Business Process Model and Notation (BPMN) Leitfaden

Business Process Modeling Notation (BPMN) beschreibt eine Methode und die entsprechende Symbolik für die grafische Darstellung der einzelnen Schritte eines geplanten Geschäftsprozesses. BPMN ist ein wesentliches Element des Geschäftsprozessmanagements und liefert eine detaillierte Darstellung der Abfolge geschäftlicher Aktivitäten sowie der für die erfolgreiche Umsetzung eines Prozesses erforderlichen Informationsflüsse. BPMN dient der Modellierung von Möglichkeiten, die Effizienz zu steigern, neue Umstände zu berücksichtigen oder Wettbewerbsvorteile zu erzielen. Seit einigen Jahren erlebt diese Methode einen Standardisierungsschub und ist heute unter der leicht abweichenden Bezeichnung Business Process Model and Notation (Geschäftsprozessmodell und -notation) bekannt, für die ebenfalls die Abkürzung BPMN verwendet wird.

BPMN unterscheidet sich von Business Process Mapping (Geschäftsprozessdarstellung), bei der bestehende Prozesse abgebildet werden. Weitere Einblicke zu den Unterschieden finden Sie in folgenden Abschnitten in diesem Artikel. BPMN ist zudem das im geschäftlichen Umfeld verbreitete Äquivalent zu der in der Softwarentwicklung verwendeten Unified Modeling Language (UML).

Business Process Modeling Notation wurde von der Business Process Management Initiative (BPMI) entwickelt und ist mehrfach überarbeitet worden. 2005 fusionierte diese Organisation mit der Object Management Group (OMG), die das Programm übernahm. 2011 veröffentlichte OMG BPMN 2.0 und änderte den Namen der Methode zu Business Process Model and Notation. Mit BPMN 2.0 wurde ein stärker detaillierter Standard für die Modellierung von Geschäftsprozessen mit einer umfangreicheren Auswahl an Symbolen und Grafiken für Geschäftsprozessdiagramme geschaffen. 2014 wurde BPMN um eine Methode zur grafischen Darstellung von Entscheidungsabläufen mit der Bezeichnung Decision Model and Notation Standard ergänzt, da BPMN für die Modellierung von Entscheidungsabläufen nicht unbedingt geeignet ist.

Der wesentliche Unterschied zwischen der Geschäftsmodellierung mit BPMN und Flussdiagrammen zur Dokumentation und Darstellung von Geschäftsprozessen (Business Process Mapping) liegt in der Spezialisierung und dem Detailgrad der Darstellung. Geschäftsprozessdarstellungen dienen als allgemeine Methode, um geschäftliche Abläufe durch Symbole wie Kreise und Rechtecke zu visualisieren. Sie beantworten grundlegende Fragen nach dem Wer, Was und Wie, um Ineffizienzen aufzudecken oder Standards wie ISO 9001 zu erfüllen.

Die Business Process Model and Notation (BPMN) ist hingegen eine spezifische, international standardisierte Sprache, die eine deutlich umfangreichere Symbolik für komplexe technische und geschäftliche Anforderungen bietet. Während einfache Flussdiagramme primär der Prozessübersicht dienen, schlägt BPMN die Brücke zwischen strategischem Vorhaben und technischer Umsetzung, indem sie detaillierte Informationsflüsse und Entscheidungspfade präzise für Analysten und Entwickler abbildet.

BPMN kann diese vier Elementtypen für Geschäftsprozessdiagramme abbilden:

1. Flussobjekte: Ereignisse, Aktivitäten und Gateways
2. Verbindungen zwischen Objekten: Sequenzfluss, Nachrichtenfluss, Assoziation
3. Schwimmbahnen: Pool oder Bahn
4. Artefakte: Datenobjekt, Gruppe und Anmerkung

Nachfolgend werden die einzelnen Elemente und deren Verwendung zur Definition eines Geschäftsprozesses beschrieben:

Ereignisse

Ein Ereignis ist ein Auslöser, der einen Prozess startet, ändert oder abschließt. Ereignistypen sind z. B. Nachricht, Zeitmesser, Fehler, Kompensation, Signal, Abbruch, Eskalation und Link. Ereignisse werden durch Kreise dargestellt. Die darin enthaltenen Symbole geben den Ereignistyp an. Sie werden entsprechend ihrer Wirkung entweder als „throwing“ (werfend) oder „catching“ (fangend) klassifiziert. Mehr zu BPMN Ereignissen finden Sie im folgenden Abschnitt dieses Artikels.

