Como tornar as reuniões de retrospectiva de sprint mais eficazes

Você passa muito tempo em reuniões — em média, de 23% a 37% do seu tempo. Se você é scrum master ou está na gerência intermediária, é possível que esse percentual aumente para até 50%.

Já que boa parte do seu tempo será passada em reuniões, você deve sempre garantir que aquelas planejadas por você, em especial as de grande importância, como uma retrospectiva de sprint, sejam produtivas e eficientes. Aliás, uma boa ideia para a retrospectiva de sprint pode ser discutir quantas reuniões envolvem a equipe, quanto tempo essas reuniões devem durar, qual é o nível de produtividade delas e como elas podem ficar mais produtivas.

Este artigo inclui algumas ideias divertidas para você incorporar facilmente em sua reunião de retrospectiva de sprint e deixá-la mais eficaz e eficiente.

O que uma retrospectiva de sprint abrange?

Em termos simples, a reunião de retrospectiva Scrum permite que você analise seu processo no sprint anterior e crie um plano para melhorias no próximo. Então, o que é discutido em uma retrospectiva de sprint? Na verdade, tudo o que afeta a maneira como a equipe cria o produto está aberto à análise e à discussão, incluindo processos, práticas, reuniões, ambiente e assim por diante.

A reunião tem como objetivo dar à equipe Scrum a oportunidade de fazer e responder perguntas como:

• O que fizemos de certo no sprint anterior?
• O que fizemos de errado no sprint anterior?
• O que devemos começar a fazer no próximo sprint?
• O que devemos parar de fazer no próximo sprint?
• O que podemos fazer para melhorar a produtividade?

Quando é realizada uma reunião de retrospectiva de sprint?

A reunião de retrospectiva do sprint deve ser realizada após a revisão do sprint e antes da próxima sessão de planejamento sprint. Intercalando a retrospectiva entre as duas, você e sua equipe podem discutir de maneira mais eficaz o que funcionou no sprint anterior, bem como o que pode ser melhorado enquanto o sprint anterior ainda está na memória. Você também pode discutir quais compromissos a equipe consegue assumir para garantir o sucesso do próximo sprint, de acordo com dados e observações do sprint anterior.

Quem deve participar das reuniões de retrospectiva de sprint?

Todos os membros da equipe Scrum (Scrum master, proprietário do produto e desenvolvedores) devem participar da reunião de retrospectiva. A reunião deve proporcionar um ambiente no qual os membros da equipe se sintam seguros para compartilhar um feedback honesto sobre o que está indo bem e o que pode ser melhorado, além de participar de uma discussão sobre o que precisa ser mudado, com ações claramente definidas.

Quanto tempo deve durar uma retrospectiva de sprint?

A duração da reunião de retrospectiva do sprint pode variar um pouco conforme a duração do sprint e a técnica de retrospectiva usada. Sprints com duração de um mês costumam exigir uma retrospectiva não superior a três horas. Sprints mais curtos provavelmente vão demandar menos tempo para serem analisados (e, como mencionaremos abaixo, recomendamos que a reunião seja tão curta quanto possível). Os scrum masters devem reservar tempo suficiente para a discussão e a colaboração entre os membros da equipe, além de garantir que a reunião continue produtiva.

Revisão de sprint X retrospectiva de sprint

Embora o objetivo da retrospectiva de sprint seja ajudar as equipes a refletir sobre o sprint anterior para aprimorar os processos, o objetivo da revisão de sprint é um pouco diferente. A revisão de sprint é uma reunião de duas partes na qual o scrum master, a equipe de desenvolvimento, o proprietário do produto e outras partes interessadas apresentam seu progresso ao cliente. O progresso da equipe é cuidadosamente medido em relação aos compromissos assumidos no início do sprint, e o cliente tem a oportunidade de opinar sobre o progresso alcançado.

Como executar uma retrospectiva de sprint eficaz

Estudos mostram que uma das principais reclamações sobre a metodologia Ágil é a percepção de que há reuniões demais. É claro que, para algumas pessoas, uma reunião por semana é demais. O que você pode fazer para evitar que a equipe pense que uma retrospectiva de sprint é mais do que apenas mais uma reunião?

