Você já trabalhou em um projeto e teve que parar tudo por estar totalmente confuso(a) e frustrado(a) quanto ao seu escopo e visão? Você então decidiu vasculhar suas conversas de e-mail e notas adesivas antigas em busca de algum esclarecimento, mas provavelmente não encontrou respostas. Da próxima vez, considere organizar uma agenda de reunião de pontapé inicial para o bem do seu projeto.

O que é uma reunião de kick off de projeto?

Uma reunião de kick off é a primeira reunião entre a equipe e a parte interessada do projeto, podendo ser interna ou externa. A reunião é uma ótima oportunidade para reunir as pessoas certas no momento certo para todos se alinharem e conversarem sobre como criar um projeto bem-sucedido.

Por que organizar uma reunião de pontapé inicial?

O objetivo da reunião de kick off é estabelecer a base de um projeto bem-sucedido, e é uma ótima oportunidade para alinhar as partes interessadas e a equipe do projeto ao escopo, metas, orçamento, cronograma e muito mais. Ela é basicamente uma fonte de informações presenciais para o projeto.

O conceito pode parecer simplório, e talvez você queira apenas resolver tudo em um e-mail, mas não caia na tentação! Sim, vivemos em um mundo digital, mas há coisas que é melhor resolver presencialmente, e com o apoio da tecnologia. Uma reunião de kick off é uma ótima oportunidade para iniciar uma conversa e elaborar um roteiro bem definido em grupo, sem confusão ou expectativas mal administradas. Com uma preparação adequada, você pode eliminar surpresas ou lacunas no processo de gerenciamento de projetos, e evitar dores de cabeça e contratempos futuros.

Como se preparar para a reunião de kick off de projeto

Uma reunião de kick off de projeto bem executada ajuda as equipes a se organizarem, cumprirem tarefas e se manterem no caminho certo. Se a reunião do seu projeto é voltada para as partes interessadas internas ou externas, veja quatro dicas abaixo para aproveitá-la ao máximo.

Organize seu tempo

Reserve um tempo para que todos os envolvidos possam analisar minuciosamente os detalhes do projeto. Uma reunião de uma hora é suficiente, mas depende da empresa e da complexidade do projeto.

Convide as pessoas certas

O objetivo é reunir, ao mesmo tempo e na mesma sala, todos que vão trabalhar no projeto. Se a sua equipe for remota, certifique-se de que a reunião poderá ser acessada on-line pelo Skype, Zoom ou outro software de videoconferência.

Defina uma agenda

Elabore uma agenda de reunião de kick off estratégica contendo as principais prioridades do projeto. Sua agenda orientará a conversa e o projeto como um todo, portanto, não tem problema dedicar alguns minutos a um tópico ou a uma série de perguntas.

Atribua alguém para tomar notas

Alguém no grupo que tomará notas parece óbvio, não é? Ou talvez você acredite que não precisa de um.

Mas a maior mentira que podemos contar a nós mesmos é a de que não precisamos anotar nada.

A verdade é que, se a reunião servir para desenvolver o projeto (e isso certamente acontecerá), tomar notas é uma maneira de garantir que você implementará alterações ou se conectará com a pessoa certa imediatamente. Conforme o projeto avança, você também pode incorporar o cronograma de projeto do Lucidchart por meio da nossa integração com o Documentos Google para manter todas as suas informações em um local único, centralizado e colaborativo.

As principais prioridades para agendas de reuniões de pontapé inicial

Você provavelmente organizará muitas reuniões de projetos ao longo de sua carreira. Para otimizar e coordenar os esforços, use um modelo de reunião de kick off — essencialmente uma agenda flexível que inclua os principais tópicos a serem abordados com as partes interessadas antes de iniciar um novo projeto. Agendas baseadas em modelos ajudam a evitar a necessidade de começar novos projetos do zero, melhoram a compreensão compartilhada e oferecem uma consistência metódica aos seus processos.