Aktivität

Eine Aktivität ist eine bestimmte Aktivität oder Aufgabe, die von einer Person oder einem System ausgeführt wird. Aktivitäten werden als Rechtecke mit abgerundeten Ecken dargestellt. Sie können mithilfe von Unterprozessen, Schleifen, Kompensationen und Mehrfachinstanzen ausführlicher beschrieben werden.

Gateway

Ein Zugang (Gateway) ist ein Entscheidungspunkt, die den Pfad auf Grundlage von Bedingungen oder Ereignissen anpassen können. Zugänge werden als Rhomben dargestellt. Sie können exklusiv oder inklusiv, parallel oder komplex sein und auf Daten oder Ereignissen basieren.

Sequenzfluss

Ein Sequenzfluss zeigt die Reihenfolge der auszuführenden Tätigkeiten an. Er wird als gerade Linie mit Pfeil dargestellt. Er kann einen bedingten Fluss oder einen Standardfluss anzeigen.

Nachrichtenfluss

Ein Nachrichtenfluss bildet den Fluss der Nachrichten innerhalb von „Pools“ oder über die Grenzen einer Organisation, wie z. B. Abteilungsgrenzen, ab. Er verbindet keine Ereignisse oder Aktivitäten innerhalb eines Pools. Der Nachrichtenfluss wird durch eine gestrichelte Linie mit einem Kreis am Anfang und einem Pfeil am Ende dargestellt.

Assoziation

Assoziationen werden mit einer gepunkteten Linie dargestellt, die ein Artefakt oder einen Text mit einem Ereignis, einer Aktivität oder einem Zugang in Beziehung setzt.

Becken und Schwimmbahn

Ein Pool (Schwimmbecken) stellt die wichtigsten Teilnehmer eines Prozesses dar. Ein anderer Pool kann sich in einem anderen Unternehmen oder einer anderen Abteilung befinden, aber dennoch am Prozess beteiligt sein. Verantwortungsbereiche (Schwimmbahnen oder Swimlanes) innerhalb eines Pools zeigen die Aktivitäten und Flüsse für eine bestimmte Position oder einen bestimmten Teilnehmer an und definieren, wer für welche Teile des Prozesses zuständig ist.

Artefakt

Artefakte sind zusätzliche Informationen, die Entwickler anfügen, um das Diagramm mit den erforderlichen Details auszustatten. Es gibt drei Arten von Artefakten: Datenobjekt, Gruppe und Anmerkung. Ein Datenobjekt zeigt an, welche Daten für eine Aktivität erforderlich sind. Eine Gruppe stellt eine logische Gruppierung bestimmter Tätigkeiten dar, wirkt sich jedoch nicht auf den Diagrammfluss aus. Eine Anmerkung liefert zusätzliche Erläuterungen zu einem Element des Diagramms.

Ereignisse, dargestellt durch Kreise, beschreiben etwas, das im Laufe eines Prozesses geschieht. Es gibt drei Hauptereignisse in der BPMN Modellierung: Startereignisse, Zwischenereignisse und Endereignisse. Diese drei Typen werden auch als „fangende Ereignisse“ (die auf einen Auslöser reagieren) oder „werfende Ereignisse“ (die der Prozess auslöst) definiert. Wenn Sie mit BPMN vertraut sind, können Sie direkt mit dem intuitiven Editor von Lucidchart mit der Erstellung von Diagrammen beginnen.

Startereignisse

Jeder Prozess muss mit einem auslösenden Ereignis, dem so genannten Startereignis, beginnen. Alle Startereignisse erfassen Informationen (z. B. Erhalt einer E-Mail) und Sie können eine Linie hinzufügen, die vom Startereignis ausgeht und den Prozess fortsetzt. Viele Startereignisse enthalten ein Symbol in der Mitte, um den Auslöser des Ereignisses zu definieren. Ein Startereignis, das ein Umschlagsymbol enthält, zeigt beispielsweise an, dass eine Nachricht eingetroffen ist und löst den Start des Prozesses aus.