Simplifique

Você não vai resolver todos os problemas em uma única reunião, então nem tente. Em vez disso, reduza a discussão às poucas perguntas que listamos antes:

• O que precisamos parar de fazer?
• O que precisamos começar a fazer?
• O que precisamos continuar fazendo?

A ideia é envolver a sua equipe, incentivando-a a identificar rapidamente onde há espaço para melhorias e quais ações podem ser empregadas para fazê-las. Por exemplo, talvez a sua equipe tenha o problema de ultrapassar os 15 minutos programados para as reuniões diárias de standup - para corrigir isso facilmente, você pode iniciar e terminar as reuniões sempre no horário.

Seja qual for o tema de uma retrospectiva de sprint, convide a participação, documente as sugestões e faça votações para determinar as ações a tomar.

Seja breve

Reuniões tomam tempo, e tempo é dinheiro. De acordo com um relatório de 2014, mais de US$ 25 milhões são desperdiçados por dia em reuniões — US$ 37 bilhões por ano. Além disso, pode levar até 20 minutos para que os funcionários se concentrem novamente no trabalho após uma interrupção, como uma reunião ou um e-mail recebido. Portanto, reuniões curtas e objetivas podem contribuir muito para manter os custos baixos e a produtividade alta.

Só porque você programou sua retrospectiva de sprint para uma hora (ou três), precisa usar todo esse tempo? Não há problema em terminar as reuniões mais cedo.

Mantenha o foco

Sua reunião de retrospectiva não deve ser uma ocasião social. Atenha-se à pauta para manter o foco. Crie uma pauta de reunião de retrospectiva para ajudar os membros da equipe que parecem dedicar mais tempo a assuntos não relacionados do que ao tópico.

Mude um pouco as coisas

Reuniões são muito entediantes, e membros de equipe entediados têm menos probabilidade de participar. Aliás, funcionários entediados têm maior probabilidade de ler e-mails, trabalhar em outros projetos ou adormecer. Reuniões agendadas regularmente, como uma retrospectiva, podem se tornar repetitivas. Se você perceber que os olhares estão vidrados e você continua recebendo as mesmas respostas para as mesmas perguntas, mude um pouco as coisas para envolver os membros de equipe.

Você também pode tentar adicionar jogos ou outras atividades divertidas para animar a sala e deixar sua equipe mais animada em participar de outra reunião de retrospectiva. Confira os exemplos abaixo.

Exemplos de retrospectiva de sprint

As atividades abaixo são uma maneira simples de envolver mais sua equipe. Clique nas imagens para começar com um modelo no Lucidchart.

Alegre, triste, irritado

Use esta atividade para que sua equipe expresse seus sentimentos e você consiga entender a saúde emocional deles. Cumprir prazos apertados pode causar muito estresse e colocar a equipe sob muita pressão. Essa é uma boa atividade para ajudar você a compreender os fatores do sprint anterior que deixaram a equipe irritada, triste ou alegre. Agrupe observações semelhantes, discuta e vote nas observações que têm mais impacto.

Estrela-do-mar

Este exercício vai além das três perguntas típicas da retrospectiva ("O que correu bem?" "O que não correu bem?" "O que pode ser melhorado?") e se concentra nestas cinco palavras dentro de um círculo:

• Parar: atividades que não agregam valor à equipe ou aos clientes.
• Menos: atividades que foram incluídas no passado, mas não acrescentam nenhuma melhoria geral ao processo.
• Manter: atividades que agregam valor ao processo, já estão sendo usadas e não precisam de nenhuma modificação ou melhoria.
• Mais: atividades nas quais a equipe deve se concentrar ou deve realizar com mais frequência.
• Começar: atividades e ideias que a equipe acredita que vão agregar valor e melhorar os processos atuais.

Veleiro

Este é um exercício simples que ajuda você e sua equipe a definir onde querem chegar e identificar problemas que possam surgir. Use um desenho com:

• Um veleiro na água com sua âncora baixada
• Algumas rochas abaixo da superfície da água
• Algumas nuvens com linhas para indicar vento
• Uma ilha ou orla

O veleiro representa a equipe. A ilha ou orla representa a visão ou o objetivo da equipe. Todos os demais itens no desenho representam coisas que podem ajudar ou atrapalhar seu progresso (o vento empurra o barco para a frente, a âncora o desacelera, as pedras podem fazer o barco encalhar ou afundar).

