Você já trabalhou em um projeto e teve que parar tudo por estar totalmente confuso(a) e frustrado(a) quanto ao seu escopo e visão? Você então decidiu vasculhar suas conversas de e-mail e notas adesivas antigas em busca de algum esclarecimento, mas provavelmente não encontrou respostas. Da próxima vez, considere organizar uma agenda de reunião de pontapé inicial para o bem do seu projeto.
O que é uma reunião de kick off de projeto?
Uma reunião de kick off é a primeira reunião entre a equipe e a parte interessada do projeto, podendo ser interna ou externa. A reunião é uma ótima oportunidade para reunir as pessoas certas no momento certo para todos se alinharem e conversarem sobre como criar um projeto bem-sucedido.
Por que organizar uma reunião de pontapé inicial?
O objetivo da reunião de kick off é estabelecer a base de um projeto bem-sucedido, e é uma ótima oportunidade para alinhar as partes interessadas e a equipe do projeto ao escopo, metas, orçamento, cronograma e muito mais. Ela é basicamente uma fonte de informações presenciais para o projeto.
O conceito pode parecer simplório, e talvez você queira apenas resolver tudo em um e-mail, mas não caia na tentação! Sim, vivemos em um mundo digital, mas há coisas que é melhor resolver presencialmente, e com o apoio da tecnologia. Uma reunião de kick off é uma ótima oportunidade para iniciar uma conversa e elaborar um roteiro bem definido em grupo, sem confusão ou expectativas mal administradas. Com uma preparação adequada, você pode eliminar surpresas ou lacunas no processo de gerenciamento de projetos, e evitar dores de cabeça e contratempos futuros.
Como se preparar para a reunião de kick off de projeto
Uma reunião de kick off de projeto bem executada ajuda as equipes a se organizarem, cumprirem tarefas e se manterem no caminho certo. Se a reunião do seu projeto é voltada para as partes interessadas internas ou externas, veja quatro dicas abaixo para aproveitá-la ao máximo.
Organize seu tempo
Reserve um tempo para que todos os envolvidos possam analisar minuciosamente os detalhes do projeto. Uma reunião de uma hora é suficiente, mas depende da empresa e da complexidade do projeto.
Convide as pessoas certas
O objetivo é reunir, ao mesmo tempo e na mesma sala, todos que vão trabalhar no projeto. Se a sua equipe for remota, certifique-se de que a reunião poderá ser acessada on-line pelo Skype, Zoom ou outro software de videoconferência.
Defina uma agenda
Elabore uma agenda de reunião de kick off estratégica contendo as principais prioridades do projeto. Sua agenda orientará a conversa e o projeto como um todo, portanto, não tem problema dedicar alguns minutos a um tópico ou a uma série de perguntas.
Atribua alguém para tomar notas
Alguém no grupo que tomará notas parece óbvio, não é? Ou talvez você acredite que não precisa de um.
Mas a maior mentira que podemos contar a nós mesmos é a de que não precisamos anotar nada.
A verdade é que, se a reunião servir para desenvolver o projeto (e isso certamente acontecerá), tomar notas é uma maneira de garantir que você implementará alterações ou se conectará com a pessoa certa imediatamente. Conforme o projeto avança, você também pode incorporar o cronograma de projeto do Lucidchart por meio da nossa integração com o Documentos Google para manter todas as suas informações em um local único, centralizado e colaborativo.
As principais prioridades para agendas de reuniões de pontapé inicial
Você provavelmente organizará muitas reuniões de projetos ao longo de sua carreira. Para otimizar e coordenar os esforços, use um modelo de reunião de kick off — essencialmente uma agenda flexível que inclua os principais tópicos a serem abordados com as partes interessadas antes de iniciar um novo projeto. Agendas baseadas em modelos ajudam a evitar a necessidade de começar novos projetos do zero, melhoram a compreensão compartilhada e oferecem uma consistência metódica aos seus processos.
Veja um exemplo de uma agenda flexível:
- Apresentações
- Histórico do projeto
- Finalidade do projeto
- Escopo
- Planejar
- Funções
- Colaboração
- Dúvidas
- Próximos passos
Uma agenda cuidadosamente elaborada informa e proporciona mais confiança para sua equipe e as partes interessadas, desde um entendimento compartilhado da visão até os pormenores, como quem se responsabiliza pelas entregas.
Mais informações sobre a agenda
Apresentações
Dedique alguns minutos para quebrar o gelo e estabelecer um relacionamento entre os participantes desde o início. Embora a reunião de kick off seja tecnicamente voltada para o alinhamento do projeto, é muito importante dedicar um tempo para fortalecer as relações de trabalho entre a equipe e as partes interessadas, principalmente se o projeto eventualmente enfrentar dificuldades.
Histórico do projeto
O histórico do projeto deve ser uma visão geral de alto nível e resumida em duas partes: contexto histórico e dados sobre os pontos problemáticos existentes — e ambos ajudam a materializar os projetos. Independentemente de a parte interessada ser interna ou externa, informações de histórico são necessárias para a base do projeto e também para reforçar o propósito para funcionários novos e antigos.
Se não tomar cuidado, comunicar informações do histórico pode sobrecarregar você, dificultar o acompanhamento e consumir bastante tempo. Para deixar essa seção rápida, prática e clara, você pode usar um cronograma visual, por meio de um modelo do Lucidchart, junto com algumas frases breves em cada fase do histórico do projeto.