Sie können ein Startereignis aus der Formenbibliothek BPMN 2.0 in Lucidchart hinzufügen. Wenn Sie Formen auf die Arbeitsfläche ziehen, können Sie auf eine beliebige Form klicken, um deren Eigenschaften im erweiterten Formenmenü oben im Editor zu ändern. 

Diese einfache Form stellt dar, wie ein Prozess mit dem Empfang einer E-Mail beginnt. Nachdem der Benutzer die E-Mail erhalten hat, kann der Rest des BPMN-Diagramms fortgesetzt werden.

Zwischenereignisse

Ein Zwischenereignis ist jedes Ereignis, das zwischen einem Start- und einem Endereignis liegt. Der Kreis für ein Zwischenereignis ist doppelt umrandet, und das Ereignis kann Informationen fangen oder werfen. Verbindungsobjekte geben den Richtungsfluss an und bestimmen, ob das Ereignis fängt oder wirft.

Benutzer von Lucidchart können Ereigniskategorien für Zwischenereignisse finden, indem sie das erweiterte Formenmenü verwenden, das bei Hinzufügen einer neuen BPMN Form zur Arbeitsfläche erscheint.

Die folgende Abbildung zeigt eine Nachricht, die mitten in einem Prozess empfangen wurde. Beachten Sie, dass der Ereigniskreis von einer Doppellinie umgeben ist und dass das Mail-Symbol nicht ausgefüllt ist, was darauf hindeutet, dass es sich um eine fangende Form handelt.

Die folgende Form ähnelt dem vorherigen Beispiel, außer, dass sie eine Nachricht wirft, anstatt eine zu fangen. Einfach ausgedrückt, ist das Senden der Nachricht ein Schritt im Prozess, anstatt der Erhalt der Nachricht.

Endereignisse

Endereignisse werden mit einer einzigen dicken schwarzen Linie versehen. Endereignisse werden immer geworfen, da nach dem letzten Ereignis kein fangender Prozess mehr stattfindet.

Im folgenden BPMN Beispiel ist der Prozess abgeschlossen, wenn eine letzte Meldung ausgegeben wird. Nach der Verarbeitung eines Systems ist es wahrscheinlich, dass Sie jemanden benachrichtigen müssen, daher ist es üblich, eine Nachricht einzubeziehen, die den Fluss beendet.

Auf der Grobebene richtet sich BPMN an die Beteiligten eines Geschäftsprozesses und andere beteiligte Partner, um ihnen mithilfe leicht erfassbarer Abbildungen der einzelnen Schritte ein Verständnis des Prozesses zu vermitteln. Auf der Feinebene richtet sich BPMN an die Personen, die den Prozess verwirklichen sollen, und liefert ihnen die erforderlichen Details für eine präzise Umsetzung. BPMN stellt eine standardisierte gemeinsame Sprache für alle Beteiligten bereit, unabhängig von ihrem fachlichen Hintergrund: Business Analysten, Prozessteilnehmer, Manager und technische Entwickler sowie externe Teams und Berater. Im Idealfall wird mit BPMN die Lücke zwischen Vorhaben und Umsetzung überbrückt, indem die Methode genügend Details und Klarheit bezüglich der Abfolge der geschäftlichen Aktivitäten liefert.

Eine grafische Darstellung kann deutlich einfacher nachvollziehbar als eine verbale Beschreibung sein. Sie ermöglicht eine einfacherer Kommunikation und Zusammenarbeit, um das gewünschte Ziel zu erreichen: einen effizienten Prozess, der hochwertige Ergebnisse liefert. Die Kommunikation wird durch die Erstellung von XML-Dokumenten (Extensible Markup Language) unterstützt, die für die Ausführung verschiedener Prozesse benötigt werden. Ein wichtiger XML-Standard heißt BPEL oder BEPEL4WS – Business Process Execution Language for Web Services.

