¿De qué se trata la mejora de procesos en tu organización? Es probable que no tengas una solución única para todos los obstáculos de los procesos de negocio. Incluso después de implementar proyectos de un mes y de gastar grandes presupuestos, ningún sistema es bueno. Asimismo, si bien una iniciativa puede ser una mejora temporal de la manera en que se lleva a cabo el trabajo, es probable que debas cambiarla de nuevo en algún momento.

No necesitas complicarte demasiado ni aislar el crecimiento y las mejoras de los procesos de negocio (BPI, por sus siglas en inglés). Usar el método Kaizen de mejora continua alienta a las organizaciones a adoptar una estrategia a largo plazo: lento pero seguro.

¿Qué es lo mejor de todo? Cualquiera, desde un administrador de proyectos hasta un director ejecutivo, puede implementarlo.

Exactamente, ¿qué es Kaizen?

Kaizen es una palabra japonesa cuyo significado se traduce como “mejora continua”. Es una filosofía de “mejorar cada día, con todos y en todas partes”. Se enfoca en mejoras pequeñas y frecuentes de los procesos de trabajo actuales que generan todos los empleados en todos los niveles de una organización, no solo los gerentes y ejecutivos. Al aplicar esta metodología, es posible mejorar todas las funciones de una empresa, desde el marketing hasta las finanzas y el almacén.

La filosofía Kaizen desafía la afirmación de que “así es como hacemos las cosas”. A través de microcambios, esta metodología busca eliminar silos, egos y despilfarros, por lo que su objetivo principal es lograr procesos eficientes y estandarizados, sobre todo en las siguientes áreas:

• Calidad: productos, mejores prácticas y procesos de negocio
• Costos: materiales, energía y recursos
• Entrega: tiempo de entrega y actividades sin valor agregado
• Administración: capacitación, actitudes, flujos y documentación
• Seguridad: condiciones laborales

Es posible que hayas escuchado el término Kaizen en referencia a The Toyota Way: un famoso caso estudiado en la escuela de negocios. O tal vez lo hayas escuchado junto con otras metodologías de mejora continua, como Six Sigma, Lean, Total Quality Management, 5S y otras similares. La metodología Kaizen es más una ideología que una caja de herramientas, por lo que en realidad puede (y probablemente debería) implementarse junto con otras metodologías BPI, como Six Sigma y 5S. Pero, ¿por qué implementarla?

¿Por qué y cómo implementar el método Kaizen?

Con el tiempo, las pequeñas mejoras incrementales pueden ofrecer resultados significativos; es decir, básicamente, se trata de un movimiento de base para BPI.

Kaizen también fomenta las condiciones para que los empleados están muy comprometidos. Cuando se implementa con éxito y claridad, la metodología Kaizen responde a tres necesidades esenciales de los empleados:

• Conexión: sentirse conectados con un objetivo organizacional más grande, con su trabajo y con sus colegas
• Creación: oportunidades para pensar y resolver problemas con soluciones creativas pero prácticas
• Control: un sentido de propiedad y conciencia a lo largo del proceso

La metodología Kaizen es una manera fácil de involucrar a los empleados y desarrollar una cultura de mejora continua. Parece obvio, pero el compromiso de los empleados tiene un impacto directo en los procesos de negocio y el éxito de la empresa. Cuando organizas y empoderas a todos los empleados para que participen en todo el proceso a través de pequeños cambios en su entorno local, se quedarán más tiempo y trabajarán de manera más inteligente.

Puedes conectar a los empleados fácilmente con Lucidchart con tan solo compartir tus diagramas de procesos y colaborar en tiempo real con la función de chat o, incluso, al comentar directamente sobre partes específicas de tu documento.

Cómo poner en práctica la metodología Kaizen

La metodología Kaizen puede implementarse en toda la empresa, dentro de los equipos o incluso a nivel personal. Es posible que algunos casos requieran de un liderazgo claro y de un cambio en la cultura de la empresa.

Puedes utilizar la idea de mejora continua de Kaizen para crear diagramas de flujo de procesos e implementación para visualizar tus procesos actuales y detectar dónde podrían ocultarse el despilfarro en tu empresa con mayor facilidad. Algo tan simple como dar un paso hacia la documentación visual de tus procesos de negocio con un diagrama de Kaizen podría ser una mejora que podría hacerte dar cuenta de otras cosas y llevar a cabo cambios valiosos.

Por ejemplo, podrías usar un mapa de flujo de valor para detectar despilfarro y tiempo sin valor agregado en la fabricación o incluso en un entorno de operaciones de desarrollo.

Para comenzar y continuar con la metodología Kaizen, sigue los siete consejos útiles a continuación.

