Como aproveitar os projetos ao máximo com planejamento de projetos

Imagine que sua equipe foi encarregada de um projeto grande, e você ouve aquelas duas palavras temidas: prazo apertado. É tentador começar logo a trabalhar nessas condições — ou em qualquer contexto; mas você pode acabar perdendo ainda mais tempo no longo prazo.

O planejamento de projetos pode — e deve — ser usado em qualquer nova iniciativa de negócios. Seja ao gerenciar um projeto de engenharia técnica ou de desenvolvimento e design de aplicativos, o plano de projeto otimiza seu tempo para, assim, você avançar melhor no projeto.

O que é planejamento de projetos?

Planejamento de projetos é mais do que um cronograma — é um processo de gestão em que você define o escopo, os objetivos, as dependências e as tarefas que atendam às demandas das partes interessadas no projeto e, ao mesmo tempo, dão suporte eficaz à sua equipe durante todo o processo.

O planejamento de projetos é a segunda fase do ciclo de vida da gestão de projetos, conforme definido pelo Project Management Body of Knowledge (PMBOK). 

O PMBOK define cinco grupos de processos: 

• Iniciação
• Planejamento
• Execução
• Monitoramento e controle
• Encerramento

O plano de projeto é uma abordagem abrangente e de longo prazo, que classifica os detalhes antes do início do projeto para sua equipe se dedicar mais ao trabalho e passar menos tempo classificando informações e determinando as responsabilidades depois. O plano costuma ser meticuloso, mas por um bom motivo: ele deve esclarecer a ideia geral no contexto e quem faz o quê; o que será feito e quando; e como você deve abordar cada tarefa.

Seja ao atualizar a infraestrutura da TI ou ao lançar uma versão do site para aparelhos móveis, o plano do projeto funciona como um modelo e pode ser um dos meios mais importantes de orientar o projeto do início ao fim.

Por que criar um esboço do projeto?

Quando bem-elaborado, o plano de projeto ajuda nos processos de tomada de decisão e reduz a incerteza inerente à gestão de projetos. O plano do projeto é basicamente um roteiro para o sucesso: com ele, a equipe entende melhor todas as etapas do projeto e evita suposições e confusões durante a fase de execução.

Com o plano de projeto, você também:

• Identifica as principais partes interessadas
• Garante o projeto alinhado com as metas de negócios
• Estabelece com antecedência custos, cronograma, lista de entregas e prazos
• Identifica os recursos
• Se comunica e colabora com as partes interessadas

O plano de projeto deve ser um documento vivo, que inclua todas as informações relacionadas ao processo e seja atualizado à medida que o projeto evolui ao longo do tempo. O ideal é que o plano fique acessível à equipe e às partes interessadas para referência a qualquer momento, de modo a garantir a melhor colaboração e a comunicação. Ao usar uma plataforma de colaboração visual na nuvem, como o Lucidchart, você comunica e enxerga tudo, desde o cronograma do projeto até dependências e transferências.

Como criar um plano de projeto

O nível de detalhe exigido no plano varia de acordo com a complexidade do projeto e da empresa. No entanto, antes de começar, você precisa fazer uma reunião inicial para identificar e conhecer as partes interessadas do projeto. A partir daí, você saberá como criar um plano de projeto totalmente adaptado para orientar sua equipe do início ao fim.

Siga este exemplo para determinar o que é necessário e como detalhar melhor cada item:

• Definir o escopo
• Definir as metas
• Identificar os resultados
• Identificar os recursos
• Delinear as funções
• Definir uma linha do tempo e um cronograma

Definir o escopo

No escopo do projeto, as partes interessadas e a equipe do projeto devem concordar com a declaração e a qualidade do trabalho. O escopo deve incluir uma breve descrição dos principais recursos ou funções; inclusões e exclusões; e quaisquer restrições, como um orçamento ou cronograma apertado.

Como a definição do escopo do projeto tem muitas variáveis, é bom conhecê-las para esclarecer os detalhes e atualizar mais rapidamente as partes interessadas. Para começar, use o quadro branco virtual e a biblioteca de modelos de planejamento de projetos da Lucid. Você pode usar um modelo de roadmap do projeto ou um modelo de gráfico PERT para ver o projeto e mapear as principais dependências, restrições e o tempo estimado para cada tarefa.

Definir metas

Defina suas metas com base no escopo do projeto. Você pode ter mais de uma meta, mas cada uma deve atender aos critérios SMART: (específica, mensurável, possível, relevante e oportuna. Em outras palavras, as metas devem se dedicar ao necessário para você chegar, no prazo e dentro do orçamento, ao resultado final desejado. Aprenda aqui a definir metas de forma eficaz.

Identificar os resultados

As entregas são os resultados tangíveis gerados para atingir as metas do projeto. Algumas entregas dependem naturalmente de outras — se a meta for desenvolver um novo site, por exemplo, é necessário um mockup que depende de um wireframe.

Um gráfico de Gantt mostra todas as suas tarefas e dependências para você avançar em projetos multifuncionais sem perder tempo. Mapeie os principais marcos do projeto (ou quaisquer etapas importantes para concluir o projeto ao longo do caminho) para você conferir seu progresso.

Em qualquer lugar e a qualquer momento, as equipes podem comentar diretamente e em tempo real no diagrama do Lucidchart para documentar o progresso e comunicar alterações ou atrasos em determinadas tarefas.  

Identificar recursos

Os recursos podem ser humanos e não humanos e incluem tempo, dinheiro, pessoal, conhecimentos e competências. Identifique a capacidade e a demanda de cada recurso e como depois ele afetará a alocação das funções e tarefas. Você talvez precise, por exemplo, considerar recursos como acesso a licenças de um software específico com base no tempo disponível da sua equipe em conjunto com outros projetos em andamento. Ao antecipar isso, você gerencia seus recursos de forma eficaz durante todo o projeto.  

Delinear funções

Para evitar questões de alocação e responsabilidade, delineie as funções desde o início e esclareça quem fará o quê e quando. Para gerenciar melhor as entregas, monitore as dependências e transferências. Use um fluxograma funcional para delinear o processo de responsabilidades multifuncionais, desde as equipes de design e engenharia de software até os departamentos de controle de qualidade e UX.

Definir uma linha do tempo e um cronograma

A linha do tempo do projeto deve incluir mais do que as datas de início e término. Você precisa planejar cada parte do projeto, das fases de desenvolvimento à implementação. Com isso, você comunica o progresso às partes interessadas, e sua equipe monitora o progresso e os prazos. Para ter os detalhes de cada sprint ou período do projeto, você pode usar um gráfico de Gantt para ver mais claramente os marcos em cada etapa do projeto e manter sua equipe no caminho certo.

Use uma estrutura discriminatória do projeto para reconstruir claramente todo o trabalho necessário para concluir o projeto. Ela identifica as tarefas que precisam ser alocadas, estima custos, identifica dependências e ajusta o trabalho a uma linha do tempo.

Tenha em mente o panorama geral do projeto sem perder o controle das várias tarefas necessárias para concluí-lo. É complicado gerenciar sozinho um projeto, mas, com um plano de projeto detalhado, combinado com os modelos apropriados do Lucidchart, você antecipa e mitiga os riscos enquanto usa os recursos com eficiência da sua equipe. Ao planejar com antecedência e ao manter tudo organizado e colaborativo do início ao fim, você é mais estratégico e pode entregar um projeto perfeito já de primeira.