La idea es ayudar a los integrantes del equipo, a la administración y a las partes interesadas a entender con más claridad el flujo de los procesos, quién hace qué, cómo y cuándo. Además, los mapas de procesos te ayudan a mejorar los procesos actuales y desarrollar otros nuevos. Asimismo, son útiles para capacitar a los empleados, asignar tareas, mantener el cumplimiento normativo, etc.
Los mapas de procesos son útiles cuando tu empresa decide que es necesario hacer cambios. Si están actualizados, ofrecen a las partes interesadas y a los integrantes del equipo una visión general de cómo se hacen las cosas en tu organización. Esto alienta a todos a pensar a través de flujos de trabajo y ver cómo todo encaja. Considerar los procesos actuales objetivamente y obtener aporte de múltiples partes interesadas te ayuda a ver dónde pueden hacerse mejoras a fin de trabajar con más eficacia y lanzar los productos al mercado más rápido.
¿Cuáles son los beneficios de visualizar los procesos?
La visualización de los procesos es importante porque da la oportunidad de aprenderlos, analizarlos, mejorarlos y normalizarlos. Otros beneficios que podemos mencionar:
- Une a todos los participantes: la creación de un mapa de procesos no es tarea para una sola persona. Reunir a todos los participantes te ayuda a ver las cosas desde diferentes perspectivas, lo cual te da un mejor entendimiento de cómo se hacen las cosas en tu empresa. Asimismo, facilita que todos aprecien el panorama general y vean la manera en que su trabajo encaja en el proceso general y afecta a los demás involucrados. También, sube la moral de los empleados al ayudar a los integrantes del equipo a sentir que sus contribuciones son significativas.
- Comunica percepciones de manera eficaz: ver el panorama completo te da una mejor idea de cómo se conjuga todo. Esto brinda a los integrantes del equipo una idea de cómo se hacen las cosas en la empresa, lo cual les ayuda a tomar mejores decisiones y buscar formas de mejorar procesos y procedimientos.
- Simplifica las complejidades: dado que un mapa de procesos te da una vista general de las cosas, facilita la comprensión de procesos complicados. Asimismo, te ayuda a identificar y lidiar con áreas problemáticas.
- Documenta las prácticas recomendadas: el proceso de crear visualizaciones te ayuda a refinar y optimizar procesos, y facilita la divulgación de la información en toda la empresa. Esto es especialmente útil para los nuevos integrantes de tu equipo que intentan comprender sus funciones y cómo encajan ellos en el proceso.
- Mejor organización y eficiencia: la visualización de procesos ayuda a tu empresa a ser más eficiente y organizada a medida que optimizas los procesos y defines las mejores prácticas.
¿Cómo puedes mejorar la visualización?
Cada mapa de procesos será diferente y se centrará en diferentes aspectos. Su creación puede tomar un poco de tiempo y reflexión, pero tampoco debes exagerar o hacerlo más complicado de lo necesario. La meta es generar un documento fácil de leer y comprender para el público objetivo. A continuación, presentamos algunos consejos para ayudarte a empezar.
Identifica los puntos de inicio y finalización
Hacerlo te servirá para saber dónde comienza y dónde termina un proceso antes de que empieces a identificar los pasos específicos del mismo. Asimismo, te facilitará establecer limites y encontrar la ruta más rápida y eficiente de principio a fin. Conocer los puntos de inicio y finalización te ayuda a identificar lo que realmente es importante.
Entre más simples, mejor
Mantén la simplicidad en tus mapas de procesos a fin de que todos en tu organización puedan interpretarlos con facilidad. Los elementos visuales demasiado complicados son difíciles de interpretar y comprender, y es probable que quienes los necesitan no los utilicen.
Elimina la información innecesaria y redundante
Omite toda información innecesaria o redundante, colores excesivos, terminología rebuscada o cualquier cosa que desvíe la atención de la información importante. Ahora bien, debes saber que la visualización de tus procesos nunca será perfecta, pero sí puedes procurar el nivel de detalle necesario para hacer que estos sean comprensibles.
Usa colores
Si bien no debes usar demasiado color, sí debes usar un poco. Aunque un mapa en blanco y negro es mejor que solo texto, luce estático y no atrae la atención tanto como lo hacen los colores. Puedes usar colores para representar símbolos, pasos o datos específicos. Además, los colores te ayudan a categorizar, organizar y destacar información importante. El uso congruente de los colores facilita la comprensión de la información que se te presenta de un solo vistazo.
Utiliza figuras y símbolos
Existen figuras y símbolos estándar que deben usarse para crear tipos específicos de mapas y diagramas. Sé congruente al utilizar dichas figuras y símbolos para que no confundas a tu público. Por ejemplo, entre las figuras más simples podemos incluir:
- Óvalos y círculos para representar los puntos de inicio y finalización de un proceso
- Rectángulos para tareas y actividades
- Rombos para representar decisiones que deben tomarse en el proceso
- Flechas para indicar el flujo de procesos
Indica jerarquías
El uso de colores, el orden de los diferentes elementos y el tamaño de los mismos puede indicar la importancia de distintas tareas y procedimientos en el flujo de procesos. Asimismo, todo lo anterior puede usarse para destacar las dependencias entre las tareas.
Utiliza software para crear mapas de procesos
Los programas de software como Lucidchart incluyen plantillas y bibliotecas de figuras y símbolos estándar para mantener los gráficos sencillos y congruentes. También te permiten dibujar mapas y diagramas rápidamente, y fomentan la colaboración y los aportes de todos los integrantes del equipo.
Agrupa los datos
Agrupar los datos en categorías mejora la legibilidad, y ayuda a tu público a ver y asimilar fácil y rápidamente la información que necesita.
Usa mapas de procesos solo cuando sea pertinente
No todas las actividades de tu empresa pueden o deben representarse en mapas. Los mapas de procesos solo deben utilizarse en situaciones en las que pueden ayudar a mejorar procesos y procedimientos o cuando es probable que generen resultados deseados.
Una vez que hayas creado tu mapa de procesos, no habrás terminado aún; deberás implementar tus procesos, supervisarlos, gestionarlos y hacer mejoras donde corresponda.