Veja um exemplo de uma agenda flexível:

1. Apresentações
2. Histórico do projeto
3. Finalidade do projeto
4. Escopo
5. Planejar
6. Funções
7. Colaboração
8. Dúvidas
9. Próximos passos

Uma agenda cuidadosamente elaborada informa e proporciona mais confiança para sua equipe e as partes interessadas, desde um entendimento compartilhado da visão até os pormenores, como quem se responsabiliza pelas entregas.

Mais informações sobre a agenda

Apresentações

Dedique alguns minutos para quebrar o gelo e estabelecer um relacionamento entre os participantes desde o início. Embora a reunião de kick off seja tecnicamente voltada para o alinhamento do projeto, é muito importante dedicar um tempo para fortalecer as relações de trabalho entre a equipe e as partes interessadas, principalmente se o projeto eventualmente enfrentar dificuldades.

Histórico do projeto

O histórico do projeto deve ser uma visão geral de alto nível e resumida em duas partes: contexto histórico e dados sobre os pontos problemáticos existentes — e ambos ajudam a materializar os projetos. Independentemente de a parte interessada ser interna ou externa, informações de histórico são necessárias para a base do projeto e também para reforçar o propósito para funcionários novos e antigos.

Se não tomar cuidado, comunicar informações do histórico pode sobrecarregar você, dificultar o acompanhamento e consumir bastante tempo. Para deixar essa seção rápida, prática e clara, você pode usar um cronograma visual, por meio de um modelo do Lucidchart, junto com algumas frases breves em cada fase do histórico do projeto.

Declaração de missão do projeto

A finalidade do projeto é mais do que um relatório, recurso de produto ou dados problemáticos que precisam ser resolvidos. Na verdade, o objetivo é uma perspectiva geral e a longo prazo.

Elabore uma declaração de missão do projeto que seja curta, articulada e inspiradora. Se a parte interessada já tiver uma declaração de missão, reitere o conceito na reunião de kick off do projeto. Afinal, a declaração de missão é um conceito que a sua equipe pode — e deve — reler para buscar motivação quando a situação apertar.

Por exemplo, imagine que seu projeto esteja atrasado e o prazo seja inegociável. Sua equipe talvez precise trabalhar mais para finalizar o projeto, o que poderá sobrecarregar todos e até mesmo parecer algo impossível de realizar. No entanto, se o propósito do projeto for inspirador, use-o para motivar sua equipe a atingir o objetivo. Muitas vezes, é necessário trabalhar de forma intensa e rápida para obter um impacto duradouro.

Escopo

Para concluir projetos dentro do prazo e orçamento, todos os envolvidos precisam concordar com o escopo. Um escopo de projeto bem definido significa que todas as partes concordam com a declaração de trabalho e com os recursos e/ou funções especificados. Seu escopo deve conter uma breve descrição e os principais recursos, funções, inclusões/exclusões e quaisquer suposições e restrições do projeto, como um orçamento ou cronograma rigorosos.

Digamos que sua empresa esteja desenvolvendo um aplicativo móvel. Sua declaração de escopo pode ser algo como desenvolver, testar e implementar um aplicativo para dispositivos Android e iOS. E conforme elabora o cronograma, o escopo vai se tornando mais detalhado. Ele é flexível? Ou o prazo, os testes e a data de lançamento são inegociáveis? Em seguida, pergunte à parte interessada quais recursos são necessários para lançá-lo e também o que seria bom ter ou poderia ser acrescentado posteriormente para agregar valor. Por fim, decida o que é o sucesso para você e como ele será mensurado. Basta publicar o aplicativo? Ou estão buscando um determinado número de downloads ou assinaturas?

Enquanto o projeto evolui naturalmente, recomendamos gerenciar expectativas e riscos potenciais ou gargalos desde o início para poder gerenciar o "scope creep" (alteração descontrolada do escopo de um projeto) e antecipar obstáculos com mais facilidade. Busque um equilíbrio entre os desejos e as necessidades das partes interessadas, tendo sempre em mente uma visão realista do tempo, da complexidade e dos fatores orçamentários.

