Étapes de l’analyse de processus as-is
L’analyse de processus as-is comprend trois phases principales : la recherche, la documentation et l’analyse.
1. Recherche
Pour réaliser une analyse complète de l’état actuel d’une entreprise, vous devez avoir une vue d’ensemble de ses principaux produits et activités.
Commencez par dresser une liste de tous vos produits et services pour obtenir un aperçu précis de la chaîne de valeur. Ensuite, identifiez tous les processus mis en œuvre pour générer ces produits et services à chaque niveau et classez-les par ordre chronologique. (Certains processus peuvent se dérouler en parallèle.)
Veillez à noter le début et la fin de chaque processus et à identifier les équipes ou les personnes impliquées (ou responsables) de leur exécution.
Les parties prenantes et les responsables supérieurs peuvent vous aider à définir les grandes lignes, mais vous devrez communiquer avec les collaborateurs qui mettent en œuvre et supervisent directement chaque processus afin de créer un rapport complet et précis.
Examinons quelques-unes des façons dont vous pouvez recueillir les informations dont vous aurez besoin.
Entretiens individuels
Interrogez les parties prenantes chargées de chaque processus, ainsi que les responsables ou autres experts impliqués dans leur réalisation. Les bilans individuels peuvent confirmer quels sont les processus qui fonctionnent bien (ou pas) et mettre en lumière certaines phases de leur exécution dont vous ignoriez peut-être l’existence.
Toutefois, si les entretiens individuels sont précieux, il est préférable de questionner plusieurs intervenants (dans la mesure du possible) afin d’obtenir une vision plus complète du processus. Attention à ne pas tirer de conclusions en vous basant uniquement sur le rapport d’une seule personne.
Observation directe
Outre les entretiens avec les collaborateurs sur le terrain, prenez le temps d’observer directement les processus en action. Prenez note des personnes impliquées à chaque étape, ainsi que des éléments de soutien systémique et des ressources disponibles et/ou utilisées.
Questionnaires
Envoyez des sondages ou des questionnaires aux différents acteurs du processus afin de recueillir des réponses écrites formelles. Les sondages vous permettent de poser des questions spécifiques auxquelles vous n’avez peut-être pas trouvé de réponse lors de vos observations ou entretiens.
Ils vous donnent également l’occasion d’obtenir un retour d’information et des réponses aux questions qui sont apparues en appliquant les autres méthodes de collecte d’informations (comme l’observation).
Réunions de groupe
Enfin, envisagez d’organiser une réunion de groupe avec les parties prenantes concernées pour présenter les processus et confirmer les conclusions obtenues précédemment.
L’objectif est de vous réunir plusieurs fois pour documenter collectivement le processus. Il est préférable de planifier ces réunions après avoir terminé vos autres recherches (notamment les entretiens et l’observation), car elles ont pour but d'exposer vos découvertes avant de collaborer avec les participants pour identifier les lacunes et confirmer vos conclusions.
