Haal het maximale uit projecten met een plan van aanpak

Stel je voor dat je team een groot project toebedeeld heeft gekregen en dan hoor je die twee gevreesde woorden: Krappe. Deadline. Hoewel het in het geval van een krappe deadline - of welke deadline dan ook - verleidelijk is om meteen aan de slag te gaan, kan dit op de lange termijn leiden tot meer tijdverlies.

Het is raadzaam een plan van aanpak te gebruiken voor elk nieuw bedrijfsinitiatief. Of je nu technische constructies of de ontwikkeling en het ontwerp van apps projectmatig beheert, een plan van aanpak kan je helpen je werktijd te optimaliseren zodat je significantere en efficiëntere stappen kunt zetten in je projecttraject.

Wat is een plan van aanpak?

Een plan van aanpak is meer dan een planning. Het is een managementproces waarin je de scope, doelstellingen, afhankelijkheden en taken definieert die nodig zijn om de behoeften van de stakeholder van je project te vervullen en tegelijkertijd je team effectief te ondersteunen.

Projectplanning is de tweede fase van de projectmanagementlevenscyclus zoals gedefinieerd door de Project Management Body of Knowledge (PMBOK). 

De PMBOK definieert vijf procesgroepen: 

• Beginfase
• Plannen
• Uitvoeren
• Monitoren en beheren
• Sluiten

Een plan van aanpak is een toekomstgerichte en alomvattende aanpak waarbij je de details uitpluist voordat het project begint, zodat je team later meer tijd kan besteden aan werken en minder tijd aan het uitzoeken van informatie en verantwoordelijkheden. Een plan is vaak minutieus, maar met een goede reden. Het helpt om het grote geheel te verduidelijken en de details vast te leggen van wie wat doet, wat er gaat gebeuren en wanneer, en hoe je elke taak zult aanpakken.

Of je nu je IT-infrastructuur bijwerkt of een mobiele versie van je website lanceert, je projectplan fungeert als je projectmanagementoverzicht en kan een van de belangrijkste manieren zijn om projectprocessen van het begin tot het einde te sturen.

Waarom een projectoverzicht maken?

Een goed doordacht projectoverzich kan helpen bij het nemen van beslissingen en de onzekerheid beperken die inherent is aan projectmanagement. Je projectplan is in feite je routekaart naar succes. Het biedt teamleden een beter inzicht in alle projectstappen en kan veronderstellingen of verwarring tijdens de uitvoeringsfase voorkomen.

Een projectoverzicht helpt je ook om het volgende te doen:

• De hoofdrolspelers identificeren
• Ervoor zorgen dat projecten zijn afgestemd op bedrijfsdoelen
• De kosten, planning, lijst van deliverables en leveringsdata in een vroeg stadium vaststellen
• Resoureces identificeren
• Communiceren en samenwerken met stakeholders

Een projectplan moet een levend document zijn dat alle informatie over het projectproces bevat en dat wordt bijgewerkt naarmate het project zich ontwikkelt. Idealiter is je plan op elk moment van het project toegankelijk voor het team en de stakeholders, zodat ze het kunnen raadplegen en naadloos kunnen samenwerken en communiceren. Door gebruik te maken van een cloudgebaseerd visueel samenwerkingsplatform zoals Lucidchart, kun je alles communiceren en visualiseren, van de tijdlijn van het project tot de afhankelijkheden en hand-offs.

Een plan van aanpak maken

Het vereiste detailniveau in je plan is afhankelijk van de complexiteit van het project en het bedrijf. Voordat je met je project begint, moet je echter de stakeholders van het project identificeren en met ze in gesprek gaan tijdens een kick-offmeeting. Op basis daarvan weet je hoe je een plan van aanpak kunt maken dat perfect op maat is gemaakt om je team van begin tot eind te begeleiden.

Volg dit voorbeeld van een projectplan om te bepalen wat er nodig is en hoe elk item het beste kan worden ingevuld:

• Definieer de scope
• Definieer doelen
• Identificeer deliverables
• Identificeer resources
• Baken de rollen af
• Bepaal een tijdlijn en planning

Definieer de scope

In de projectscope leggen de stakeholder en het projectteam de opdracht en de kwaliteit van het werk vast. Je scope moet een korte beschrijving zijn met de belangrijkste kenmerken of functies, in- en uitsluitingen en eventuele beperkingen, zoals een strikt budget of tijdlijn.