Wer erstellt Geschäftsprozessmodelle?

Geschäftsprozessmodelle können simple, per Hand gezeichnete Diagramme oder komplexere Grafiken mit ausklappbaren Elementen sein, die detaillierte Informationen zur Implementierung von Prozessen enthalten. Besonders anspruchsvolle Geschäftsprozessmodelle werden sogar von ausgebildeten Analysten erstellt. Die Object Managament Group (OMG) stellt fünf verschiedene Zertifizierungen für BPMN 2.0 aus, die gemeinsam als OCEB 2 bezeichnet werden. Dies steht für „OMG-Certified Expert in BPM 2.0“ (OMG-zertifizierter Experte für BPM 2.0). Es gibt sowohl Zertifizierungen mit Fokus auf unternehmerische wie auch auf technische Aspekte. Laut OMG soll BPMN 2.0 zum neuen Standard für Geschäftsprozessmodelle werden, so wie die Unified Modeling Language (UML) zum Standard für Softwareentwicklung geworden ist.

Wer in BPMN investiert, muss bereit sein, Zeit und Geld aufzuwenden. Allerdings können so Geschäftsprozessmodelle erheblich verbessert und weitaus besser verstanden werden. Version 2.0 baut auf vorherige Versionen auf und bietet eine umfangreichere Palette an standardmäßig verfügbaren Symbolen und Notationen, sodass Nutzer bei der Modellierung bei Bedarf äußerst detailliert vorgehen können.

Ziel des Konzepts des Geschäftsprozessmanagements ist es, einen Zyklus kontinuierlicher Verbesserung zu ermöglichen. Hierzu müssen Prozesse modelliert, implementiert, ausgeführt, überwacht und optimiert werden. Geschäftsprozessmodelle spielen hierbei eine zentrale Rolle.

BPMN Submodelle

Diese Diagramme werden verwendet, um mit einer Reihe verschiedener Zielgruppen zu kommunizieren. Dazu gehören sowohl solche mit als auch solche ohne technisches Hintergrundwissen. Submodelle ermöglichen es Betrachtern jeder Art, die unterschiedlichen Abschnitte des Diagramms zu erkennen und die für sie relevanten Punkte zu identifizieren. Es gibt folgende Arten von Submodellen:

• Private Geschäftsprozesse. Hierbei handelt es sich um unternehmensspezifische interne Prozesse, die nicht über die betreffenden Pools oder Unternehmen hinweg geteilt werden.
• Abstrakte Geschäftsprozesse. Diese finden zwischen einem privaten/internen Prozess und einem anderen Teilnehmer oder Prozess statt. Ein abstrakter Geschäftsprozess stellt die notwendigen Prozessschritte zur Interaktion mit dem privaten Prozess dar. Er zeigt jedoch nicht den privaten/internen Prozess an sich.
• Kollaborative Geschäftsprozesse. Diese zeigen die Interaktionen zwischen zwei oder mehr wirtschaftlichen Entitäten.

Andere Diagrammarten im BPMN Kontext

Im Rahmen von BPMN gibt es folgende weitere Diagrammarten: Konversationsdiagramme, Choreografiediagramme und Kollaborationsdiagramme.

• Choreografiediagramm: Zeigt Interaktionen zwischen zwei oder mehr Teilnehmern. Bei Bedarf können auch Subchoreografien hinzugefügt werden.
• Kollaborationsdiagramm: Zeigt mithilfe mehrerer Pools Interaktionen zwischen zwei oder mehr Prozessen. Pools, Prozesse und Choreografien sind innerhalb eines Kollaborationsdiagramms beliebig kombinierbar.
• Konversationsdiagramm: Generell gesehen handelt es sich hierbei um eine vereinfachte Version eines Kollaborationsdiagramms. Ein solches Diagramm zeigt zusammenhängende Nachrichtenaustauschvorgänge innerhalb eines Geschäftsprozesses. Bei Bedarf können auch Subkonversationen hinzugefügt werden.

