Im Bereich des Projektmanagements geht es beim Abschluss eines Projekts nicht nur um das Erreichen von Leistungen. Auch wenn der Prozess mühsam oder übermäßig aufwändig erscheinen mag, stellt eine formelle Abschlussphase sicher, dass alle offenen Fragen geklärt sind, die Dokumentation unterzeichnet und genehmigt ist, die Auftragnehmer bezahlt sind und alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind.

Die Abschlussphase bietet Ihnen auch die Gelegenheit, den Erfolg (oder Misserfolg) des Projekts zu überprüfen und zu bewerten, was entscheidend für die Planung und Durchführung erfolgreicher Projekte in der Zukunft ist. 

So navigieren Sie den Projektabschluss im Projektmanagement.

Was bedeutet Projektabschluss?

Der Projektlebenszyklus besteht aus fünf Gruppen:  

• Initiierungsprozessgruppe
• Planungsprozessgruppe
• Ausführungsprozessgruppe
• Überwachungs- und Steuerungsprozessgruppe
• Abschlussprozessgruppe

Die Abschlussphase des Projektmanagements ist die letzte Phase des Projektlebenszyklus. Dies ist die Phase, in der alle Ergebnisse finalisiert und offiziell übergeben werden und die gesamte Dokumentation unterzeichnet, genehmigt und archiviert wird.

Der Projektabschluss stellt sicher, dass: 

• Alle Arbeiten gemäß dem Projektplan und -umfang abgeschlossen wurden.
• Alle Projektmanagementprozesse ausgeführt wurden.
• Sie die endgültige Freigabe und Genehmigung von allen Parteien erhalten haben.

Der Projektmanagement-Abschlussprozess bietet dem Team auch die Möglichkeit, die Leistung des Projekts zu überprüfen und zu bewerten, um den Erfolg zukünftiger Projekte sicherzustellen. 

Die Bedeutung des Abschlusses eines Projekts

Auf den ersten Blick mag es so erscheinen, als ob der Abschluss der ersten vier Phasen des Projektlebenszyklus alles wäre, was Sie tun müssten, um Ihr Projekt abzuschließen und es als erfolgreich zu bezeichnen. 

Ohne einen formellen Abschlussprozess riskieren Sie jedoch, dass entscheidende Details durch das Raster fallen, was zu Verwirrung, einem endlosen Projekt, unzufriedenen Kunden und sogar Haftungsproblemen führen kann. 

Der Projektabschluss hilft, Folgendes zu vermeiden: 

• Fehler bei zukünftigen Projekten und Zielen zu wiederholen
• Endprodukte oder Liefergegenstände ohne dedizierte Unterstützung und Ressourcen zu haben
• Das Team oder die Personen, die die Lösung nach der endgültigen Lieferung übernehmen und sich darum kümmern werden, nicht zu identifizieren
• Haftungsprobleme zu schaffen, die sich aus unvollständigen Zahlungen, Verträgen oder Liefergegenständen ergeben

Das Befolgen eines klaren Projektabschlussplans hilft Ihnen, Ihre Lösung ordnungsgemäß an den Kunden oder Endbenutzer zu übergeben. Dieser Prozess stellt sicher, dass die endgültigen Stakeholder über die Informationen, Ressourcen und Schulungen verfügen, um das Endprodukt erfolgreich zu verwalten und zu nutzen.

Der Projektabschlussprozess stellt sicher, dass das Projekt formell abgeschlossen ist und nicht mehr als Projekt betrachtet wird, sodass Sie die Verantwortung an das richtige Team übergeben können, das für die Verwaltung und Pflege der Projektergebnisse zuständig ist. 

Indem Sie ein Projekt offiziell abschließen, minimieren Sie Risiken, erhöhen die Kundenzufriedenheit und stellen sicher, dass alle Beteiligten auf einem Stand sind. Mit anderen Worten: Der Projektabschluss ist ein Prozess, den Sie sich nicht leisten können, auszulassen.  

7 Schritte zum Abschluss eines Projekts

Die Abschlussphase des Projektmanagements umfasst mehrere Schritte. Arbeiten Sie die folgende Checkliste ab, um sicherzustellen, dass Ihr Projekt erfolgreich abgeschlossen wird. 

1. Übertragen Sie alle Projektergebnisse formell

Der erste Schritt zum Abschluss Ihres Projekts besteht darin, die Projektergebnisse zu finalisieren und an den Kunden zu übergeben. Gehen Sie Ihren Projektplan durch, um alle Projektergebnisse zu identifizieren und sicherzustellen, dass sie vollständig abgeschlossen und übergeben wurden. 

2. Bestätigen Sie den Projektabschluss

Vergewissern Sie sich anschließend, dass das Projekt abgeschlossen ist. Es reicht nicht aus, ein Projekt selbst für abgeschlossen zu erklären. Jede beteiligte Person muss sich auf den Abschluss des Projekts einigen, bevor Sie es formell abschließen und weitermachen können. 

Wenn Sie diesen Schritt überspringen, könnten Sie weiterhin Änderungsanforderungen vom Kunden erhalten (und Ihnen könnten Kosten entstehen).  

Um den Abschluss des Projekts zu bestätigen, holen Sie die Genehmigungen für die Projektergebnisse ein (d. h. alle Stakeholder müssen zustimmen, dass Sie alle Teile des Projektplans erfüllt haben) und zwar mit offiziellen Unterschriften der Projektbeteiligten. 

