Quais são os 5 porquês?
Cada jornada é composta de etapas – em sua essência, a análise dos 5 porquês é composta de cinco etapas que envolvem perguntar "Por quê?" cinco vezes (no entanto, recomendamos adicionar outras duas etapas, abordadas na próxima seção). Esse processo permitirá que você descubra a causa raiz de um problema.
Use o Lucidchart para visualizar os 5 porquês e acompanhar as causas raízes durante todo o processo de investigação. Nosso diagrama dos 5 porquês pode ser usado repetidamente para resolver quaisquer problemas de pequeno a médio porte que você possa enfrentar.
Como usar os 5 porquês
Embora o núcleo da resolução de problemas com os 5 porquês seja apenas fazer cinco perguntas, recomendamos alguns passos adicionais para reunir o poder cerebral dos membros de sua equipe e tomar medidas sobre as causas que você encontrar. Use o seguinte método para nossa abordagem dos 5 porquês:
1. Reúna sua equipe
É verdade que os 5 Porquês podem ser usados para resolver até mesmo problemas cotidianos, mas você provavelmente usará os 5 Porquês em um ambiente de negócios, então reúna todos que são imediatamente afetados pelo problema. Não estamos falando de uma reunião com todo mundo: basta incluir aqueles que mais se importam com a solução e podem contribuir com o brainstorming.
2. Defina o problema
Para este passo, falar pode soar mais fácil do que fazer: às vezes é difícil restringir exatamente qual é o principal problema. Depois de determinar o problema, anote-o em uma declaração de frase única com a qual sua equipe concorde. Coloque essa frase no balão branco na parte superior do modelo.
3. Pergunte "Por quê?"
É aqui que começa a ficar complicado. Com a ajuda da sua equipe, pergunte o que está causando o problema principal. Essas perguntas precisam abordar problemas concretos, não apenas teorias. Se você estiver usando o modelo do Lucidchart, escreva essa primeira pergunta no círculo azul mais à esquerda.
4. Pergunte “Por quê?” mais quatro vezes
Seguindo o modelo acima na faixa única à esquerda, pergunte “por quê” para cada resposta. Aqui vai um exemplo de como poderia ser:
Problema: o site não foi lançado a tempo.
Por quê?
Os desenvolvedores não tinham o conteúdo de que precisavam.
Por quê?
O copywriter não disponibilizou o conteúdo.
Por quê?
O copywriter estava esperando a aprovação do vice-presidente de marketing.
Por quê?
O vice-presidente de marketing esqueceu de aprovar o conteúdo.
Por quê?
Ele estava em uma viagem de negócios.
Solução: uma possível solução pode ser autorizar outra pessoa a aprovar o conteúdo, ou sugerir que o vice-presidente de marketing separe um tempo para a aprovação do conteúdo.
5. Pare em uma boa solução
Em alguns casos, sua equipe pode precisar continuar perguntando mais "porquês". Às vezes, pode ser necessário dividir em mais causas raízes. Mas saber quando parar é uma parte valiosa do processo; caso contrário, você se verá perdido e sem causas raízes fixáveis.
6. Corrija a causa raiz do problema
Depois de saber qual a causa raiz do problema, você pode implementar soluções para essas causas raízes. Discuta com sua equipe as melhores soluções e decida como proceder.
7. Veja como funciona!
Depois de implementar suas soluções nas principais causas, veja como elas funcionam. Às vezes fica perfeito, e você resolveu um grande problema. Outras vezes, você pode precisar ajustar seus “porquês” e suas causas. Nesses casos, basta retrabalhar os porquês, encontrar as causas raízes e identificar mais soluções. As soluções devem ser direcionadas e medidas e devem impactar diretamente as causas profundas dos porquês.
A beleza do processo dos 5 porquês não está no fato de ele ser perfeito: é que ele dá a você um método para encontrar racionalmente soluções para problemas desanimadores. É uma maneira de encontrar a calma em meio a uma tempestade de problemas. E, francamente, se funcionou para a Toyota e para várias outras grandes empresas, é provável que seja o caminho certo para a sua equipe.
Mas o processo dos 5 porquês não serve apenas para ambientes de negócios. Também é útil para resolver desafios de sua vida cotidiana.
Desde identificar a causa raiz da tristeza até descobrir por que seu filho está reprovando em matemática, perguntar "Por quê?" ajuda a identificar as causas principais de diferentes tipos de problemas. Depois de um pouco de prática, você pode notar que está rotineiramente incorporando essa análise e descobrindo soluções de uma maneira mais holística.
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