Projektmanagement und Change Management werden häufig miteinander verwechselt. Obwohl es bei beiden um das Management von Menschen und Prozessen geht (und sie oft zusammen eingesetzt werden, um Unternehmensziele zu erreichen), handelt es sich um unterschiedliche Disziplinen.

Für den Erfolg Ihres Unternehmens ist es wichtig zu verstehen, worin die Unterschiede zwischen Change Management und Projektmanagement liegen und wie beide Methoden beim Management von Projekten und den daraus entstehenden Veränderungen zusammenarbeiten können (und sollten).

Was ist Projektmanagement?

Der Begriff „Projektmanagement“ kann gleichzeitig selbsterklärend und ungenau sein. Obwohl die meisten Menschen Projektmanagement intuitiv verstehen, ist es hilfreich, sich auf die offizielle Definition zu beziehen.

Der PMBOK Guide beschreibt Projektmanagement als die Anwendung von Wissen, Fähigkeiten, Hilfsmitteln und Techniken zur Erfüllung von Projektanforderungen. Mit anderen Worten: Beim Projektmanagement geht es um den Prozess, der erforderlich ist, um ein Team oder ein Produkt von Punkt A nach Punkt B zu bringen. Lesen Sie dazu auch unseren Blog Beitrag wie man mit PMBOK das Projektmanagement verbessern kann. 

Dazu verwalten die Projektleitung und ihre Teams Prozesse innerhalb von fünf Hauptprojektphasen:

• Start
• Planung
• Ausführung
• Überwachung und Steuerung
• Abschluss

Diese Phasen helfen der Projektleitung, die oftmals überwältigende Anzahl von Aufgaben und Anforderungen eines Projekts zu organisieren und dieses strategisch voranzutreiben.

Was ist Change Management?

Während sich das Projektmanagement auf die zum Abschluss eines Projekts erforderlichen Prozesse und Aktivitäten konzentriert (z. B. eine neue Softwareanwendung), liegt der Fokus des Change-Managements, auch Veränderungsmanagement genannt, auf den von diesen Projekten (oder von anderen Änderungen innerhalb des Unternehmens) betroffenen Personen.

Da Projekte erhebliche und dauerhafte Auswirkungen auf Unternehmen und Stakeholder haben können, ist die Arbeit von Projekt- und Change-Management oft eng miteinander verzahnt, um den langfristigen Erfolg eines Projekts zu gewährleisten.

Warum brauchen wir also Change Management?

Projektmanagementteams konzentrieren sich hauptsächlich auf die Erfüllung der strategischen Ziele eines Projekts. Ein Team setzt sich häufig aus Stakeholdern aus verschiedenen Abteilungen und mit unterschiedlichem Hintergrund zusammen. Allerdings sind die Stakeholder im Team nicht immer in der Lage, die Auswirkungen des Projekts auf die Stakeholder außerhalb dieses „inneren Kreises“ zu berücksichtigen.

Diese Ungewissheit kann zu Besorgnis, Verwirrung und Widerstand bei den Menschen vor Ort führen – diese verstehen möglicherweise nicht ganz, warum die Veränderungen notwendig sind oder wie sie die neuen Prozesse übernehmen und sich an diese anpassen sollen. Ohne Unterstützung des restlichen Unternehmens können die Erfolge eines Projekts ausbleiben.

Die Lösung für dieses Problem lautet Change Management.

Change Manager unterstützen die von einem Projekt betroffenen Personen bei der Gestaltung eines reibungslosen Übergangs. Sie erreichen dieses Ziel mithilfe von drei Prozessphasen:

• Planung von Änderungen
• Management der Änderungen
• Festigung der Änderungen

In vielerlei Hinsicht feuern die Change Manager Projekte an. Sie müssen die Kommunikation und Botschaft rund um das Projekt entwerfen und übermitteln und den Grund für die Veränderungen den Mitarbeitenden und anderen Stakeholdern mitteilen. Darüber hinaus arbeiten sie mit den Stakeholdern zusammen, um diesen zu verdeutlichen, wie sich diese Veränderungen auf die verschiedenen Abteilungen und Funktionen auswirken können und Projekte effektiv und effizient vorangebracht werden.

