¿Qué es el ciclo PHVA?
El ciclo Planear-Hacer-Verificar-Actuar (PHVA), también conocido como círculo o ciclo de Deming, es un método repetitivo para la mejora continua de procesos, productos o servicios y el elemento clave es la administración esbelta.
El modelo de PHVA fue creado en la década de los 50 por William Deming como un proceso de aprendizaje o mejora basado en el método científico de resolución de problemas. El mismo Deming lo denominó ciclo de Shewhart, porque creó el modelo con base en una idea de su mentor, Walter Shewhart.
Tal y como lo sugieren todos estos nombres, el ciclo PHVA es más bien un bucle en lugar de un proceso de extremo a extremo. El objetivo de este modelo es optimizar cada mejora en un proceso continuo de aprendizaje y crecimiento.
¿Cuándo debes utilizar el proceso PHVA?
El modelo Planear-Hacer-Verificar-Actuar es una herramienta muy útil que puede utilizarse en diferentes situaciones:
- Explorar y probar múltiples soluciones en una pequeña prueba controlada.
- Evitar la falta de productividad al identificar y adaptar soluciones ineficaces antes de implementarlas a gran escala.
- Implementar cambios y procesos de mejora continua.
- Implementar iniciativas de administración de calidad total o Seis Sigma.
- Desarrollar o mejorar un proceso.
Lo mejor del ciclo PHVA es que puede aplicarse en todas las industrias y tipos de organización.
Ventajas y desventajas de ciclo PHVA
El ciclo PHVA tiene muchas ventajas y desventajas. Debes tomar ambos aspectos en consideración antes de decidir si aplicarás el ciclo Planear-Hacer-Verificar-Actual a diferentes proyectos.
Ventajas
Versátil: puedes utilizar el ciclo PHVA en una variedad de entornos empresariales y en varias situaciones. Algunos posibles usos incluyen la administración de proyectos, administración del cambio, desarrollo de productos y administración de recursos.
Sencillo y poderoso: el modelo PHVA es sencillo y fácil de entender, pero también es un potente impulsor de cambios y mejoras significativos que, a la vez, reduce la falta de productividad al mínimo y aumenta la eficiencia.
Desventajas
Difícil de hacer: aunque el modelo es sencillo, el trabajo no es fácil. Dado que ciclo PHVA divide las mejoras de procesos en pasos más pequeños, puede ser lento y posiblemente no sea una buena solución para proyectos urgentes.
Es necesario que te comprometas: el ciclo PHVA no es algo que se hace una sola vez. Es un proceso continuo y, por lo tanto, requiere del compromiso y aceptación de principio a fin. Sin un liderazgo comprometido, el ciclo PHVA no puede funcionar con eficacia a largo plazo.
El modelo PHVA
¿Te convencimos? Conoce cuáles son las 4 etapas del ciclo PHVA (que probablemente puedes deducir por el nombre) para comenzar a usarlo.
1. Planear
La etapa de planeación consiste en trazar un mapa de lo que vas a hacer para intentar resolver un problema o cambiar un proceso. Durante este paso, identificarás y analizarás el problema u oportunidad de cambio, desarrollarás hipótesis sobre cuáles son los problemas o causas subyacentes y decidirás qué hipótesis probarás primero.
Conforme planeas, toma en cuenta las siguientes preguntas:
- ¿Cuál es el problema principal que debemos resolver?
- ¿Es este el problema adecuado que debe resolverse?
- ¿Qué información necesitamos para entender plenamente el problema y su causa de origen?
- ¿Es factible resolver el problema?
- ¿Qué recursos necesitamos?
- ¿Qué recursos tenemos?
- ¿Cuáles son algunas soluciones viables?
- ¿Cómo se medirá el éxito?
- ¿Cómo se reflejarán los resultados de una pequeña prueba en una implementación a gran escala?
Durante esta etapa, un diagrama de afinidad puede ayudarte a ti y a tus colegas a organizar una gran cantidad de ideas en grupos. Una vez que hayas determinado cómo procederás, escribe los resultados que esperas obtener. Deberás comparar los resultados con tu hipótesis y expectativas en la etapa de “Verificar”.