Planejar

Na fase de planejamento, crie um roteiro que inclua a conclusão do projeto. Você não precisa necessariamente de uma metodologia técnica, como Six Sigma ou Lean; basta decidir como o projeto será realizado, da definição das entregas e dos recursos aos marcos e transferências. Seu plano será baseado no escopo do projeto. Por exemplo, o escopo do aplicativo móvel seria então dividido em entregas como wireframes, código, bugs, documentos de problemas etc.

Use um cronograma de projeto e um documento ativo para registrar atualizações e anotações conforme o projeto se desenvolve nas fases posteriores. Você pode usar um cronograma de projeto do Lucidchart ou um gráfico de Gantt para monitorar os processos e conduzir o planejamento de sprint junto enquanto os editores adicionam cartões ao mural em tempo real. Seja em fases de design ou testes, um cronograma personalizado e específico do seu projeto, com acesso controlado para editores, pode ajudá-lo a compartilhar e comunicar o andamento com as partes interessadas e mantê-las informadas.

Funções

Embora você saiba muito bem quem faz o quê dentro de sua equipe, converse sobre e visualize as funções e atribuições do projeto com as partes interessadas. Ao definir tudo antes da fase de execução, você poderá passar mais tempo trabalhando e menos tempo respondendo a perguntas sobre atribuições e propriedade, especialmente dentro de sua própria equipe.

Você pode utilizar fluxogramas multifuncionais para visualizar e monitorar dependências, transferências e muito mais; e também usar raias para definir responsabilidades em diferentes equipes ou grupos, desde suas equipes de design e engenharia de software até as áreas de garantia de qualidade e experiência do usuário.

Colaboração

Determine como sua equipe trabalhará junta para cumprir prazos e marcos com eficiência. Identifique um local centralizado para organizar os processos do projeto, versões de documentos, anotações e opiniões, e também para compartilhar novidades e informações com facilidade e o mais rápido possível.

Use os diagramas baseados em nuvem do Lucidchart para se organizar, e aproveite os recursos de compartilhamento multifuncional, colaboração em tempo real, monitoramento de versão e permissões personalizáveis em diagramas para compartilhá-los com segurança. Quando estiver pronto para compartilhar seu trabalho, use as integrações abrangentes e uniformes do Lucidchart com o Google Drive, Jira, Confluence, Slack, AWS e muito mais.

Dúvidas

Parece óbvio, mas reserve um tempo para os participantes fazerem perguntas. Aproveite enquanto todos estiverem na mesma sala para incentivar sua equipe e a parte interessada a esclarecerem mal-entendidos ou conversarem sobre itens da agenda da reunião de kick off que talvez não tenham sido abordados. Esclareça tudo que puder, tente não deixar nenhuma dúvida.

Próximos passos

Todo mundo deve sair da reunião com um entendimento do que virá e do que é necessário para iniciar o projeto; e determine se você precisa fornecer acesso a uma plataforma específica ou compartilhar documentos e recursos. Passe um pente fino o máximo possível agora para economizar tempo posteriormente.

Do início ao fim, o Lucidchart oferece aos gerentes de projeto um mapa visual para monitorar metas e expectativas, e também orientar as equipes em todas as fases de um projeto. Use processos visuais e nossa plataforma de diagramação intuitiva para ajudar as equipes e as partes interessadas a permanecerem entusiasmadas, informadas e no caminho certo para atingir e superar as expectativas do projeto.

O Lucidchart tem tudo de que você precisa: vincule e crie todos os seus documentos em uma única plataforma, com atualizações em tempo real e acesso instantâneo a documentos para aproveitar sua reunião de kick off e fases de planejamento de projetos ao máximo, enquanto coloca ótimas ideias em prática.