Hoe de RACI methode je projectcyclus kan stroomlijnen

Je hebt het vast weleens meegemaakt. Je begint met een groot project en in eerste instantie lijkt alles goed te gaan. De roadmap voor het project is gedetailleerd en goed uitgewerkt. De mijlpalen zijn bepaald. De moraal van het team is hoog. Aansturende stakeholders zijn tevreden.

Maar al snel gaan er dingen fout. Er worden deadlines gemist. Er worden taken vergeten. En plotseling dreigt je hele project in het honderd te lopen.

Wat ging er mis?

De kans is groot dat je de rollen en verantwoordelijkheden binnen je project niet hebt verduidelijkt in je roadmap. Duidelijke rollen en verantwoordelijkheden zijn voor elk project een cruciale succesfactor. Zonder die factor kunnen projecten al snel ontsporen, waarna de stakeholders met de gebakken peren zitten.

Hier biedt de RACI-matrix uitkomst. De RACI-matrix helpt projectmanagers om hun processen te stroomlijnen door te zorgen dat alle teamleden en stakeholders hun rol goed begrijpen. Ontdek waarom de RACI-matrix zo belangrijk is en hoe je er bij je volgende grote project van kunt profiteren.

Wat is een RACI-matrix?

Een RACI-matrix is een tabel waarin je voor elke fase van je project kunt bepalen en vastleggen waar het eigenaarschap en de verantwoordelijkheid liggen. De matrix brengt alle taken, mijlpalen en beslissingen in het project in kaart.

Wat is RACI?

De term RACI, in het Nederlands ook wel VERI, is een acroniem voor de vier primaire rollen binnen een project:

Verantwoordelijk (responsible): één persoon (of een paar personen) die verantwoordelijk zijn voor het uitvoeren van de toegewezen taak of functie. Zij zijn verantwoordelijk voor het voltooien van het werk of het nemen van een beslissing. Dit zijn de 'doeners'.

Eindverantwoordelijk (accountable): de persoon die eindverantwoordelijkheid draagt voor de succesvolle uitvoering van het werk (d.w.z. de 'eigenaar' van het werk). Dit is degene die het eindproduct goedkeurt. De verantwoordelijke partij is aan deze persoon verantwoording verschuldigd. Deze rol wordt meestal vervuld door de sponsor van het project.

Geraadpleegd (consulted): de mensen die de benodigde input en informatie geven over de projecten en taken. Doorgaans zijn dit vakexperts die een actieve rol spelen in het proces.

Geïnformeerd (informed): de mensen of stakeholders die op de hoogte moeten worden gehouden met voortgangsrapporten en updates. Ze dragen niet direct bij aan beslissingen, maar moeten er wel over worden ingelicht.   

Raci-methode voordelen

De waarde van het RACI-model is dat het een snel, gebruiksvriendelijk en krachtig hulpmiddel is voor het onderhouden van verwachtingen, het organiseren van rollen en het stroomlijnen van processen vanaf het begin tot het eind van een project.

En dat alles in één duidelijke, overzichtelijke tabel!

Het RACI-model heeft een aantal belangrijke voordelen die het voor projectmanagers bijzonder waardevol maken. Dit overzicht:

• Verheldert rollen en neemt verwarring weg
• Houdt projecten op schema en zorgt dat er niets over het hoofd wordt gezien
• Zorgt voor soepele overgangen en overdrachten bij personeelsverloop
• Geeft prioriteit aan communicatie tussen teams en stakeholders

Naast het verduidelijken van rollen draagt de RACI-matrix bij aan betere communicatie op elk niveau. Doordat 'Geïnformeerd' even zwaar weegt als de andere rollen, worden er stakeholders bij het gesprek betrokken die anders misschien niet aan tafel zouden zitten.

Hoewel 'geïnformeerde' stakeholders meestal geen inzichten of sturing geven, kunnen ze in hun verantwoordelijkheidsgebieden effectiever te werk gaan als ze goed op de hoogte zijn. De RACI-matrix verbetert de efficiëntie en effectiviteit van het project over de hele linie.  

RACI-model uitleg voor het maken van matrix voor je project

Het mooie van een RACI-matrix is dat hij eenvoudig te maken is. Volg deze vier stappen om de rollen en taken in je project strategisch te verdelen.  

Stap 1: Maak een lijst van alle taken

Maak in overleg met de belangrijkste stakeholders een lijst van alle taken, mijlpalen en/of beslissingen in het project. Vermeld zowel resultaten (zoals producten) als activiteiten (zoals vergaderingen).

