4. Integraal systeem
Een bedrijf heeft meestal veel verschillende afdelingen, elk met hun eigen specifieke functies en doelen. Deze afdelingen en functies moeten verbonden zijn met horizontale processen die centraal moeten staan in integrale kwaliteitszorg. Maar soms werken deze afdelingen en functies in geïsoleerde silo's.
In een geïntegreerd systeem moet iedereen op elke afdeling een grondige kennis hebben van het beleid, de normen, de doelstellingen en de processen. Geïntegreerde systemen helpen het bedrijf om te zoeken naar voortdurende verbetering om een voorsprong op de concurrentie te krijgen.
Om dit TQM-principe te implementeren:
- Promoot een werkcultuur gericht op kwaliteit.
- Gebruik stroomdiagrammen en andere visuele hulpmiddelen om werknemers te helpen begrijpen hoe hun functies passen bij de rest van het bedrijf.
- Gebruik as-is-procesanalyse om te zien waar verbeteringen kunnen worden aangebracht.
- Maak training beschikbaar voor werknemers die nieuwe processen moeten leren en die doorgroeimogelijkheden willen verkennen.
De voordelen zijn onder andere:
5. Strategische en systematische aanpak
De Internationale Organisatie voor Standaardisatie (ISO) beschrijft dit principe als:
“Het identificeren, begrijpen en beheren van onderling samenhangende processen als systeem draagt bij aan de effectiviteit en efficiëntie van de organisatie bij het bereiken van haar doelstellingen.”
Meerdere processen binnen een ontwikkelings- of productiecyclus worden beheerd als een systeem van processen om de efficiëntie te verhogen.
Om dit TQM-principe te implementeren:
- Geef je mensen de juiste training en hulpmiddelen waarmee ze hun individuele stappen in het proces kunnen voltooien.
- Verbeter voortdurend processen en producten en upgrade apparatuur indien nodig om doelen te bereiken.
- Maak continue verbetering een meetbaar doel voor alle werknemers.
- Signaleer, erken en beloon innovaties en procesverbeteringen.
De voordelen zijn onder andere:
- Het vermogen om knelpunten of defecten in processen snel te identificeren, erop te reageren en ze op te lossen
- Over het algemeen verbeterde organisatorische capaciteiten en verbeterde prestaties
6. Doorlopende verbetering
Optimale efficiëntie en volledige klanttevredenheid krijg je niet in één dag voor elkaar - je bedrijf moet voortdurend manieren vinden om processen te verbeteren en je producten en diensten aan te passen naarmate de behoeften van de klant veranderen. Zoals eerder vermeld, zouden de andere principes van integrale kwaliteitszorg je bedrijf moeten helpen om continue verbetering in de gaten te houden.
Om dit TQM-principe te implementeren:
- Implementeer beleidsregels om product-, proces- en systeemverbeteringen op te zetten als meetbare doelen voor individuen, teams en afdelingen.
- Signaleer, erken en moedig innovaties aan om processen te verbeteren en ontwikkeling te stimuleren.
- Moedig werknemers aan om deel te nemen aan beschikbare trainingssessies om te leren en nieuwe en aanvullende rollen op zich te nemen.
De voordelen zijn onder andere:
- Verbeterde kennis en mogelijkheden om de prestaties te verbeteren
- Verbeterdoelen strategisch afgestemd op de mogelijkheden en doelstellingen van de organisatie
- Snelle reactietijden om knelpunten en defecte processen te herkennen en te repareren
7. Op feiten gebaseerde besluitvorming
Analyse en gegevensverzameling leiden tot betere beslissingen op basis van de beschikbare informatie. Het nemen van weloverwogen beslissingen leidt tot een beter begrip van klanten en je markt.
Om dit TQM-principe te implementeren:
- Analyseer en controleer gegevens om ervoor te zorgen dat deze betrouwbaar en nauwkeurig zijn.
- Maak relevante gegevens beschikbaar voor stakeholders.
- Gebruik valide methoden om gegevens te verzamelen en analyseren.
- Neem beslissingen op basis van de feiten die je van de gegevens hebt afgeleid, naast je ervaring en intuïtie.
De voordelen zijn onder andere:
- Mogelijkheid om weloverwogen beslissingen te nemen
- Mogelijkheid om eerdere beslissingen te analyseren en te verdedigen door naar feitelijke records te verwijzen
- Mogelijkheid om terug te komen op eerdere beslissingen op basis van een beoordeling van de gegevens
8. Communicatie
Iedereen in je organisatie moet zich bewust zijn van de plannen, strategieën en methoden die worden gebruikt om doelen te bereiken. Er is een groter risico op mislukking als je geen goed communicatieplan hebt.
Om dit TQM-principe te implementeren:
- Zorg voor een officiële communicatielijn zodat alle werknemers op de hoogte zijn van updates, beleidswijzigingen en nieuwe processen.
- Betrek waar mogelijk werknemers bij de besluitvorming.
- Zorg ervoor dat iedereen op elke afdeling de eigen rol begrijpt en inziet hoe deze past binnen de rest van het bedrijf.
De voordelen zijn onder andere:
- Verhoging van het moreel en de motivatie wanneer werknemers begrijpen hoe hun bijdragen het bedrijf helpen om doelstellingen te bereiken
- Coördinatie en samenwerking tussen afdelingen
- Verbinding van silo's
- Mogelijkheid om nauwkeuriger de effectiviteit van huidige beleidsregels en procedures te meten
- Hogere motivatie van werknemers om doelen te bereiken, omdat ze deel uitmaken van het besluitvormingsproces
