Prozess zur Verwaltung des Projektumfangs
Der Zweck eines Leistungsumfang-Mangement-Process oder auch Scope-Management-Prozesses genannt, besteht darin, einen Scope-Management-Plan zu erstellen, der dafür sorgt, dass Ihr Projekt pünktlich und auf Kurs bleibt. Dieser Prozess ist eine Prozessgruppe in unserem Project Management Body of Knowledge (PMBOK)-Leitfaden, dessen Lektüre wir für zusätzlichen Kontext empfehlen.
1. Planen Sie das Scope Management
In dieser Phase erstellen Sie einen Scope Management Plan, um zu bestimmen, wie Sie den Umfang des Projekts definieren, verwalten, validieren und kontrollieren. In diesem Teil des Prozesses müssen Sie Input von Stakeholdern einholen und die Projektcharta/den Projektplan überprüfen.
2. Sammeln Sie Anforderungen
Laut PMI „verfehlen 47 % der erfolglosen Projekte ihre Ziele aufgrund eines schlechten Anforderungsmanagements.“ Bevor Sie mit der Definition des Projekts beginnen können, müssen Sie die genauen Anforderungen für das Projekt kennen, um die Kosten genau vorherzusagen und sicherzustellen, dass die Ergebnisse den Erwartungen Ihrer Stakeholder entsprechen.
Erwägen Sie die Erstellung einer Projektcharta, eines Geschäftsfalls oder einer anderen Dokumentation, um die erforderlichen Informationen zu sammeln. Basierend auf dem PMBOK-Leitfaden können die Anforderungen Folgendes umfassen:
- Geschäftsanforderungen: Erläuterung, warum das Projekt durchgeführt werden sollte und wie das Projekt mit den strategischen Zielen des Unternehmens übereinstimmt
- Anforderungen der Stakeholder: Anforderungen, die nach der Identifizierung und Einbindung der Stakeholder ermittelt werden
- Lösungsanforderungen: Merkmale, Funktionen und Merkmale des Produkts, die erforderlich sind, um die Anforderungen des Unternehmens und der Stakeholder zu erfüllen
- Übergangsanforderungen: Alle Maßnahmen, die zur Umsetzung oder zum Übergang vom Ist-Zustand in den zukünftigen Zustand erforderlich sind
- Projektanforderungen: Ereignisse, Prozesse sowie Zeit- und Budgetbeschränkungen
- Qualitätsanforderungen: Kriterien und Bedingungen zur Validierung, dass das Projekt erfolgreich abgeschlossen wurde (d. h. Erfolgsfaktoren)
Ohne die genauen Erwartungen und Ziele des Projekts zu kennen, kann man nicht sagen, ob das Projekt erfolgreich ist oder nicht.
3. Definieren Sie den Leistungsumfang
Sogar die scheinbar unkompliziertesten Projekte können Opfer eines Scope Creep werden (das Aufblähen der ursprünglichen Ziele eines Projekts).
Möglicherweise wurde Ihnen zunächst die Aufgabe übertragen, eine Landingpage für ein Whitepaper zu erstellen, die ein einfaches Formular enthält, aber nach Beginn des Projekts ändern die Projektbeteiligten die Parameter des Projekts so, dass sie ein vollständig animiertes eingebettetes Video, ein interaktives Quiz usw. enthalten ein Kundenservice-Bot. Plötzlich dauerte die Fertigstellung von etwas, das eigentlich nur eine Woche hätte dauern sollen, weit über sechs Monate, weil dem Projekt immer wieder Dinge hinzugefügt wurden.
Scope Creep kommt häufig vor, aber Sie können es mit einer Projektumfangserklärung vermeiden. Diese detaillierte Dokumentation enthält eine Liste dessen, was in den Geltungsbereich fällt und was außerhalb des Umfangs, sodass Sie, wenn jemand Sie bittet, etwas zum Projekt hinzuzufügen, diese Person höflich (aber bestimmt) auf den Änderungskontrollprozess hinweisen können.
Eine Erklärung zum Projektumfang sollte Folgendes enthalten:
- Bedarf für das Projekt
- Gewünschten Erfolge
- Leistungen
- Akzeptanzkriterien für Projektergebnisse
- Ausschlüsse
- Einschränkungen, einschließlich Zeitrahmen und Kosten
- Verfahren zur Bewältigung von Unsicherheiten
Erstellen Sie eine Vorlage für eine Projektumfangserklärung, damit Ihr Team diesen Prozess für jedes anstehende Projekt konsequent verfolgen kann.
Berücksichtigen Sie diese Tools, wenn Sie realistische Zeitrahmen für das Projekt festlegen und kommunizieren. Diese eignen sich auch hervorragend, um sie den Aktionären zu zeigen, damit sie sich zu Zeitplänen und Fristen äußern können.
PERT steht für Program Evaluation and Review Technique. Es liefert Variablen die Zeit, die zum Abschließen jeder Aktivität in Ihrem Projektumfang erforderlich ist, was Ihnen hilft, für den schlimmsten Fall zu planen und das Projekt trotzdem pünktlich abzuschließen.