1. Legen Sie einen klaren Rahmen für den Prozess fest und geben Sie einen Start- sowie Endpunkt an.
2. Es empfiehlt sich, zunächst den aktuellen Geschäftsprozess zu modellieren, um eventuelle Ineffizienzen hervorzuheben, bevor Sie ein optimiertes Modell mithilfe von BPMN erstellen.
3. BPMN-Diagramme sollten nicht über eine Seite hinausgehen. Allerdings kann diese Seite durchaus etwas größer ausfallen (manche Unternehmen verwenden Prozessmodelle in Postergröße).
4. Sequenzflüsse sollten horizontal ausgerichtet sein. Assoziationen und Datenflüsse werden vertikal eingezeichnet.
5. Sie können verschiedene Versionen Ihrer Diagramme für unterschiedliche Interessenvertreter erstellen, die je nach deren Rolle mehr oder weniger detailliert ausfallen können.
6. BPMN eignet sich nicht zur Modellierung von Unternehmensstrukturen, funktionellen Strukturplänen oder Datenflussmodellen. Obwohl BPMN einige Informationsflüsse innerhalb von Unternehmensprozessen darstellt, handelt es sich dabei nicht um Datenflussdiagramme (DFD).

Mit Lucidchart ist das Erstellen von BPMN-Diagrammen so einfach wie nie zuvor. Einfach ein Konto anlegen, einloggen und mit einem leeren Dokument oder einer unserer praktischen BPMN Vorlagen loslegen. In der BPMN-Formenbibliothek finden Sie eine umfangreiche Sammlung an Formen, die Sie praktisch per Drag-and-Drop auf die Arbeitsfläche ziehen können.

Sie können außerdem Linien anpassen, Text formatieren und Elemente verschieben, bis Ihr Modell genau Ihren Vorstellungen entspricht. Das fertige Diagramm können Sie ganz einfach in unterschiedlichen Formaten herunterladen, exportieren oder teilen. 

4 Grundlegende Schritte zum Erstellen von Geschäftsprozessdiagrammen:

• Prozessbestimmung. Legen Sie klar fest, was abgebildet werden soll und zu welchem Zweck. Achten Sie darauf, dass der Umfang Ihren Zielen entspricht.
• Sammeln von Informationen. Beobachten und analysieren Sie die erforderlichen Schritte. Halten Sie fest, wer wann und wo was tut und wie der Vorgang jeweils abläuft. Gehen Sie so weit ins Detail wie nötig. Gehen Sie anschließend noch tiefer und zerlegen Sie den Prozess in weitere Einzelheiten.
• Gespräche mit Teilnehmern und Stakeholdern. Unterhalten Sie sich im Rahmen der Diagrammerstellung mit den an dem Prozess beteiligten Personen, um ein besseres Verständnis dafür zu erhalten, welche Schritte sie genau ausführen. Dies trägt oft auch dazu bei, Ineffizienzen und mangelnde oder fehlende Kommunikation sowie Verbesserungsmöglichkeiten aufzudecken.
• Zeichnen und Analysieren der Diagramme. Dokumentieren Sie alle gewonnenen Erkenntnisse mithilfe Ihrer Geschäftsprozessdiagramm-Software. Sie verfügen jetzt über eine solide Grundlage für eine fundierte Analyse und Interpretation.

Um ein groß angelegtes Diagrammprojekt durchführen zu können, müssen Sie zunächst die entsprechenden Strukturen zu dessen Unterstützung schaffen. Wie bei jedem Projekt sind dabei folgende Schritte maßgeblich:

• Erstellung einer Projektcharta oder einer Begründungserklärung, in der Sie erläutern, was Sie vorhaben und zu welchem Zweck es dienen soll.
• Einholen der Unterstützung der Unternehmensleitung für das Projekt.
• Zusammenstellung des Teams, das mit der Erledigung der Arbeit betraut werden soll.
• Planung und Durchführung der Diagrammerstellung, wie in den vier oben genannten Schritten angegeben.

Ziel des Konzepts des Geschäftsprozessmanagements ist es, einen Zyklus kontinuierlicher Verbesserung zu ermöglichen. Hierzu müssen Prozesse modelliert, implementiert, ausgeführt, überwacht und optimiert werden.

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