Omdat er zoveel bewegende delen zijn die in een projectscope moeten worden gedefinieerd, kan het visualiseren ervan helpen om de details te verduidelijken en stakeholders sneller op de hoogte te brengen. Het virtuele whiteboard van Lucid en de bibliotheek met sjablonen voor projectplanning maken het gemakkelijk om aan de slag te gaan. Gebruik bijvoorbeeld een sjabloon voor een projectroadmap of een PERT-diagramsjabloon om je project te visualiseren en de belangrijkste afhankelijkheden, beperkingen en geschatte tijdlijn voor elke taak in kaart te brengen.

Definieer doelen

Stel je doelen op basis van de scope van het project. Je hebt misschien meer dan één doel, maar elk doel moet SMART zijn: specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden. Met andere woorden, je doelen moeten gericht zijn op wat nodig is om het gewenste eindresultaat op tijd en binnen het budget te bereiken. Lees hier meer over hoe je effectief doelen kunt stellen.

Identificeer de deliverables

De deliverables zijn de tastbare resultaten die worden gegenereerd om je projectdoelen te bereiken. Sommige deliverables zijn uiteraard afhankelijk van andere deliverables. Als het bijvoorbeeld je doel is om een nieuwe website te ontwikkelen, dan heb je een mockup-deliverable nodig die afhankelijk is van een wireframe-deliverable.

Je kunt al je taken en afhankelijkheden visualiseren met een Gantt-diagram om de vaart in functieoverschrijdende projecten te houden, zonder onnodige pauzes. Breng belangrijke projectmijlpalen in kaart (of belangrijke stappen die gedurende het project moeten worden gezet om het project af te ronden), zodat ze kunnen dienen als controlepunten voor je voortgang.

Teams kunnen in realtime direct commentaar geven op je Lucidchart-diagram, zodat ze altijd en overal de voortgang kunnen documenteren en wijzigingen of vertragingen in bepaalde taken kunnen doorgeven.  

Identificeer resources

Resources kunnen zowel menselijk als niet-menselijk zijn. Denk aan tijd, geld, personeel en kennis en vaardigheden. Bepaal per resource de capaciteit en de vraag, en leg vast hoe die twee factoren later van invloed zijn op de toewijzing van rollen en taken. Houd bijvoorbeeld rekening met de toegang van resources tot bepaalde softwarelicenties en met de tijdscapaciteit van je personeel in combinatie met andere lopende projecten. Door dit van tevoren te doen, kun je je resources gedurende het hele project effectief beheren.  

Baken rollen af

Voorkom vragen over taken en ownership door rollen in een vroeg stadium af te bakenen en duidelijk te maken wie wat wanneer gaat doen. Je kunt deliverables beter beheren wanneer je afhankelijkheden en overdrachten visualiseert en bijhoudt. Je kunt een zwembaandiagram gebruiken om het proces te schetsen voor functieoverschrijdende verantwoordelijkheden, van je ontwerp- en software-engineeringteams tot kwaliteitsborging en UX.

Bepaal een tijdlijn en planning

De tijdlijn van je project moet meer omvatten dan de begin- en einddatum. Maak in plaats daarvan een planning voor elk onderdeel van het project, van de ontwikkelings- tot de implementatiefase en alles daartussenin. Zo kun je de voortgang communiceren met je stakeholder en geef je tegelijkertijd je team de mogelijkheid hun eigen voortgang en deadlines te bewaken. Voor een beter overzicht van elke sprint of projectperiode kun je een Gantt-diagram gebruiken om de mijlpalen in elke fase van het project duidelijker te zien, zodat je team op schema blijft.

Gebruik een werkverdelingsstructuur om een duidelijk overzicht te maken van al het werk dat nodig is om het project te voltooien. Zo zie je al het werk dat moet worden toegewezen, kun je een schatting maken van de kosten, heb je zicht op afhankelijkheden en kun je werk nauwkeurig aan een tijdlijn hangen.

Houd het grotere geheel van het project in gedachten zonder de controle te verliezen over de vele taken die nodig zijn om je doel te bereiken. Het kan lastig zijn om projecten alleen te beheren, maar met een grondig projectplan in combinatie met de juiste Lucidchart-sjablonen kun je anticiperen op risico's en deze beperken, en maak je efficiënt gebruik van de resources van een team. Als je vroeg plant en van begin tot eind de orde en samenwerking bewaakt, kun je strategischer te werk gaan en met elk project meteen een optimaal resultaat behalen.