Como implantar melhoria contínua de processos através da aplicação do ciclo PDCA

A maioria das empresas quer melhorar o desempenho. Porém, na hora de realmente fazer as mudanças necessárias, elas não cumprem as metas planejadas. A burocracia, o isolamento das equipes e funcionários e até mesmo a cultura da empresa podem impedir o progresso e a inovação.

O ciclo PDCA - Plan (Planejar), Do (Executar), Check (Verificar), Act (Agir) - tira empresas da estagnação e a faz a transição para um sistema de melhoria contínua. Veja como o ciclo PDCA funciona e os benefícios que ele oferece à sua empresa.

O que é PDCA?

O ciclo Planejar-Executar-Verificar-Agir (PDCA), também conhecido como ciclo ou roda de Deming, é um método iterativo voltado para a melhoria contínua de processos, produtos ou serviços, e também um elemento crucial da gestão lean.

O modelo PDCA foi desenvolvido na década de 1950 por William Deming como um processo de aprendizagem ou melhoria baseado no método científico de resolução de problemas. O próprio Deming utilizava outro nome — o ciclo de Shewhart —, pois o modelo foi baseado em uma ideia do mentor dele, Walter Shewhart.

Como todos esses nomes sugerem, o ciclo PDCA é um loop e não um processo de ponta a ponta. O objetivo é aprimorar todas as melhorias, empregando um processo contínuo de aprendizagem e crescimento.

Quando usar o processo PDCA?

O modelo Planejar-Executar-Verificar-Agir é uma ferramenta muito útil para usar em várias aplicações:

• Explorar e provar diversas soluções em testes pequenos e controlados
• Identificar e adaptar soluções ineficazes antes de implementá-las em larga escala para, assim, evitar o desperdício
• Implementar mudanças e melhorias contínuas
• Implementar iniciativas de Gestão da Qualidade Total ou Six Sigma
• Desenvolver ou melhorar um processo

A vantagem do ciclo PDCA é que ele pode ser aplicado em todos os setores e tipos de empresas.

Prós e contras do PDCA

O ciclo PDCA tem muitas vantagens e desvantagens. Considere todos esses aspectos antes de aplicar o ciclo Planejar-Executar-Verificar-Agir em um projeto.

Prós

Versatilidade: você pode usar o PDCA em vários ambientes de negócios e em diversas situações. Os possíveis casos de uso incluem a gestão de projetos, gerenciamento de mudanças, desenvolvimento de produtos e gerenciamento de recursos.

Prático e eficaz: o modelo PDCA é prático, fácil de entender, minimiza o desperdício, aumenta a eficiência e ainda é um excelente catalisador de mudanças e melhorias significativas.

Contras

Difícil de implementar: embora o modelo seja simples, ele exige bastante dedicação. Por dividir as melhorias dos processos em passos menores, o PDCA pode ser um tanto lento e provavelmente não é recomendável em projetos urgentes.

Exige comprometimento: o PDCA não é um evento que você realiza uma única vez. É um processo contínuo e, portanto, exige comprometimento e apoio dos superiores da empresa. Sem uma liderança comprometida, o ciclo PDCA não funciona no longo prazo.

O modelo PDCA

Saiba mais sobre as quatro etapas do ciclo PDCA para usá-lo corretamente.

1. Planejar

Na fase de planejamento, você mapeia o que pretende fazer para solucionar um problema ou alterar um processo. Neste passo, você identifica e analisa o problema ou a oportunidade de mudança; desenvolve hipóteses de quais são os problemas ou causas subjacentes; e decide qual hipótese deve ser testada primeiro.

Ao elaborar o planejamento, considere as seguintes perguntas:

• Qual é o principal problema a solucionar?
• É realmente o problema certo a ser trabalhado?
• De quais informações você precisa para entender o problema e a causa-raiz por completo?
• É viável solucioná-lo?
• De quais recursos você precisa?
• Quais recursos você tem?
• Quais são as soluções viáveis?
• Quais são as medidas de sucesso?
• Como usar os resultados obtidos em um pequeno teste e implementá-los em grande escala?

Nesta fase, um diagrama de afinidades pode ajudar você e sua equipe a organizar um grande número de ideias em grupos. Após determinar suas ações, anote os resultados esperados. Na fase “Verificar”, você compara os resultados com a hipótese e as expectativas.

2. Executar

O próximo passo é testar a hipótese (ou seja, testar a solução proposta). O ciclo PDCA foca mudanças menores e incrementais para melhorar os processos com um mínimo de interrupção.

Teste a hipótese em um projeto de pequena escala e, de preferência, num ambiente controlado, para avaliar os resultados sem interromper toda a operação. Recomendamos testar a solução em uma equipe ou com um determinado público-alvo.

3. Verificar

Concluído o teste, avalie e analise os resultados. Esta fase é importante, pois avalia a solução e analisa os planos conforme necessário. O plano realmente funcionou? Em caso afirmativo, houve algum obstáculo durante o processo? Quais passos podem ser melhorados ou precisam ser eliminados em iterações futuras?

Nesta fase, sua avaliação orienta as decisões a serem tomadas na próxima etapa; portanto, é importante considerar cuidadosamente os resultados.

4. Agir

Por fim, é hora de agir. Se o plano foi seguido corretamente, agora você pode implementar o plano testado e comprovado. Esse novo processo agora é sua linha de base para futuras iterações do PDCA.

Considere as seguintes perguntas antes de agir:

• De quais recursos você precisa para implementar a solução em larga escala?
• Qual treinamento é necessário para fazer a correta implementação e adoção?
• Como medir e monitorar o desempenho da solução?
• Quais são as oportunidades de melhoria?
• O que você aprendeu que poderá ser aplicado em outros projetos?

Se o plano saiu como esperado, você pode voltar à fase de planejamento para fazer ajustes e preparar um novo teste.

Kaizen e o ciclo PDCA

O ciclo PDCA é uma ferramenta bastante útil para empresas que seguem o método Kaizen. Kaizen é uma mentalidade e cultura organizacional focada em pequenas e frequentes mudanças que levam a melhorias significativas ao longo do tempo.

O ciclo PDCA segue a filosofia Kaizen porque oferece a estrutura certa para desenvolver e implementar melhorias contínuas.

Como usar o Lucidchart para a melhoria contínua

O Lucidchart é um espaço de trabalho visual voltado para equipes e empresas mapearem processos e ver dados de diferentes formas. Use o Lucidchart para ver um ciclo PDCA em todos os passos do processo. Ao planejar o projeto, você pode criar um diagrama de espinha de peixe (causa e efeito) para ver problemas e causas potenciais.

Na fase “Executar”, mapeie os novos processos que planeja testar. Use a vinculação de dados para vincular dados aos diagramas em tempo real e monitorar os resultados. Com a solução pronta para ser implementada, use o Lucidchart para criar diagramas e ver os novos processos. O Lucidchart facilita compartilhar documentos com sua equipe para que todos aprendam e entendam rapidamente as mudanças.

Quem implementa melhorias de forma contínua está sujeito a perder o controle das alterações ao longo do tempo. Use o Lucidchart para documentar o progresso contínuo e manter todos alinhados.