Offboarding: o processo de desligamento de um funcionário

A rotatividade dos funcionários é inevitável e, embora nunca seja fácil, gerenciar essas transições é um investimento importante e valioso às empresas.

O ideal é que os funcionários sempre saiam "pela porta da frente"; porém, o processo de transição pode ser complicado, e os funcionários muitas vezes saem insatisfeitos, desrespeitados ou chateados com a experiência.

Um programa de desligamento eficiente evita os erros comuns ao RH no processo de saída de um funcionário e melhora a transição no geral para ambos os lados.  

O que é desligamento?

Você já deve ter ouvido falar da integração: quando um novo funcionário chega, você toma medidas para apresentá-lo à equipe, à cultura, às ferramentas e à base de conhecimentos da organização, de modo que ele se sinta preparado para o novo cargo.

Em contraste, o desligamento gerencia o fim do cargo do funcionário na organização. O desligamento abrange todas as etapas necessárias para a saída tranquila do funcionário após a demissão ou a rescisão do contrato.

Quando bem feito, o processo claro de desligamento garante uma transição suave tanto para a empresa quanto para o funcionário que sai.  

Por que você precisa de um processo de desligamento

Já abordamos a importância de criar um processo de rescisão do funcionário. Porém, o trabalho não termina ao oficializar a demissão (ou rescisão). O que se segue é parte crucial do ciclo de vida dos funcionários e do sucesso da organização no longo prazo.

O RH e o funcionário têm uma série de tarefas durante o período de saída: o funcionário precisa devolver todos os recursos fornecidos pela empresa (como laptop ou celular), entregar o crachá de identificação e esvaziar a mesa.

Já o RH cuida de toda a documentação necessária (como benefícios, assinatura da rescisão, contratos de confidencialidade, etc.), além de gerenciar a reação da equipe e monitorar o ânimo.

Sem um processo claro em vigor, é fácil ignorar passos importantes — expondo a empresa a potenciais riscos de segurança ou processos legais; e possivelmente prejudicando a relação com o funcionário de saída.

O processo de desligamento facilita essa transição para ambas as partes.

Com o desligamento, a empresa:

• Reduz os riscos à segurança (como recuperar os ativos da empresa e revogar o acesso do funcionário às contas da empresa).
• Evita problemas com a justiça (como disputas contratuais, indenização ou rescisão indevida).
• Gerencia os desafios logísticos da transição no trabalho e na equipe.
• Recebe um valioso feedback para melhorias.
• Mantém o bom relacionamento com o ex-funcionário.

O desligamento requer um esforço extra, mas vale a pena. Segundo o Aberdeen Group, empresas que investiram num processo formal de desligamento viram maior retenção e envolvimento dos funcionários.

Melhores práticas para o desligamento

O processo exato a seguir depende do tamanho da empresa, do cargo do funcionário na empresa e do motivo da saída dele. Use a lista com as práticas recomendadas a seguir como guia para personalizar um programa de desligamento.

Atenção: o processo de desligamento e a linha do tempo são diferentes para demissões e rescisões.

Fase 1: gerencie o processo de rescisão

Quando o funcionário apresenta a demissão, é hora de o RH começar o processo de desligamento.

• Documente a rescisão do contrato: peça para o funcionário assinar uma carta formal de rescisão para constar nos seus registros.
• Agende uma entrevista de saída: tire um tempo para conversar com o funcionário antes da saída; pergunte sobre a experiência dele com a empresa, sobre o cargo e sobre os motivos para a saída. Como a entrevista de saída é uma das últimas interações que o funcionário terá com a sua organização, é importante priorizá-la e se preparar bem para a ela.  
• Avise a equipe do funcionário: não deixe a fofoca chegar antes. Informe a equipe sobre a futura partida do funcionário; e monitore a reação e as necessidades dessa equipe. Mantenha a comunicação aberta para dar à equipe apoio e confiança para seguir em frente.
• Comunique os clientes: se o funcionário trabalhava diretamente com clientes, crie um plano de ação para avisá-los e para gerenciar as entregas aos clientes (por exemplo: identifique quem assumirá o controle das contas e garanta que essa pessoa tenha as informações e os recursos necessários para uma transição tranquila).

