Wir leben in einer aufregenden Zeit.Wir haben Antworten auf jede erdenkliche Frage und können sie alle in Sekundenschnelle von einem Gerät aus abrufen, das nicht größer ist als unsere Handfläche.

Doch trotz endloser Ressourcen gehen auch die besten Pläne schief – es gibt immer noch Probleme, die selbst die kompetentesten Teams vor ein Rätsel stellen. In den Fällen, in denen unerwartete Schwierigkeiten auftreten, ist es oft schwierig, die Ursache des Problems zu lokalisieren.

Zum Glück gibt es eine solide Technik, um Problemen auf den Grund zu gehen: die sogenannte 5 Why Methode. Die 5 Why Methode ist eine bewährte Technik, die von den größten Unternehmen weltweit eingesetzt wird. Alles, was man dazu braucht, ist ein bisschen Denkarbeit (und möglicherweise eine Lucidchart-Vorlage).

Der Anfang der 5 Why Methode

Die 5 Why Methode wurde von Taiichi Ohno entwickelt, dem Pionier des Toyota Production System in den 1950er Jahren. Er beschreibt seine Methode zur Problemlösung in seinem Buch „Toyota Production System: Beyond Large-Scale Production“. Die von Ohno entwickelte Technik war so effektiv, dass Toyota sie bis heute anwendet. Ohno sah Probleme nicht als etwas Negatives, sondern als versteckte Chancen.

Wenn man ein Problem auf diese Weise angeht, wird es zu einem Untersuchungsobjekt statt zu einem Hindernis. Es ist eine Möglichkeit, in Umständen, die schlimm, überwältigend oder sogar hoffnungslos erscheinen, Hoffnung zu finden. Hier ist ein Beispiel aus dem Toyota-Blog darüber, wie Ohno die 5 Why Methode nutzte, um herauszufinden, warum ein Roboter auf dem Boden des Versammlungsraums stehenblieb:

1. „Warum hat der Roboter angehalten?“ Der Stromkreis war überlastet, wodurch eine Sicherung durchgebrannt ist.
2. „Warum ist der Stromkreis überlastet?“ Die Lager waren nicht ausreichend geschmiert, so dass sie blockierten.
3. „Warum waren die Lager nicht ausreichend geschmiert?“ Die Ölpumpe am Saugroboter zirkuliert nicht ausreichend Öl.
4. „Warum zirkuliert die Pumpe nicht ausreichend Öl?“ Der Pumpeneinlass ist mit Metallspänen verstopft.
5. „Warum ist der Einlass mit Metallspänen verstopft?“ Weil es an der Pumpe keinen Filter gibt.

Wie Sie in diesem Beispiel sehen können, konnte Ohno mithilfe der 5 Why Methode die Ursache des Problems ermitteln: Das Team musste einen Filter an der Ölpumpe des Roboters anbringen. Mit diesem Prozess können Sie die Ursache für Probleme finden und dauerhafte Lösungen implementieren.

Wann sollten Sie die 5 Why Methode verwenden?

Die 5 Why Methode kann für die meisten Probleme verwendet werden, am effektivsten ist sie jedoch bei einfachen bis mittelschweren Problemen. Wenn Sie versuchen, komplizierte Fragestellungen zu lösen, werden Sie feststellen, dass sich die Grundursachen in verschiedene „Untersuchungspfade“ aufspalten, jeweils mit eigenen Ursachen.

Mit anderen Worten: Versuchen Sie nicht, die Gründe für die weltweite Armut mit fünf Fragen zu lösen – das Thema ist viel zu komplex.

Zerlegen Sie stattdessen größere Probleme in kleinere und lösen Sie die Grundursachen dieser Probleme. Nutzen Sie die 5 Why Methode bei Herstellungsproblemen, Produktfreigabeproblemen, Teamproblemen oder organisatorischen Problemen.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob die 5 Why Methode für Ihre jeweiligen Probleme geeignet ist, lohnt es sich, sie einfach mal auszuprobieren.Wenn sich die Ursachen für jedes „Why“ in eigene Untersuchungspfade aufspalten, haben Sie es womöglich mit einem schwierigeren Problem zu tun, das nicht für die 5 Why Methode geeignet ist.In diesem Fall könnte es sich lohnen, auf ein Ishikawa Diagramm (Ursache-Wirkungs-Analyse) umzusteigen.

Was ist die 5 Why Methode?

Jede Reise besteht aus Schritten: Im Kern besteht die 5 Why Methode aus fünf Schritten, bei denen fünfmal „Warum?“ gefragt wird (wir empfehlen jedoch, zwei weitere Schritte hinzuzufügen, die im nächsten Abschnitt behandelt werden). Mit diesem Verfahren können Sie die Ursache eines Problems herausfinden. 

Verwenden Sie Lucidchart, um die 5 Whys zu visualisieren und die Grundursachen während des gesamten Untersuchungsprozesses im Auge zu behalten. Unser 5 Why Diagramm kann immer wieder verwendet werden, um kleine bis mittelgroße Probleme zu lösen.