Zet deze projectitems in volgorde van voltooiing aan de linkerkant van de matrix (de y-as).

Stap 2: Beschrijf de rollen in het project  

Identificeer alle rollen in je project (meestal zijn dit functietitels) en zet die langs de bovenste rij (de x-as) van de matrix. Hier zet je bijvoorbeeld rollen als projectmanager, bedrijfsanalist, ontwikkelaar(s), technisch architect en CTO.

Bij het noteren van alle relevante stakeholders kan het gebeuren dat je nog meer taken ontdekt om op de y-as te zetten. Voeg die zo nodig aan de matrix toe.

Stap 3: Wijs RACI-verantwoordelijkheden toe

Vul vervolgens voor elke cel in de matrix de juiste RACI-rol in (verantwoordelijk, eindverantwoordelijk, geraadpleegd, geïnformeerd).

Werk de takenlijst af totdat het hele model is ingevuld. Houd er rekening mee dat taken meerdere verantwoordelijke stakeholders kunnen hebben, maar dat er per taak maar één persoon eindverantwoordelijk kan zijn.

Stap 4: Rond af en vraag goedkeuring

Wanneer je je RACI-matrix hebt ingevuld, deel je de tabel met alle stakeholders van het project en vraag je om feedback. Los eventuele conflicten of problemen met de toewijzingen op en laat het model vervolgens definitief goedkeuren.

Zorg dat het model goedgekeurd is voordat het project van start gaat; dan weet je zeker dat iedereen op één lijn zit.

Overwegingen

Om je RACI-matrix zo effectief mogelijk te maken, zijn er een aantal dingen waar je rekening mee moet houden.

Allereerst moet je zorgen dat er aan elke taak zowel een verantwoordelijke als een eindverantwoordelijke rol is toegewezen. Pas echter op met taken met meerdere 'verantwoordelijke' stakeholders. Te veel verantwoordelijke partijen kunnen het proces vertragen. Veel koks bederven de brij, dus betrek niet meer mensen dan nodig om inefficiënties te voorkomen.

Houd er ten tweede rekening mee dat rollen niet altijd in de mal passen. Er moeten altijd een verantwoordelijke en een eindverantwoordelijke partij zijn, maar het is bijvoorbeeld niet altijd nodig om te informeren of te raadplegen. En dat is prima! Zeker bij grote, complexe projecten kan het weglaten van onnodige rollen de efficiëntie en duidelijkheid ten goede komen.

In dat geval kan een alternatief model worden gebruikt: RACIO. RACIO bevat de aanduiding 'Omitted' of 'Out of the loop' voor de rollen die niet perfect aansluiten op het RACI-model.

Als een bepaalde taak niet van elke stakeholder een actieve rol vereist, kun je dus een 'O' invullen bij de stakeholders die deze taak kunnen negeren. Zo kunnen zij zich volledig richten op het werk dat voor hun rol het meest relevant is. Door rollen in de RACI-matrix op strategische wijze te verdelen, kun je het model optimaliseren voor meer efficiëntie in je project.

Een RACI-matrix maken in Lucidchart

Lucidchart is een cloudgebaseerd diagramplatform waarmee drukbezette projectmanagers waardevolle diagrammen en processtromen kunnen maken, zoals RACI-matrixen.

De echte waarde van een RACI-matrix ligt in duidelijke communicatie. Maar als de stakeholders van je project de RACI-toewijzingen niet gemakkelijk kunnen raadplegen, zullen ze eerder hun focus verliezen.

Dat probleem voorkom je met Lucidchart, waarin managers met een druk op de knop hun RACI-diagrammen met hun teamleden kunnen delen. Omdat Lucidchart in de cloud werkt, is je werk altijd beschikbaar, waar (of wanneer) je maar wilt.

Idealiter verloopt je project precies volgens plan. Maar helaas is dat niet altijd realistisch. Als je wijzigingen moet kunnen maken, is een flexibel RACI-model een must. Lucidchart geeft je de flexibiliteit die je nodig hebt om rollen en toewijzingen aan te passen zonder helemaal opnieuw te beginnen. En bij wijzigingen zijn de updates direct te zien, zodat gebruikers altijd op de hoogte blijven.

Maak in een handomdraai duidelijke RACI-modellen in Lucidchart zodat je projecten nooit meer achterlopen op schema.