組織におけるプロセス改善の方法にはさまざまなものがあり、ビジネスプロセス上のあらゆる障害に対応できる解決策はおそらくないでしょう。膨大な予算を費やし、長期間をかけて完了したプロジェクトであっても、完璧なものは存在しません。また、ある取り組みで業務の進め方が一時的に改善されても、ある時点でまた変更が必要になることもままあります。

成長とビジネスプロセス改善 (BPI) を複雑に考えすぎたり、切り離して捉える必要はありません。継続的な改善を行う「カイゼン」手法を使えば、ゆっくり、しかし着実な方法で企業や組織の進化を達成することができます。

何よりも素晴らしいのは、プロジェクトマネージャーから CEO まで、誰でも導入できる点です。

この記事ではカイゼンとは何かを説明し、カイゼン活動が必要な理由と実践方法を説明します。

「カイゼン」とは？

「カイゼン」とは日本語の「改善」を指し、「日々一人ひとりがあらゆる場所で改善を積み重ねる」という継続的改善の哲学を表したものです。管理職や役員にとどまらず、従業員全員が組織のあらゆるレベルで既存の業務プロセスに小さな改善を頻繁に加えることを主眼としたもので、マーケティング、財務や在庫管理など、ビジネスのあらゆる機能の改善に応用できます。

カイゼンでは、「いつものやり方」に疑問を呈し、小さな変化を通じて、以下の分野を中心にサイロ化、エゴや無駄を排除し、効率的で標準化されたプロセスを目指すもので、「カイゼン活動」とも呼ばれます。

• 品質 : 製品、ベストプラクティス、ビジネスプロセス
• コスト : 材料、エネルギー、リソース
• 納品 : 納期と非付加価値活動
• マネジメント : トレーニング、業務姿勢、フロー、ドキュメンテーション
• 安全 : 労働条件

「カイゼン」は、ビジネススクールでよく教えられる「トヨタ方式」のトヨタ式カイゼンに関連して語られることもあります。また、この他の継続的改善の方法論である、シックスシグマ、リーン方式、総合品質管理や 5S などの一環として耳にしたことがあるかもしれません。カイゼン手法はツールボックスというよりも考え方に近いため、シックスシグマや 5S などの他のビジネスプロセス改善手法と並行して取り入れられますし、そうするのが望ましくもあります。ただ、そもそもカイゼン手法を導入する理由にはどのようなものがあるのでしょうか。

カイゼン手法を導入すべき理由

草の根の BPI 運動のように、日々小さな改善を積み重ねることで大きな成果が得られます。

カイゼン手法は、従業員がやる気をもって深く仕事に取り組める環境を作る上でも有効です。明確な形でうまく導入できれば、従業員の以下の3つのニーズを満たすことができます。

• つながり : 組織の大きな目標と自身の仕事とのつながり、さらに同僚とのつながりを感じられる
• 創造 : 既存の問題を創造的かつ実用的な方法で考え、解決する機会が生まれる
• コントロール : 自分ごととして業務に取り組め、プロセスを通じて意識を高められる

カイゼン手法を使うことで、従業員を巻き込み、継続的に改善する企業文化を育みやすくなります。当然ではありますが、従業員が主体的に取り組むことでビジネスプロセスや成功に直接的な影響が及びます。各自が働く領域の環境に小さな影響を及ぼすことで会社全体のあり方を変化させられるよう、すべての従業員を組織化し、支援すれば、従業員の離職率も低下し、より実りある貢献ができるようになります。

Lucidchart を使えば、プロセス図を共有し、チャット機能や文書の特定部分へのコメント追加機能などによりリアルタイムで共同編集でき、カイゼンの取り組みに従業員を巻き込むのもスムーズです。

カイゼンを実践するには

カイゼンは、全社レベルでも、チームレベルでも、個人レベルでも実践することができます。場合によっては、リーダーの明確な指示や企業文化の変革が必要になることもあります。

カイゼンにおける継続的改善の姿勢を利用して、プロセスと展開のフローチャートを構築して現在のプロセスを可視化すれば、企業内のどこに無駄が潜んでいるかを見つけやすくなります。カイゼンに使われる図の形式でビジネスプロセスを視覚的に記録するだけでも、価値ある気づきや変化のきっかけとなる改善が生まれる可能性があります。

