Wat is offboarding?
Je hebt waarschijnlijk wel eens van onboarding gehoord: wanneer een nieuwe medewerker bij je organisatie komt, onderneem je stappen om ze kennis te laten maken met het team, de cultuur, de tools en de kennisbasis van de organisatie, zodat ze klaar zijn voor nieuwe rol.
Offboarding daarentegen beheert de ervaring van een medewerker aan het einde van hun dienstverband bij de organisatie. Offboarding omvat alle stappen die nodig zijn om succesvol afscheid te nemen van een medewerker na diens ontslag of beëindiging van het dienstverband.
Als het goed wordt aangepakt, zorgt een duidelijk offboarding proces voor een soepele overgang voor zowel het bedrijf als de vertrekkende medewerker.
Waarom je een offboarding proces nodig hebt
We hebben al gewezen op het belang van het creëren van een ontslagprocedure voor medewerkers. Maar je bent niet klaar met alleen een officiële beëindiging (of ontslag). Wat daarna komt, is een cruciaal onderdeel van de levenscyclus van je medewerkers en het succes van je organisatie op de lange termijn.
Er is een waslijst aan to-do's voor zowel HR als de medewerker tijdens de uittredingsperiode. De medewerker moet alle door het bedrijf uitgegeven middelen (zoals een laptop of mobiele telefoon) teruggeven, zijn of haar ID-badge inleveren en het bureau opruimen.
HR zal ook al het nodige papierwerk moeten afhandelen (zoals documentatie over secundaire arbeidsvoorwaarden, ondertekende ontslagbrieven, geheimhouding overeenkomsten, enzovoorts), bovenop het managen van de respons van het team en het hooghouden van het moreel.
Zonder een duidelijk proces kunnen belangrijke stappen gemakkelijk over het hoofd worden gezien. Het bedrijf kan daardoor worden blootgesteld aan potentiële veiligheidsrisico's of juridische bedreigingen en de relatie met de vertrekkende medewerker kan daardoor mogelijk worden beschadigd.
Een offboarding proces maakt deze overgang voor beide partijen eenvoudiger.
Met offboarding kunnen bedrijven:
- Beveiligingsrisico's beperken (bijv. bedrijfsmiddelen terugvorderen en medewerkers de toegang tot bedrijfsaccounts ontzeggen).
- Juridische kwesties voorkomen (zoals contractgeschillen, compensatie of onrechtmatige beëindiging).
- Beheer de logistieke uitdagingen van de overgang van het werk/team.
- Ontvang waardevolle feedback voor verbetering.
- Uit elkaar gaan op de vriendelijkste manier.
Hoewel offboarding extra inspanning kost, is het resultaat de moeite waard. De Aberdeen Group ontdekte dat bedrijven die investeerden in een formeel offboarding proces een hogere retentie en meer betrokkenheid van medewerkers zagen.
Best practices voor offboarding
Het exacte proces dat je volgt, zal verschillen naargelang van de grootte van je bedrijf, de positie van de medewerker in het bedrijf en de aard van diens vertrek. Gebruik de volgende checklist en best practices als richtlijn om je eigen aangepaste offboardingsprogramma te maken.
Opmerking: Het offboarding proces en de tijdlijn zijn verschillend voor ontslagen of beëindigingen van het dienstverband.
Fase 1: Beheer het ontslagproces
Wanneer een medewerker zijn of haar ontslag aanbiedt, is het tijd voor HR om in te springen en het offboarding proces te starten.
- Documenteer de contractbeëindiging: Laat de medewerker een formele ontslagbrief ondertekenen voor je administratie.
- Plan een exitgesprek: Plan een moment voor een gesprek met de medewerker voordat deze vertrekt om feedback te krijgen over zijn of haar ervaring met het bedrijf, zijn of haar rol en de redenen voor het vertrek. Het exitgesprek is een van de laatste interacties die de medewerker met je organisatie heeft, dus het is belangrijk om er een prioriteit van te maken en goed voorbereid te zijn.
- Breng hun team op de hoogte: ren niet achter de roddels aan. Breng het team op de hoogte van het aanstaande vertrek van de medewerker en houd de reactie en behoeften van het team in de gaten. Houd communicatielijnen open om ervoor te zorgen dat het team wordt ondersteund en zelfverzekerd verder kan.
- Communiceer met klanten: Als de medewerker in contact was met klanten, maak dan een actieplan om deze klanten op de hoogte te stellen en overdrachten van klanten te beheren (bijvoorbeeld door te bepalen wie de accounts overneemt en ervoor te zorgen dat deze persoon over de informatie en middelen beschikt die nodig zijn voor een soepele overgang).