Stellen Sie sicher, dass Sie diesen Schritt dokumentieren, damit Sie den Nachweis haben, dass der Projektabschluss formell abgezeichnet wurde. 

3. Überprüfen Sie alle Verträge und Dokumentationen

Sobald Sie die Projektübergabe abgeschlossen und die Genehmigungen der Kunden erhalten haben, können Sie mit dem Abschluss Ihrer Verträge beginnen. 

Überprüfen Sie die gesamte Projektdokumentation, um sicherzustellen, dass alle Parteien für die geleistete Arbeit bezahlt wurden und keine Rechnungen offen sind. 

4. Geben Sie die Ressourcen frei

Geben Sie die Ressourcen formell aus dem Projekt frei, einschließlich Lieferanten, Auftragnehmern, Teammitgliedern und anderen Partnern. Benachrichtigen Sie sie über das Ende des Projekts, bestätigen Sie alle Abschlusszahlungen oder Verpflichtungen und geben Sie sie offiziell frei, damit sie an anderen Projekten arbeiten können. 

5. Führen Sie eine Nachbesprechung durch

Eine Nachbesprechung oder Projektüberprüfung ist einer der wertvollsten Schritte des Projektabschluss. Dies ist der Zeitpunkt, um die Erfolge, Misserfolge und Herausforderungen des Projekts zu überprüfen und Verbesserungsmöglichkeiten für die Zukunft zu identifizieren. 

Führen Sie zu Beginn Ihrer Post-Mortem-Analyse eine Leistungsbewertung des Projekts durch. Anders gesagt, berechnen Sie die Projektleistung hinsichtlich Kosten, Zeitplan und Qualität. 

Stellen Sie folgende Fragen: 

• Haben Sie das Budget eingehalten? 
• Haben die beteiligten Teammitglieder ihre Zeit effizient genutzt?
• Gab es Probleme mit der Qualität oder Kompromisse auf dem Weg? 
• Wie gut entsprach das Projekt den Bedürfnissen des Kunden?

Führen Sie als Nächstes eine Umfrage durch oder halten Sie ein Meeting mit dem Projektmanagementteam ab, um Feedback zum Projektverlauf zu erhalten. Diese individuellen Antworten helfen dabei, ein umfassenderes Bild der Leistung des Projekts zu zeichnen. (Wenn Sie die Scrum-Methodik befolgen, sollte Ihr Team eine Sprint Retrospektive durchführen, um diese Informationen zu sammeln.)

Lassen Sie Ihr Team die folgenden Fragen in Betracht ziehen: 

• Was ist gut gelaufen?
• Was waren die Herausforderungen oder Misserfolge?
• Wie gut hat das Team kommuniziert?
• Hat ihr Team die geplanten Prozesse bzw. den Plan befolgt?
• War der Kunde mit den Ergebnissen zufrieden?
• Was würden Sie für zukünftige Projekte ändern oder verbessern?

Mit der Projektleistung und dem Feedback im Hinterkopf können Sie dann die gewonnenen Erkenntnisse und Chancen für die Zukunft identifizieren. 

Pro-Tipp: Grafiken können Ihnen helfen, die Teamleistung sowie eventuelle Hindernisse besser zu analysieren, sodass Sie Projekte in Zukunft besser und schneller ausführen können. 

Denken Sie daran, dass das Ziel einer Post-Mortem-Analyse nicht darin besteht, Schuld für Fehler zuzuweisen. Stattdessen ist es eine Lerngelegenheit für alle, um sich bei zukünftigen Projekten zu verbessern. Dokumentieren Sie Ihre Projektüberprüfung mit der Leistungsmessung, dem Feedback und dem Verbesserungsplan. 

6. Archivieren Sie die Dokumentation

Sobald Sie die Nachbesprechung Ihres Projekts abgeschlossen haben, können Sie alle Dokumentationen (Verträge, Projektpläne, Umfang, Kosten, Zeitplan usw.) finalisieren und im Unternehmensarchiv indexieren, sodass man später darauf zurückgreifen kann. 

Stellen Sie sicher, dass Sie klare Notizen zur Leistung des Projekts und zu Verbesserungsmöglichkeiten führen, damit Sie diese in Zukunft bei ähnlichen Projekten leicht nachschlagen und umsetzen können. Die Dokumentation ist nicht nur als Ressource für zukünftige Referenzen wichtig, sondern bietet auch eine klare Dokumentation der Prozesse, Entscheidungen und Maßnahmen, die während des Projekts getroffen wurden, was von der Rechtsabteilung, der Personalabteilung oder der zukünftigen Führungsebene verlangt werden kann.

7. Feiern

Schließlich darf man das Feiern nicht vergessen! Das Ende eines Projekts ist eine große Leistung und stellt den Höhepunkt vieler Stunden harter Arbeit und Engagement eines Teams von Mitwirkenden dar. 

Eine Abschlussfeier für ein Projekt ist eine hervorragende Möglichkeit, die harte Arbeit Ihres Teams anzuerkennen und die Moral zu stärken. Ein zufriedenes Team ist zudem eher bereit, auch in Zukunft mit Ihnen zusammenzuarbeiten, sodass Sie auf Ihren bisherigen Erfolgen aufbauen und in Zukunft eine noch effektivere Einheit bilden können. 

Sobald die Unterlagen eingereicht sind und die Überprüfungen abgeschlossen sind, lehnen Sie sich zurück und nehmen Sie sich Zeit, um den erfolgreichen Abschluss gemeinsam zu feiern – Sie haben es sich verdient!