Tudo sobre o 5S no Lean Manufacturing (manufatura enxuta)

É bem provável que você já tenha mobiliado a sua casa. Provavelmente, também já tem um método para garantir, por exemplo, que a estante de livros não acabe virando outra coisa. A fabricação em grande escala não parecida: há métodos para garantir que as estantes sejam estantes e que os carros sejam carros, com o mínimo de desperdício e o máximo de qualidade e eficiência possível.

Um desses métodos é o sistema 5S, desenvolvido como parte da manufatura enxuta e da teoria das restrições (TOC). Dentro da TOC, a metodologia 5S se aproveita das restrições.

Esta é uma visão geral da metodologia 5S e de como usá-la para aprimorar um processo de manufatura.

O que é 5S?

O método 5S visa a manter o local de trabalho seguro, organizado e eficiente. A técnica em si foi desenvolvida pela equipe japonesa da Toyota, mas o conceito original foi criado pela Ford e se chamava "sistema CANDO" — em inglês, "limpeza, organização, asseio, disciplina e melhoria constante".

Após uma visita à fábrica da Ford, a equipe da Toyota absorveu o CANDO e as revolucionárias técnicas da linha de montagem da Ford. A Toyota então adaptou o CANDO para a técnica 5S.

O programa 5S foi pensado originalmente na produção automotiva, mas pode ser adaptado para setores como tecnologia, saúde e administração pública.

O que significa "5S"?

5S vem das palavras japonesas "seiri, seiton, seiso, seiketsu e shitsuke", que significam:

• Utilização: livre-se de materiais desnecessários e separe ferramentas, peças e instruções.
• Organização: organize as ferramentas e peças na ordem em que serão necessárias.
• Limpeza: limpe tudo. 
• Padronização: faça da limpeza parte da rotina.
• Disciplina: faça do primeiros quatro Ss um hábito, de modo que o 5S seja um modo de vida.

Há um sexto "S", porém; considerando que uma enorme vantagem do 5S é a eliminação do desperdício, esse "S" extra faz todo o sentido:

• Segurança: organize o local de trabalho para maximizar a segurança.

Benefícios do 5S enxuto

Pense nas vezes em que você montou um móvel. Você provavelmente seguiu intuitivamente a técnica 5S acima, sem perder tempo nem material. Os benefícios do 5S na manufatura enxuta são parecidos:

• Menos custos: menos desperdício com mão de obra e material significa menos custos.
• Mais segurança: seja usando o 6S ou incorporando a segurança em cada etapa, o resultado é um ambiente de trabalho melhor.
• Disponibilidade de equipamentos: quando os funcionários acumulam equipamento porque não sabem do que precisarão, diminui-se a eficiência geral. O 5S usa apenas o necessário.
• Mais rapidez: com todos os equipamentos e materiais necessários à mão, os trabalhadores podem se dedicar à montagem.
• Menos frustração: a força de trabalho fica mais motivada ao concluir as tarefas sem obstáculos.

Como o 5S funciona na manufatura enxuta

A abordagem 5S combina perfeitamente com a manufatura enxuta, cujos princípios destacam a gestão dos resíduos. Por enfatizar um local de trabalho limpo e organizado, o modelo 5S melhora a técnica da produção enxuta; afinal, um ambiente de trabalho organizado é mais seguro e facilita o trabalho rápido e estratégico.

A metodologia 5S também beneficia outros elementos da metodologia Lean Manufacturing. É muito mais fácil, por exemplo, implementar o Kanban em um ambiente de trabalho organizado e seguro. Além disso, ao usar o 5S com tudo organizado, fica mais fácil reconhecer problemas e obstáculos antes que eles piorem. 

Como implementar o 5S no Lean Manufacturing

A técnica 5S parece simples na teoria, mas pode ser difícil de implementar. Afinal, limpar e organizar um banheiro já é difícil; imagine fazer o mesmo em toda uma unidade de produção. Confira as etapas importantes na implementação do sistema 5S.