例えば、製造や DevOps 環境での無駄や非付加価値時間を割り出すには、バリューストリームマップが役立ちます。

カイゼン活動に取り組み、継続するために役立つ7つのヒントをご紹介します。

現在の方法に疑問を持つ

ビジネスの成長と改善を目指すなら、まずは現状の把握と振り返りから始める必要があります。現状のプロセスに疑問を呈するのは面倒なことでもありますが、インパクトのある永続的な変化を起こすためには、自分自身のプロセスをまず批評することが大切です。

小さなことから始める

組織に属する大半の人は、経営陣でも強力な意思決定者でもありません。従業員一人ひとりに各自のプロセスを変える権限をもれなく与えるようにしましょう。大きなアイデアも結構ですが、小さなアイデアにも長期的に大きな影響を与える力があります。例えば、会議を統合して時間を確保し、他の業務の時間を確保するなども考えられます。

責められることがない環境で参加を促す

弱点を見つけたり、もっとよい方法があると思ったときに、従業員がためらわずに発言できる環境を作るようにしましょう。また、カイゼン手法では、アイデアがうまく行かなかった場合にも、それを批判するのではなく、反復して改善していくことを推奨しています。イノベーションは常に試行錯誤から生まれるのです。

完璧さを求めない

カイゼン手法の目的は、システムやプロセスを一気に完璧にすることではなく、単純にプロセスを改善していくことです。完璧なプロセスは存在しえないものとして、いかに好調であっても製品機能からプロジェクト管理手法に至るまで、常に改善の余地があるとする考え方と捉えることもできるでしょう。

成功を評価する

規模の大小にかかわらず、改善の成功を評価することが大切です。Slack チャンネルで褒めるのも、ハイタッチでも結構です。ビジネス、製品や顧客体験の向上に貢献したいと心から思っている従業員には、正当に報いるべきです。従業員の定着率を高める上でも評価することが大切です。

5S などの戦略を活用する

カイゼンでは、考え方として常にプロセスの改善点を探し続ける姿勢を取りますが、いざその改善を実践する段階となったら、データに基づいた意思決定を行うためのフレームワークとしてシックスシグマや 5S などの他のプロセス改善手法を活用するのが有効です。

プロジェクトのニーズに合わせて Lucidchart のテンプレートを選ぶ

現状のプロセスを把握していれば、改善すべき箇所、削るべき箇所、連携させるべき箇所を特定するのも簡単です。Lucidchart のテンプレートライブラリには、ビジネスや営業のプロセスの可視化やネットワーク図の作成といったニーズに応えるテンプレートが多数揃っています。

アイデアを実行に移す際には、プロセスオーナーやチームメンバーが小さな構造的改善を通じて改善プロジェクトの強度、即時性と重要性を迅速に測る「カイゼンイベント」を活用します。こうしたイベントを通じ、改善が SMART (具体的 (Specific)、測定可能 (Measurable)、達成可能 (Attainable)、関連性がある (Relevant)、タイムリー (Timely)) であることを確認します。

改善案は、計画、実行、評価、改善 (PDCA) サイクルを通じて戦略的に実践し、監視していきます。

PDCA とは、プロセスや製品を小さなステップに分けて改善していくための継続的なサイクルであり、フレームワークです。

カイゼン図で以下を可視化し、実践することができます。

• 計画 (Plan) : 改善すべき課題や機会を特定し、仮説を立てる。
• 実行 (Do) : 解決策を小規模にテストしてみる。
• 評価 (Check/study) : 結果を測定して効果を評価する。
• 改善 (Act) : 成功したら、解決策を実行する。改良、再テストや新しいサイクルの開始が必要となる場合もあります。

Lucidchart を使えば、プロジェクトマネージャーがプロジェクトの開始から終了まで、目標や期待値を確認しつつ PDCA を回していくための視覚的なマップが手軽に作成できます。直感的な作図ツールでプロセスを視覚化し、チームで計画通りにプロジェクトを進め、役割を明確にし、メンバー全員に情報を十分に共有しつつ権限を与える上で最適なツールです。

必要なツールすべてが揃った Lucidchart なら、すべての文書を一ヶ所でリンク・作成し、リアルタイムの更新と即時アクセスが可能な環境を構築でき、最高のアイデアを実践しながらカイゼン手法を最大限に活用することができます。