Usando o desenho, comece uma sessão de brainstorming para identificar os objetivos, as ações que podem ajudar vocês a alcançá-los e as coisas que podem atrapalhar. Discuta e faça uma votação sobre os itens de ação que vão ajudar a atingir as metas com mais eficiência no próximo sprint

Começar, parar, continuar

Esta técnica de retrospectiva é o processo pelo qual os membros de equipe de sprint definem itens acionáveis que podem ser incorporados ao próximo sprint. Durante uma retrospectiva desse tipo, os scrum masters pedem à equipe que identifique itens para:

• Começar: atividades que a equipe deve implementar durante o próximo sprint. Podem incluir ideias que potencialmente resolveriam problemas atuais.
• Parar: atividades que a equipe deve interromper. Esses itens podem ser etapas do seu processo que geram trabalho desnecessário ou gargalos.
• Continuar: atividades que estão sendo implementadas atualmente e devem continuar a ser implementadas no próximo sprint. Essa lista pode incluir itens que criam valor, tornam o processo mais eficiente etc.

O scrum master deve iniciar a retrospectiva de sprint perguntando à equipe o que está funcionando e o que não está, e depois classificando cada ideia nas categorias acima. Ele também deve lembrar à equipe que esse processo não visa atribuir culpas nem focar aspectos negativos, mas identificar ineficiências e criar um processo mais eficaz.

4 Ls

A técnica de retrospectiva dos 4 Ls é semelhante ao método "Começar, parar, continuar", pois pede que uma equipe de sprint examine o sprint anterior de todos os ângulos. Em vez de se concentrar nos resultados, os membros da equipe analisam seu desempenho como indivíduos e como equipe e buscam maneiras de melhorar o processo como um todo, identificando os 4 Ls:

• Coisas que eles gostaram (Liked): atividade que se mostraram produtivas, aumentaram a eficiência, promoveram maior cooperação ou agregaram valor ao processo.
• Coisas que eles aprenderam (Learned): qualquer conhecimento que gerou uma alteração de perspectiva ou proporcionou informações valiosas sobre o produto, o cliente ou o processo.
• Coisas que faltaram (Lacked): atividades que poderiam ter sido feitas melhor, com mais eficiência ou com um custo menor.
• Coisas que eles desejaram (Longed for): atividades ou recursos que a equipe gostaria de ter tido em qualquer momento durante o sprint.

Os participantes devem enviar as sugestões anonimamente para evitar contribuições tendenciosas. Depois disso, as sugestões são agrupadas em categorias e discutidas pelos membros da equipe de sprint. Os participantes podem então votar para indicar quais são mais importantes para eles no próximo sprint. Uma retrospectiva dos 4 Ls não deve durar mais do que 30-60 minutos no total.

WWW

A retrospectiva WWW (do inglês "what went well", ou o que deu certo) é uma técnica básica que se concentra nos pontos fortes e fracos da equipe. É mais adequada quando a equipe quer ter uma visão lógica do que está dando certo e do que precisa ser melhorado antes do próximo sprint. De forma simples, os membros de equipe de sprint identificam o que funcionou bem e o que não funcionou no último sprint.

Para concluir uma retrospectiva WWW, os scrum masters devem pedir à equipe que mencionem atividades que agregaram ou não valor ao sprint anterior, registrando cada ideia em um gráfico, que pode servir de referência para uma discussão mais aprofundada. Os scrum masters devem orientar a discussão para se concentrar nas melhorias construtivas que podem ser feitas nos processos da equipe. Essa retrospectiva deve levar de 30 a 60 minutos, dependendo da duração do sprint.

Usando os modelos acima e colaborando com sua equipe em tempo real, você pode realizar reuniões de retrospectiva de sprint eficazes e eficientes, mantendo o envolvimento total dos membros de equipe e definindo as maneiras de melhorar o próximo sprint.