Diagram Illustration

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Aprenda o conceito de organograma. O que é um organograma? Um organograma mostra a estrutura interna de uma organização ou empresa. Os funcionários e as posições são representados por caixas ou outras formas, por vezes fotos, informações de contato, e-mails, links de páginas, ícones e ilustrações. Linhas retas ou em forma de cotovelo ligam os níveis. Isso cria uma representação visual clara da hierarquia e classificação de diferentes pessoas, cargos e departamentos que compõem a organização.

Organogramas também são conhecidos como organogramas, organigamas ou gráficos hierárquicos. Não se deixe enganar: apesar dos nomes diferentes, são todos a mesma coisa.

Histórico

Em 1855, Daniel McCallum, superintendente geral ferroviário (1815-1878), desenhou o que é considerado o primeiro organograma moderno. Era um diagrama ilustrado para a ferrovia de Nova York e Erie. McCallum contou com o desenhista e engenheiro civil George Holt Henshaw (1831-1891) para desenhar o gráfico. McCallum, nascido na Escócia, também foi um major-general da União na Guerra Civil americana. Henshaw, canadense, trabalhou em empresas de distribuição de água e de transporte ferroviário no Canadá, nos Estados Unidos e na Dinamarca.

    

O termo “organograma” levou mais 50 a 60 anos para entrar em uso comum. O engenheiro consultor Willard C. Brinton usou o termo em seu livro “Métodos gráficos para apresentar fatos” (em tradução livre), de 1914. Ele elogiou o valor dos gráficos e defendeu que deveriam ser amplamente usados. Os gráficos eram usados ​​principalmente em ambientes de engenharia até a década de 1920, quando começaram a entrar no mundo dos negócios.

  

Sinônimos menos conhecidos, como “organigrama” e “organograma” passaram as ser usados na década de 1960.

Um diagrama parecido é chamado de organográfico. Embora ainda reflita a estrutura organizacional, é menos linear que um organograma e tem outra finalidade: ilustrar as associações e oportunidades entre departamentos, produtos ou cadeias de fornecimento.

Tipos de organogramas

Qual é o melhor formato de um organograma? Dependendo de suas necessidades e do tipo de empresa, você pode optar por usar um formato de organograma menos tradicional. Existem três tipos principais de organogramas: hierárquico, matriz e plano.

  • Organograma hierárquico: este é o tipo mais comum, e dá origem ao gráfico hierárquico. Uma hierarquia é quando um grupo ou pessoa está na parte superior, enquanto aqueles com menos poder estão abaixo, formando uma pirâmide. Pense em uma monarquia com um rei ou rainha na parte superior, ou uma empresa com o diretor executivo no topo. Em uma hierarquia, os membros normalmente se comunicam com seu superior e com pessoas de cargos inferiores.

  • Organograma matriz: geralmente é usado somente quando indivíduos têm mais de um gerente. Por exemplo, uma empresa pode ter uma equipe de designers gráficos que tem como superior o designer gráfico chefe. Os designers gráficos também trabalham em outros projetos que provavelmente têm como superior outro gerente de projeto. Neste caso, os designers gráficos terão dois gerentes.

  • Organograma plano: este tipo, por vezes conhecido como organograma horizontal, tem pouco ou nenhum nível de gerência intermediária e normalmente contém dois níveis: os principais administradores e os funcionários. Em empresas como esta, os funcionários têm maior responsabilidade e estão diretamente envolvidos na tomada de decisões.

As relações nos gráficos às vezes são chamadas de relações em linha (ou cadeia de comando), e descrevem a relação entre supervisor e subordinado, e relações laterais, mostrando pessoas no mesmo nível. Com relações em linha, você verá linhas sólidas, mostrando as principais linhas de autoridade, ou linhas pontilhadas, mostrando as linhas secundárias de autoridade. Não há regras rígidas para os símbolos e linhas usados nos organogramas, contanto que as relações formais fiquem claras.

Vantagens e desvantagens de cada tipo de organização

Os tipos de empresas refletidos nestes tipos de gráficos têm vantagens e desvantagens. Resumindo:

  • Em uma empresa hierárquica, vertical, de cima para baixo, as linhas de autoridade e de comunicação devem ser claras. Pense em um exército. No mundo dos negócios, pense no diretor executivo e outros executivos de alto nível, e aí vá descendo para os diretores, gerentes seniores, gerentes de nível intermediário, líderes de equipe e membros de equipe. Se a força desta estrutura for a clareza e estabilidade, a fraqueza potencial é a rigidez e a incapacidade de ser flexível quando necessário. As camadas de gestão às vezes podem inchar uma empresa também.

  • Em uma empresa matricial, as relações entre áreas podem ser mais proveitosas e cooperativas. No entanto, ter mais de uma pessoa ou área como superior também pode criar lealdades confusas ou conflitos de interesse para os funcionários.

  • Em uma estrutura plana e horizontal, praticamente inexistem os níveis de gerência – há relações estreitas entre a parte superior e os funcionários. Isso é comum em empresas e organizações menores, mas não é muito prático para as maiores. Os funcionários podem ter um forte senso de trabalho em equipe e autonomia, embora conflitos entre eles possam se agravar devido ao menor número de pessoas trabalhando.

Uso de organogramas

Qual é o melhor uso para um organograma? Não importa qual layout você escolher, organogramas são úteis para estabelecer os relacionamentos na sua empresa e assegurar que todos saibam como comunicar informações essenciais.