1. Seja um divulgador do 5S

É tentador deixar os princípios do 5S nas mãos dos gestores, mas a técnica 5S só funciona mesmo se todos a adotarem. Com isso, a probabilidade de preservar os diversos elementos dela aumenta exponencialmente. 

Ainda que a implementação adequada do 5S exija a participação de todos, você pode ter divulgadores do 5S que coordenem as iniciativas. Eles podem recompensar os funcionários que demonstrarem as técnicas 5S e podem apresentar o programa aos novos contratados. São eles quem promovem a adoção do 5S.

2. Organize um treinamento de 5S

Por ser bastante intuitivo, o 5S permite um treinamento rápido, que pode ser conduzido em pequenos grupos ou em uma grande palestra — ou mesmo sozinho, com vídeos tutoriais online. Seja como a organização preferir, garanta uma abordagem individualizada, com base nas estações de trabalho que realmente serão impactadas. Não adianta treinar para uma linha de montagem diferente.

3. Crie indicações visuais

É hora de colocar a etiquetadora para trabalhar. No espaço de trabalho organizado, tudo é rotulado e guardado no devido lugar. A Toyota ainda utiliza um sistema de "etiquetas vermelhas" que são colocadas em itens e materiais que podem ser considerados desperdício, a fim de determinar o que fazer com eles (jogar fora, trocar de lugar etc.). 

As indicações visuais são essenciais à categoria "utilização" do 5S, mas é importante que todos na organização usem a mesma terminologia e o mesmo sistema de rotulagem. Outras indicações importantes são marcações no piso, quadros com silhuetas, placas e etiquetas. Essas indicações ajudam na segurança, na organização, na eficiência e muito mais.

4. Escute

As melhores ideias para a implementação do 5S provavelmente virão de quem usa o sistema todos os dias. Escute e considere as ideias dos funcionários. Promova um diálogo contínuo — você pode até oferecer benefícios para motivá-los. Fazer do processo 5S um trabalho de equipe é importante na implementação da manufatura enxuta 5S.

Ferramentas e exemplos de 5S

O 5S pode ser aplicado a qualquer local de trabalho, não importa o setor. Basta adaptar as ferramentas certas ao seu setor. Se você trabalha, por exemplo, no setor de saúde, o 5S é ótimo para manter uma sala de emergência ou cirurgia em ordem (imagine se preparar para uma cirurgia sem primeiro ver se todos os instrumentos necessários estão lá).

Confira alguns recursos para aproveitar ao máximo a estratégia de 5S.

PDCA: PDCA é a sigla para "planejar, executar, checar e ajustar". É uma ótima ferramenta na implementação sistemática do processo 5S. PDCA envolve controle de qualidade e exige de você uma visão crítica à gestão de processos. 

Checklist: como o 5S prioriza a organização, os checklists são ótimas ferramentas. Um checklist de auditoria registra as melhorias implementadas e as áreas que precisam avançar mais. Já o checklist de manutenção preventiva garante que a manutenção seja realizada em tempo hábil.

Gráficos de tendência: monitoram as mudanças nos resultados, processos e outros dados ao longo do tempo. Assim, você identifica quais setores precisam de melhorias.

Impressoras: o 5S depende da sinalização. Portanto, deixe os próprios gerentes imprimirem placas, cartazes etc.

Etiquetadoras: rotule tudo, sem dó. Use etiquetadoras para que cada equipamento tenha um nome e um local especificado.

Painéis: informam os métodos 5S do seu setor. Como o 5S foca o visual, os painéis são essenciais. Confira nossos modelos de painel 5S e personalize de acordo com suas necessidades.

Ao utilizar e organizar as coisas, manter tudo impecável, padronizar processos, seguir as recomendações e priorizar a segurança dos funcionários, você reduzi o desperdício, aumenta a eficiência e mantém todos os sistemas funcionando.