Cuestiona las prácticas actuales

Si quieres hacer crecer y mejorar tu negocio, debes reflexionar sobre lo que estás haciendo actualmente. Los procesos difíciles actuales a veces pueden ser delicados, pero debes ser crítico con tus propios procesos para lograr cambios impactantes y duraderos.

Piensa en cosas pequeñas

La mayoría de las personas de una organización no son directivos ni pueden influir en la toma de decisiones. Empodera a todos, incluso a las personas y equipos pequeños, para que puedan realizar cambios en sus propios procesos. Si bien las grandes ideas son excelentes, incluso las pequeñas ideas pueden tener un gran impacto a largo plazo, como reuniones de consolidación, una decisión que libera tiempo para hacer más trabajo.

Fomenta la participación en un entorno sin culpa

Genera un entorno en el que los empleados no tengan miedo de hablar cuando reconozcan un punto débil o piensen que hay una mejor manera de hacer algo. Pero, al mismo tiempo, si una idea no funciona como pensaron, el método Kaizen te sugeriría que iteres y mejores en lugar de querer encontrar un culpable. Después de todo, la innovación es solo una palabra elegante para prueba y error.

No busques la perfección

La metodología Kaizen no se creó para perfeccionar los sistemas o procesos de manera repentina, sino que más bien es solo para mejorarlos. Incluso, uno podría argumentar que la metodología Kaizen sugiere que la perfección es inalcanzable, que independientemente de lo bien que vayan las cosas, siempre hay manera de mejorar, desde las características del producto hasta la manera de administrar los proyectos.

Reconoce el éxito

Celebra tus victorias de mejora, sin importar si son grandes o pequeñas, incluso si es solo un reconocimiento o “chocar esos cinco” con alguien en Slack. Si tienes empleados que realmente quieren ayudar a mejorar tu negocio, producto o experiencia del cliente, esos son los tipos de colaboradores que están comprometidos y es importante que los mantengas cerca.

Utiliza 5S de kaizen y otras estrategias

El proceso de mejora continua Kaizen es una ideología para siempre estar atento a cómo mejorar. Sin embargo, cuando llega el momento de implementar mejoras, podría ser útil para ti aprovechar otras metodologías de mejora de procesos, como Six Sigma o 5s, las cuales pueden actuar como un marco para la toma de decisiones basada en datos.  

Elige una plantilla de Lucidchart que se adapte a las necesidades de tu proyecto

Cuando conoces tus procesos, es más fácil que puedas detectar qué puedes perfeccionar o eliminar o qué puedes compartir para colaborar con otras personas. La biblioteca de plantillas de Lucidchart puede ayudarte a comenzar, ya sea que tus necesidades incluyan visualizar procesos de negocio y ventas o crear diagramas de red.

Cuando se trata de poner en marcha tus ideas, utiliza los eventos de Kaizen: mejoras pequeñas y estructuradas en las que los responsables de los procesos y los equipos puedan identificar rápidamente la intensidad, inmediatez e importancia de cada proyecto de mejora. En esencia, los eventos garantizan que las mejoras sean específicas, medibles, alcanzables, relevantes y oportunas (SMART, por sus siglas en inglés).

Las posibles soluciones deben implementarse y supervisarse estratégicamente a través de un ciclo de Planear, Hacer, Verificar y Actuar (PHVA).

El PHVA es un ciclo y marco continuos que pueden ayudar a mejorar cualquier proceso o producto desglosándolo en pasos más pequeños.

Puedes utilizar un diagrama de Kaizen para visualizar y hacer lo siguiente:

• Planear: identifica el problema u oportunidad de mejora y desarrolla una hipótesis.
• Hacer: prueba tu solución a pequeña escala.
• Verificar/estudiar: mide y evalúa la eficacia de los resultados.
• Actuar: si tiene éxito, implementa la solución. Es posible que los ciclos se tengan que perfeccionar o volver a probar, o quizás debas iniciar un nuevo ciclo.

De principio a fin, Lucidchart ofrece a los administradores de proyectos un mapa gráfico para controlar los objetivos y expectativas, mientras guía a los equipos en cada etapa del ciclo PHVA. Este método es el complemento ideal: un proceso visual y una herramienta intuitiva para crear diagramas que mantiene a los equipos en marcha, aclara las funciones y garantiza que los equipos sigan comprometidos y al tanto de lo que sucede.

Lucidchart tiene todo lo que necesitas: puedes vincular y conservar toda tu documentación en un solo lugar, con actualizaciones en tiempo real y acceso instantáneo a los documentos para que puedas aprovechar la metodología Kaizen al máximo y, a la vez, poner tus grandes ideas en práctica.