Você pode usar organogramas para:

  • Comunicação organizacional e de supervisão, por exemplo, para ajudar funcionários a saber a quem se reportar, ou para auxiliar as pessoas a conhecerem umas às outras em uma empresa. Usar fotos de funcionários ajuda muito a associar rostos e nomes.

  • Reestruturação, alternando papéis em uma equipe para melhor utilizar os talentos de todos.

  • Planejamento de pessoal, por exemplo, revelar maiores detalhes de uma nova iniciativa de contratação.

  • Planejamento de recursos, por exemplo, reorganizar funções dos funcionários para reduzir ineficiências.

  • Genealogia, pois uma árvore genealógica é um tipo de organograma. Você pode incluir fotos, datas de nascimento e morte, assim como links para outras informações de cada pessoa.

Uma visualização melhor com organogramas

Existem poucas regras para os organogramas, portanto, são bem-vindos quaisquer elementos visuais que ajudem na comunicação.

  • Usar fotos pode ajudar as pessoas a se conhecerem e a associar nomes e rostos.
  • Usar diferentes formas e/ou cores ajuda a definir diferentes áreas, grupos de trabalho, níveis de emprego ou outros detalhes úteis.

  • Usar logotipos ou ícones da empresa personaliza o seu gráfico e o deixa com a ‘cara’ da sua empresa.

  • Usar animações em PowerPoint dá vida a uma apresentação ao comentar as diferentes partes do gráfico.

  • Usar formas 3D pode deixar seu gráfico mais atraente, destacando-o.

Limitações dos organogramas

  • Eles podem ficar desatualizados rapidamente, especialmente em empresas com alta rotatividade de funcionários. Gráficos on-line são mais fáceis de atualizar do que impressos, mas podem ficar desatualizados se não houver um cuidado contínuo. Isso pode ser resolvido por meio de documentos editáveis ​​on-line, bem como com a automação, via atualizações no organograma sendo desencadeadas por partidas e chegadas de funcionários.
  • Mostram apenas relações formais, e não as relações informais ou sociais que ajudam a realizar as coisas em uma empresa.

  • Não representam o estilo de gestão. Mostram as linhas de autoridade, mas não como essa autoridade é exercida.

  • Organográficos, os gráficos próximos ao organograma, podem ser mais úteis se o seu propósito for ilustrar ou descobrir outras associações entre as pessoas ou áreas.

Como planejar e desenhar um organograma básico

  1. Defina sua meta e seu escopo. Por exemplo, você pretende que seu gráfico seja um recurso para saber “quem é quem”? Pode ser interessante inserir fotos e informações de contato, incluindo links de e-mail. Você está criando um organograma para toda a sua empresa, ou somente para uma área ou grupo de trabalho. Poderia ser mais de um gráfico? Pense no que for mais útil para atingir suas metas.
  2. Reúna as informações. Você pode encontrar uma lista de funcionários na qual basear seu gráfico, ou um organograma desatualizado que ainda pode servir como um bom ponto de partida. Lembre-se de reunir informações de contato, fotos e tudo o que pretende usar. Pode ser necessário acessar outros recursos para esclarecer as linhas de autoridade para o seu gráfico.

  3. Determine qual plataforma você pretende usar para criar seu organograma, e como pretende exibi-lo. O Lucidchart oferece uma plataforma prática e sólida para criar e exibir gráficos on-line. (Veja mais sobre o Lucidchart abaixo).

  4. Planeje para atualizar constantemente o organograma. Lembre-se, as coisas mudam rapidamente em muitas organizações, de modo que você precisará manter o(s) gráficos(s) atualizado(s) de forma eficiente. É muito mais fácil realizar isso com uma plataforma colaborativa on-line, como o Lucidchart.

Mais dicas para organogramas

  • Tente dividir seu organograma em partes gerenciáveis. Desta forma, todas as informações permanecem consistentes e englobam o mais alto nível da organização. Você pode dividir seu gráfico em diferentes seções com as seguintes categorias: área, equipe, unidade, projeto, localização.
  • Você pode concluir seu gráfico com detalhes de pessoas ou áreas. Incluir informações de contato, localização e outras notas pode deixar a empresa mais eficiente e eliminar a confusão sobre quem faz o quê.

  • Você pode usar cores ou formas para definir certos grupos ou níveis de empregado.

Como criar organogramas no Lucidchart

O Lucidchart permite criar organogramas de forma fácil, oferecendo um ótimo posicionamento de caixas, linhas, rótulos, cores, fotos e outros elementos visuais. Como toda a edição é feita na nuvem, é fácil colaborar com colegas. Você pode compartilhar seu diagrama digitalmente ou por impressão. 

Quer criar organogramas que destacam a cultura da sua empresa? Escolha um layout mais adequado para sua estrutura, atualize um design com as cores de sua empresa e adicione fotos de funcionários para cada cargo. Você também pode adicionar links e vídeos ao seu documento para dar aquele toque especial. Clique nos templates de organogramas e personalize-os do seu jeito. Se desejar que o Lucidchart faça para você, crie um organograma automaticamente ao fazer upload de um arquivo CSV.  

Para uma experiência realmente dinâmica, o Lucidchart permite compartilhar e incorporar organogramas em seu próprio site. Quando você compartilha um gráfico com os outros, você também pode definir permissões para que as pessoas possam comentar o documento ou colaborar com você em tempo real. Basta clicar em Compartilhar > Incorporar para gerar um código para o seu site. Se você atualizar o seu organograma no editor do Lucidchart, o gráfico incorporado também será atualizado. Viu como é fácil atualizar?