プロジェクト管理に欠かせない WBSとは？

作業分解構造図 (WBS) は、プロジェクトの成果物を定義、管理、計画するために使用されるプロジェクト管理に欠かせないワークフレームです。細かい作業を分解して構造化し、より管理しやすい開発やスケジュール計画の作成を可能にし、プロジェクトをスケジュール通りに管理することができる図として導入されています。 

WBS（Work Breakdown Structure) を導入することにより、プロジェクト管理の過程でプロジェクト内の複雑な作業をより効果的に監督・把握できるようになります。また、WBS に測定可能なタスクを明確に定義することにより、プロジェクトの見積もりと期限の割り当ての精度を高め、プロジェクトの計画とスケジュールを簡素化することもできます。 
 

WBSを導入することにより、プロジェクトのさまざまな要素の割り当てや追跡がスムーズになります。 
効果的に使える WBS には一般に以下のようなメリットがあります。

• 定義されている

  : プロジェクトの参加者や関係者が理解しやすいよう定義されている。

• 見積もりがしやすい

  : プロジェクトの完了に必要な費用と時間を見積もるため、タスクの期間、費用や必要な物が含まれている。

• 管理可能

  : 具体的な担当範囲が個人に明確に割り当てられ、管理しやすい。 

• 測定可能

  : 進捗が正確に測れるよう、開始日と完了日、測定可能なマイルストーンが含まれている。

• 柔軟

  : 締め切りの変更やタスクの追加など、マイナーな変更に対応できる構造である。ただし、スコープの再設定や拡大の回避のために事前に予想される成果物の全体像を示すことが WBS の目的の1つであることも忘れないようにしましょう。

プロジェクト管理ツールとして効果的に使える作業分解構造を作成するには、以下の点に気をつけましょう。

• きめ細かく：

  プロジェクトの成果物をできるだけ掘り下げて分解し、動詞の形でタスクを表します。

• 正確かどうかをよく確認：

  すべての成果物、期限やリソースが適切に記録されていることを確認します。

• 補足的なアクティビティも盛り込む：

  研修やテスト、製品やサービスの開発、実装などのアクティビティも考慮します。文書化やレビューなどの非 IT /手続関連の作業ブレークダウンも含めるようにしましょう。

• 作業パッケージをチェック：

  作業パッケージは他の作業パッケージから完全に独立した形で作成します。図内でタスクが重複しないよう気をつけましょう。 
   

プロジェクト管理で一般に使用される作業分解構造には、プロセス指向の WBS と成果物指向の WBS の2種類があります。このどちらもプロジェクトのスコープ定義に使うことができ、一緒に使用することでプロジェクトの管理プロセスを独自の視点から俯瞰して、貴重な洞察を得ることができます。

プロセス指向の作業分解構造

プロセス指向の WBS は、作業ステップ、作業のフェーズや機能の観点からプロジェクトを定義します。このタイプの WBS は、プロジェクト完了のために個別の部門で行うべきステップに重点を置いたもので、通常、個々の要素を動詞形式で表します。

プロセス指向の WBS を成果物指向の WBS と組み合わせることで、機能の観点から作業を完全に分解でき、より一貫したプロジェクトのスコープを作成できるようになります。また、プロジェクト全体で質の高いプロセスが実装されていることを確認するためにも使用できます。

成果物向け作業分解構造図（WBS）

成果物向けの WBS は、具体的な成果物のコンポーネントの観点からプロジェクトを定義します。成果物は通常、プロジェクト全体の完了に必要な物理的コンポーネントやアイテムを指します。

成果物指向の WBS は、PMがプロジェクトの全体的なスコープを確認し、成果物がそれぞれどう関連しているかを確認するのに特に役立ちます。また、さまざまな管理レベルで作業の概要をつかみやすくなり、費用とリソース見積もりの精度を高めるためにも有用です。

WBSは、ガントチャートと違いあくまでも作業の内容を分解した表のことを示します。ガントチャートとは違い、スケジュール管理や工程管理を確認しやすくない図ですが、ガントチャートを作成する前にWBSを必ず作成することをおすすめしています。　

WBSを作成することによって、事前にプロジェクトに関わる全ての作業内容の理解と洗い出しが実現します。WBSの作成完了後、内容をガントチャートに映し出し、工程管理や進行状況を視覚的に行なっていくことができます。

 

 

作業内容の確認 

: まずは、作業の内容を明確にしていきましょう。要件定義や詳しい作業の内容を一つ一つ細分化していくことがここでの注意点です。

作業の優先度の設定 

: 内容が細分化された後は、プロジェクトに関わる作業の優先度を決めていきましょう。優先度を決めることにより、プロジェクトや工程管理が明確に、効率的に進行させることができます。

作業依存関係を特定

: 完了すべき個別のタスクと、他のタスクを開始するために完了していなければならないタスクを明確にします。潜在的なリスクを割り出し、効率的に時間管理を行うのに役立ちます。

WBSテンプレートを使って構造化

 : LucidchartのWBSツールとテンプレートを活用して、ハッキリとした内容をWBSテンプレート内に記入しましょう。

PMやクライアント、関係者とWBSをシェア 

: WBSが完成した後は、全てのプロジェクト関係者と作成したWBSを共有しましょう。また、WBSの完成後は、ガントチャートを作成し、スケジュール表を元に工程管理を行なっていきましょう。

以下では、WBSの例とテンプレートを紹介しています。クリックして変更し、プロジェクトのニーズに合わせて編集が可能です。また、アドインをダウンロードすれば、作成したWBSをエクセルに埋め込むこともできます。

WBSのテンプレート

このWBS テンプレートでは、製造段階の成果物が具体的な成果物にそれぞれ分解され、プロジェクト完了に必要な内容が明確に示されています。

 

 

作業分解に使えるWBSテンプレート

 

 

タスクを主な作業のカテゴリーに分解し、さらに小さな作業に分解してプロジェクト全体をブレークダウンで表したテンプレートです。

 

 

リスクを表したWBSテンプレート

 

 

プロジェクトのさまざまな領域に関する潜在的なリスクを特定、分類、分解するWBSテンプレートです。