Change Management vs. Projektmanagement

Selbst mit einer ausführlicheren Beschreibung ist es unter Umständen gar nicht so einfach, die spezifischen Unterschiede zwischen diesen beiden Disziplinen zu erkennen.

Wir haben einen kurzen Vergleich aufgestellt.

Change-Management:

• Verfügt über keine Standardrichtlinien
• Umfasst weniger formelle Prozesse
• Verfügt über keine konkrete Timeline
• Stellt die Menschen in den Mittelpunkt
• Beschäftigt sich mit den Auswirkungen von Veränderungen aus organisatorischen oder projektbezogenen Entwicklungen

Projektmanagement:

• Verfügt über gut dokumentierte Leitlinien und Standards
• Folgt einer bestimmten Timeline
• Stellt technische Prozesse und Systeme in den Mittelpunkt
• Verwaltet die Aktivitäten eines Projekts, um bestimmte Ziele zu erreichen und bestimmte Anforderungen zu erfüllen

Change-Management ergänzt den Projektmanagementprozess, indem es sich auf die menschliche Seite konzentriert. Lesen Sie auch mehr über Change Management Modelle in diesem Blog Post. 

So integrieren Sie beide Disziplinen in Ihre Teams und Prozesse

Da sich jede Disziplin auf verschiedene Aspekte eines Projekts (und letztendlich auf dessen Erfolg) konzentriert, sollten das Projektmanagement und das Change Management im Zusammenspiel arbeiten, um die gewünschten Projektergebnisse und den allgemeinen Unternehmenserfolg sicherzustellen.

Vorteile eines integrierten Ansatzes

Gesteigerte Effizienz: Fehlende Zusammenarbeit kann zu Redundanzen, Missverständnissen und Ineffizienz führen. All diese Faktoren führen zu einer unübersichtlichen Umsetzung und unzureichenden Ergebnissen. Wenn Change- und Projektmanagementprozesse und -teams integriert sind und zusammenarbeiten, können sie ein Projekt (und dessen Auswirkungen) ganzheitlich und strategisch verwalten.

Bessere Koordination: Durch die Integration von Projektmanagement und Change Management in ein Projekt können die Teams ihre Prozesse in der effektivsten und logischsten Reihenfolge ausrichten. Mit anderen Worten: Die Abstimmung der technischen und menschlichen Aktivitäten hilft den Teams, die richtigen Maßnahmen zum richtigen Zeitpunkt zu ergreifen.

Risikominderung: Wenn beide Teams isoliert arbeiten (oder wenn das Change Management erst am Ende eines Projekts angewandt wird), übersehen sie möglicherweise wichtige Risiken und Möglichkeiten zur Bewältigung oder Minderung dieser Risiken.

So können Change Manager beispielsweise Bereiche identifizieren, in denen sie mit bedeutenderen Vorbehalten seitens der Stakeholder rechnen. Wenn beide Prozesse integriert sind, können Manager Meilensteine und Bereitstellung effektiver planen.

Kommunikation: Auf ähnliche Weise verbessert ein integriertes Change Management und Projektmanagement und die Kommunikation und steigert den Wissensstand innerhalb des Projekts. Change Manager können sicherstellen, dass die Projektmanagementteams verstehen, wie Menschen auf die Veränderungen reagieren. Die Projektleitung kann dieses Feedback anschließend nutzen, um ihre Strategien anzupassen und die Ergebnisse zu verbessern.

Tipps für die Integration von Change Management und Projektmanagement

Es gibt verschiedene Möglichkeiten zur Einbindung des Change Management in Ihre Projektmanagementabläufe. Unabhängig von Ihrem Ansatz sollten Sie die folgenden Tipps für mehr Erfolg beachten.

