                                   1.3.1 Storten

                                   1.3.2 Uitharden

                         2 Exterieur

                         3 Interieur

Hiërarchische structuur

Deze opmaak is minder visueel intuïtief, maar toont de hiërarchie van taken. Omdat het een tabel is, past deze opmaak gemakkelijk op een pagina.

Weergave in tabelvorm

Een tabelweergave is een visueel intuïtieve manier om hiërarchie weer te geven met behulp van een tabel.

WBS-woordenboek

Wat is een WBS-woordenboek? Een WBS-woordenboek is opgemaakt als een hiërarchische structuur, maar bevat een korte beschrijving van elk werkpakket. Bij het documenteren van een project wordt vaak een WBS-woordenboek toegevoegd naast een visualisatie van de WBS. Het helpt om de reikwijdte van elke taak te verduidelijken, zodat alle teamleden hun verantwoordelijkheden begrijpen.

Sjabloon voor work breakdown structures

Om je op weg te helpen, zijn hier een aantal sjablonen voor work breakdown structures die je kunt gebruiken. Klik simpelweg om het sjabloon te openen en pas vervolgens de informatie, lay-out en het ontwerp aan.

Grafiek van work breakdown structure

Hoe maak je een work breakdown structure in Microsoft Office

Work breakdown structures en WBS-woordenboeken worden vaak opgenomen als onderdeel van een grotere set documentatie of gegevensanalyses die met Microsoft Office zijn gemaakt. De beste manier om een WBS in Word of Excel te zetten, is door Lucidchart en zijn gratis integratie met MS Office te gebruiken. Bouw je diagram in software die geoptimaliseerd is voor diagrammen en laat het schrijven en analyseren van gegevens aan Microsoft over. Volg simpelweg de onderstaande stappen:

1. Registreer voor een gratis account bij Lucidchart.

2. Om een work breakdown structure in Excel te maken, installeer je de gratis Lucidchart-invoegtoepassing voor Excel.

3. Installeer de gratis Lucidchart-invoegtoepassing voor Word om een WBS in Word te maken.