Fase 2: prepare a documentação

• Revise os contratos e os acordos de confidencialidade: faça uma revisão final do contrato do funcionário para garantir que todos os itens estejam em ordem. É bom rever quaisquer acordos de confidencialidade do funcionário antes que ele saia, a fim de esclarecer quaisquer dúvidas.
• Prepare as indenizações, os benefícios e os documentos fiscais: assim que você souber da saída de um funcionário, peça para a contabilidade olhar o pacote de indenização e informações fiscais do funcionário para garantir que tudo esteja em ordem. Esse processo pode incluir:
  • Processar reembolsos pendentes ao funcionário
  • Confirmar que o funcionário não precisa reembolsar nenhum bônus ou folga paga
  • Preparar a documentação fiscal e dos benefícios para o funcionário levar antes da saída

Fase 3: planeje o processo de transferência do trabalho

Para garantir uma transição tranquila e sem interrupções na produção ou nos serviços, você precisará planejar um processo de transferência. Veja com o funcionário e/ou o gerente dele o que precisa ser feito.

• Determine quem o substituirá: quem assumirá a função do ex-funcionário? O trabalho será repassado para várias pessoas?
• Identifique as necessidades de treinamento: definido quem vai assumir, identifique o treinamento necessário. O funcionário treinará o substituto? Há faltas de habilidades que precisam ser resolvidas?
• Prepare informações/arquivos/documentação para a transferência: mande o funcionário coletar as informações ou os arquivos que o substituto precisará, como senhas, listas de contas, informações dos clientes e anotações processuais.
• Crie uma lista de tarefas para projetos finais e entregas: com o funcionário, determine como ele concluirá os projetos em andamento. Por quais entregas ou marcos ele é responsável antes de ir embora? Para evitar pendências, você (ou o gerente dele) deve monitorar tudo.

Fase 4: crie uma lista de tarefas para o funcionário

Enquanto você trabalha na outra logística do gerenciamento da saída, peça para o funcionário repassar uma lista final dele.

• Devolver o equipamento da empresa: todo equipamento ou ativo fornecido pela empresa precisa ser devolvido antes da saída do funcionário. Pode ser:
  • Crachá de identificação
  • Laptops
  • Celulares
  • Uniformes
  • Chaves
  • Cartão do estacionamento
  • Cartões de crédito da empresa
• Retirar objetos pessoais: o funcionário deve retirar, da mesa e do armário, todos os itens pessoais que foram levados para o escritório.
• Organizar registros, arquivos ou materiais de treinamento: o funcionário deve preparar e organizar todas as informações e os documentos a serem repassados ao substituto. Peça para ele etiquetar os arquivos com clareza, a fim de facilitar o acesso às informações corretas.  

Fase 5: cancelar as contas

Ao demorar para encerrar as contas de e-mail, alterar as senhas ou revogar o acesso a plataformas e recursos próprios, você deixa a empresa aberta à violações de segurança, além de criar confusão e obstáculos na comunicação. Peça para a TI cancelar prontamente as contas do funcionário, incluindo:

• Retirar o acesso do funcionário ao e-mail e a outros sistemas e plataformas internas.
• Alterar a senha das contas da empresa às quais o funcionário tinha acesso
• Avisar equipes e pontos de contato sobre a mudança no quadro de funcionários  
• Redirecionar e-mails e chamadas para o novo funcionário/ponto de contato
• Atualizar o organograma da empresa
• Retirar o funcionário dos calendários e das reuniões da empresa      

Fase 6: conclua tudo

O processo de desligamento às vezes é complexo. Porém, no fim das contas, você está gerenciando uma relação com outra pessoa.

Deixe uma excelente última impressão: trate o funcionário com respeito e mostre o quanto você valoriza a contribuição dele durante o período que passou na empresa.

Conforme for o caso, considere:

• Escrever uma mensagem de agradecimento
• Dar um presente personalizado
• Passar um cartão de despedida pelo escritório para a equipe assinar
• Dar uma festa de despedida para que ele saia satisfeito

Simplifique seu processo de desligamento com o Lucidchart

Ao implementar um programa de desligamento documentado, as equipes de RH gerenciam a saída dos funcionários de forma padronizada e segura. Porém, manter seu processo organizado e acessível pode ser complicado. O Lucidchart pode ajudar.

O Lucidchart é um espaço de trabalho visual que roda na nuvem e auxilia as equipes de RH em cada etapa do processo de desligamento.

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