Wie man die 5 Why Methode verwendet

Obwohl der Kern der Problemlösung mit der 5 Why Methode darin besteht, nur fünf Fragen zu stellen, empfehlen wir ein paar zusätzliche Schritte, über die sich Ihr Team gemeinsam Gedanken machen und Maßnahmen gegen die ermittelten Grundursachen ergreifen kann.Verwenden Sie die folgende Methode für unsere 5 Why Methode:

1. Versammeln Sie Ihr Team

Die 5 Why Methode kann zwar auch zur Lösung von Alltagsproblemen verwendet werden, aber meist wird sie in einem geschäftlichen Umfeld eingesetzt. Versammeln Sie also alle Personen, die unmittelbar von dem Problem betroffen sind. Wir sprechen hier nicht von einer Mitarbeiterversammlung: Beziehen Sie einfach all diejenigen mit ein, denen die Lösung am meisten am Herzen liegt und die beim Brainstorming helfen können.

2. Definieren Sie das Problem

Dieser Schritt ist oft leichter gesagt als getan: Manchmal ist es schwierig, das Hauptproblem genau einzugrenzen. Wenn Sie das Problem ermittelt haben, schreiben Sie es in einer Aussage aus einem Satz auf, der Ihr Team zustimmt. Schreiben Sie diesen Satz in die weiße Sprechblase oben in der Vorlage.

3. Fragen Sie „Warum?“

An dieser Stelle wird es knifflig. Fragen Sie sich als Team, was das Hauptproblem verursacht. Diese Fragen müssen konkrete Probleme lösen, nicht nur Theorien aufstellen. Wenn Sie die Lucidchart Vorlage verwenden, schreiben Sie die erste Frage in den blauen Kreis ganz links.

4. Fragen Sie noch viermal „Warum?“

Folgen Sie der obigen Vorlage in der Einzelspur auf der linken Seite und fragen Sie bei jeder Antwort weiter nach dem „Warum“. Hier ist ein Beispiel, wie das aussehen könnte:

Problem: Die Website wurde nicht rechtzeitig veröffentlicht.

Warum?

Den Entwicklern fehlten die Inhalte, die sie brauchten.

Warum?

Der Texter hat die Inhalte nicht fertiggestellt.

Warum?

Der Texter wartete auf die Genehmigung des VP of Marketing.

Warum?

Der VP of Marketing hatte vergessen, die Inhalte zu genehmigen.

Warum?

Er war auf Geschäftsreise.

Lösung: Eine mögliche Lösung könnte darin bestehen, jemand anderen zu bevollmächtigen, Inhalte zu genehmigen oder den VP of Marketing anzuweisen, Zeit für die Genehmigung von Inhalten einzuplanen.

5. Hören Sie auf, sobald Sie eine gute Lösung haben

In einigen Fällen muss Ihr Team möglicherweise immer weiter nach dem „Warum“ fragen. Manchmal müssen Sie dann auch mehrere Grundursachen untersuchen. Allerdings sollten Sie wissen, wann Sie aufhören müssen; andernfalls verlieren Sie sich und können keine behebbaren Grundursachen ermitteln.

6. Beheben Sie die Grundursache des Problems

Sobald Sie die Grundursache des Problems kennen, können Sie Lösungen dafür implementieren. Besprechen Sie mit Ihrem Team die besten Lösungen und entscheiden Sie, wie Sie fortfahren möchten.

7. Sehen Sie, ob es funktioniert!

Nachdem Sie Ihre Lösungen für die Grundursachen implementiert haben, schauen Sie, ob es funktioniert. Manchmal ist die Lösung perfekt und Sie haben ein großes Problem gelöst. In anderen Fällen müssen Sie möglicherweise Ihre Fragen und Ihre Ursachen optimieren. In diesen Fällen überarbeiten Sie einfach Ihre Fragen, finden die Ursachen und finden neue Lösungen. Die Lösungen sollten zielgerichtet und messbar sein und sich direkt auf die Grundursachen auswirken.

Das Schöne an der 5 Why Methode ist nicht, dass sie perfekt ist: Sie gibt Ihnen lediglich eine Methode an die Hand, mit der Sie rationale Lösungen für komplizierte Probleme finden können. Sie ist eine Möglichkeit, in einem Sturm von Problemen Ruhe zu finden. Und ehrlich gesagt: Wenn sie bei Toyota und vielen anderen großen Unternehmen funktioniert hat, ist es wahrscheinlich auch der richtige Weg für Ihr Team.

Die 5 Why Methode hilft jedoch nicht nur bei geschäftlichen Problemen. Sie ist auch nützlich, um Herausforderungen in Ihrem Alltag zu lösen.

Ob Sie herausfinden möchten, warum Sie traurig sind, oder erfahren, warum Ihr Kind schlecht in Mathe ist – die Frage „Warum?“ hilft dabei, die Ursachen für verschiedene Probleme zu erkennen. Mit etwas Übung werden Sie vielleicht feststellen, dass Sie diese Methode routinemäßig nutzen möchten, um ganzheitlichere Lösungen für Probleme zu finden.