Ihre Ziele und gewünschten Ergebnisse abstimmen

Change Management und Projektmanagement bestehen aus komplementären Prozessen mit demselben grundlegenden Ziel: die langfristige Gewährleistung des Erfolges eines Projekts (und dessen Auswirkungen).

Dieses gemeinsame Ziel kann jedoch manchmal in Vergessenheit geraten, wenn beide Seiten Schwierigkeiten haben, zueinander zu finden. Das Change Management gibt es noch nicht so lange und es folgt einem anderen Muster – deshalb kann es leicht passieren, dass sich die beiden Gruppen nicht miteinander verbunden fühlen.

Um eine Wettbewerbsmentalität zu vermeiden, ist es wichtig, dass beide Teams zusammenarbeiten und ihre Ziele klar definieren und koordinieren. Überlegen Sie: Was genau wollen Sie erreichen? Was sind die gewünschten Ergebnisse?

Wenn Sie diese Fragen beantworten, können Sie anschließend einen strategischen und doppelten Ansatz für das Projektmanagement und dessen Auswirkungen planen.

Strukturierte Prozesse für das Change Management einrichten

Wir haben oben erwähnt, dass die Disziplin des Change Management keine strengen Richtlinien oder Standardprozesse einhält. Für eine erfolgreiche Integration des Change Managements eignet sich ein strukturierter Ansatz jedoch am besten.

Kommunizieren Sie mit der Projektleitung, um eine praktische Methodik und einen praktischen Prozess festzulegen. Je konsequenter und strukturierter, desto besser. Indem Sie einem definierten Prozess mit klaren Zielen und Meilensteinen folgen, können Sie diesen Prozess leichter mit der Timeline des Projektmanagements in Einklang bringen und eine strategischere Anwendung von Aktivitäten gewährleisten.

Rollen und Verantwortlichkeiten klar definieren

Schließlich ist es wichtig, sich mit beiden Teams zusammenzusetzen und die Einteilung der Verantwortungen zu klären. Die Entwicklung und Implementierung von Projekten dauert oft Monate. Stellen Sie sicher, dass Sie wissen, wer während des gesamten Prozesses für die einzelnen Aktivitäten oder Ergebnisse verantwortlich ist. Auf diese Weise geht nichts in der Masse unter und jeder weiß, was er wann zu tun hat.

Indem Sie Verantwortlichkeiten klar definieren, können Sie nicht nur die Effizienz Ihrer Teams verbessern, sondern auch Verzögerungen durch Missverständnisse und Konflikte verhindern.

Verwalten Sie Projekte und Änderungen in Lucidchart

Das Management von Veränderungen während eines Projekts ist keine leichte Aufgabe. Glücklicherweise kann Lucidchart Sie hierbei unterstützen. Lucidchart unterstützt die Projekt- und Changeleitung bei der Dokumentation und Verfolgung ihrer Prozesse von Anfang bis Ende mithilfe von visuellen Darstellungen.

Mit einer Bibliothek aus vorkonfigurierten Formen, Datenverknüpfungen und abhängigen Formatierungen sowie Updates in Echtzeit kann Lucidchart Sie bei der einfachen Integration Ihrer Projektmanagement- und Change-Management-Prozesse unterstützen. Nutzen Sie Lucidchart, um auf einen Blick Einblicke in die Prozesse der einzelnen Teams zu erhalten, Überschneidungsbereiche zu erkennen und Aufgaben visuell in einem einheitlichen Prozessmodell darzustellen.

Zudem können Sie sowohl Ihre Ist- als auch Ihre Soll-Prozesse in einem Diagramm darstellen. So können alle unternehmensinternen Stakeholder die Änderungen sowie ihre individuellen und kollektiven Auswirkungen besser verstehen.

Veränderungen sind nie einfach. Mit den richtigen Tools und dem richtigen Ansatz können Sie jedoch Erfolge daraus ziehen. Registrieren Sie sich noch heute bei Lucidchart!