Waren Sie schon einmal mitten in einem Projekt und hielten völlig frustriert und verwirrt über die Vision und den Umfang eines Projekts inne? Auch wenn Sie sich möglicherweise durch alte E-Mail-Threads wühlen und auf Post its kritzeln, um sich Klarheit und Orientierung zu verschaffen, werden Sie es vielleicht finden oder auch nicht. Aber beim nächsten Mal können Sie den Tag – und zukünftige Projekte – mit einem Projekt Kick off Meeting und einer Tagesordnung retten.

Was ist ein Kick off Meeting?

Ein Kick off Meeting ist das erste Treffen zwischen dem Projektteam und dem Projektbeteiligten, der entweder intern oder extern sein kann. Das Meeting ist eine Gelegenheit, die richtigen Leute zur richtigen Zeit im richtigen Raum zusammenzubringen, um alles zu besprechen, was das Projekt zum Erfolg führen wird.

Warum ein Kick off Meeting veranstalten?

Der Zweck eines Kick off Meetings besteht darin, den Grundstein für ein erfolgreiches Projekt zu legen – es ist eine Gelegenheit sicherzustellen, dass sich Stakeholder und Projektteam in Bezug auf Umfang, Ziele, Budget, Zeitplan und alles dazwischen einig sind. Es handelt sich im Grunde genommen um die persönliche Durchführung von Projekten.

Das Konzept mag einfach erscheinen und Sie könnten versucht sein, einfach eine E-Mail zu senden, aber widerstehen Sie dem Drang! Obwohl wir in einer digitalen Welt leben, lassen sich manche Dinge lieber persönlich erledigen, unterstützt durch Technologie. Ein Kick off Meeting ist eine Gelegenheit, ein erstes Gespräch anzustoßen und gemeinsam eine klare Roadmap zu erstellen, ohne Verwirrung oder falsch gemanagte Erwartungen. Mit der richtigen Vorbereitung können Sie Überraschungen oder Lücken im Projektmanagementprozess vermeiden und so spätere Kopfschmerzen und Rückschläge vermeiden.

So bereiten Sie sich auf Ihr Kick off Meeting vor

Ein gut durchgeführtes Projekt Kick off Meeting hilft den Teams, organisiert zu bleiben, ihre Aufgaben zu erfüllen und auf Erfolgskurs zu bleiben. Unabhängig davon, ob Ihr Projektmeeting für interne oder externe Stakeholder ist, finden Sie hier vier Tipps, die Sie berücksichtigen sollten, um das Beste aus Ihrem Meeting herauszuholen.

Zeit schaffen

Planen Sie ausreichend Zeit ein, damit alle Beteiligten alle Projektdetails gründlich prüfen können. Eine einstündige Besprechung ist eine geeignete Länge, die zugewiesene Zeit kann jedoch von der Organisation und der Komplexität des Projekts abhängen.

Laden Sie die richtigen Leute ein

Ziel ist es, alle, die im Projekt eine Rolle spielen werden, gleichzeitig im selben Raum zu versammeln. Wenn Sie Remote-Mitarbeiter haben, stellen Sie sicher, dass Ihr Meeting online, über Skype, Zoom oder eine andere Videokonferenzsoftware zugänglich ist.

Legen Sie eine Agenda fest

Entwerfen Sie eine strategisches Kick off Meeting Agenda mit den wesentlichen Projektprioritäten. Ihre Agenda wird das Gespräch und letztendlich das Projekt als Ganzes leiten, daher ist es akzeptabel, einem Thema oder einer einfachen Reihe von Fragen auch nur ein paar Minuten zu widmen.

Weisen Sie einen Protokollanten zu

Ein Notizzettel scheint offensichtlich, nicht wahr? Oder vielleicht denken Sie, dass Sie keinen brauchen.

Aber die größte Lüge, die du dir jemals erzählen wirst? Das muss ich nicht aufschreiben.

Die Realität sieht so aus: Wenn es in der Besprechung projektspezifische Entwicklungen gibt (und das wird der Fall sein), ist das Anfertigen von Notizen eine Möglichkeit, sicherzustellen, dass Sie Änderungen vornehmen oder sich sofort mit der entsprechenden Person in Verbindung setzen. Während Sie das Projekt vorantreiben, können Sie mithilfe unserer Google Docs-Integration sogar Ihre Lucidchart-Projektzeitleiste einbetten, um alle Ihre Informationen an einem zentralen, kollaborativen Ort zu speichern.

Oberste Prioritäten für jede Kick off Meeting Agenda

Sie werden im Laufe Ihrer Karriere wahrscheinlich viele Projektbesprechungen veranstalten, falls Sie dies noch nicht getan haben. Um koordinierte Bemühungen zu optimieren, sollten Sie eine Vorlage für ein Kick off Meeting in Betracht ziehen – im Wesentlichen eine flexible Agenda, die die Hauptthemen enthält, die Sie vor jedem neuen Projekt mit Ihren Stakeholdern besprechen. Eine vorgefertigte Agenda verhindert, dass Sie das Rad jedes Mal neu erstellen müssen, wenn Sie in ein neues Projekt eintauchen, verbessert das gemeinsame Verständnis und verleiht Ihrem Prozess über verschiedene Projekte hinweg methodische Konsistenz.

Hier ist ein Beispiel für eine flexible Agenda:

1. Vorstellungen
2. Hintergrund des Projekts
3. Projektziel
4. Umfang
5. Planen
6. Rollen
7. Zusammenarbeit
8. Fragen
9. Die nächsten Schritte

Eine sorgfältig ausgearbeitete Agenda sollte dafür sorgen, dass Ihr Team und Ihre Stakeholder über alles Bescheid wissen und sich darauf verlassen können, von einem gemeinsamen Verständnis der Vision bis hin zu den kleinsten Details, etwa wer die Ergebnisse abzeichnet.

Ein genauerer Blick auf die Tagesordnung

Vorstellungen

Planen Sie ein paar Icebreaker Fragen Minuten ein und stellen Sie frühzeitig eine Beziehung her. Während das Kick off Meeting technisch auf die Ausrichtung des Projekts ausgelegt ist, kann sich die Zeit, die für die Stärkung der Arbeitsbeziehung zwischen Team und Stakeholder aufgewendet wird, in den herausfordernden Momenten eines Projekts als nützlich – und möglicherweise entscheidend – erweisen.

Hintergrund des Projekts

Ein Projekthintergrund sollte ein allgemeiner Überblick sein, der in zwei Teilen zusammengefasst ist: historischer Kontext und Einblick in aktuelle Schwachstellen, die beide von Natur aus Projekte zum Erfolg führen. Unabhängig davon, ob es sich bei Ihrem Stakeholder um einen internen oder externen Stakeholder handelt, sind Hintergrundinformationen erforderlich, um den Rahmen zu schaffen und das Warum des Projekts zu untermauern, selbst für den ranghöchsten Mitarbeiter bis hin zum Neuling.

Wenn Sie nicht aufpassen, kann die Vermittlung von Hintergrundinformationen überwältigend sein, den Überblick behalten und viel Zeit in Anspruch nehmen. Um diesen Abschnitt schnell, einfach und klar zu gestalten, können Sie mithilfe einer Lucidchart-Vorlage eine visuelle Zeitleiste verwenden, gepaart mit ein paar kurzen Sätzen zu jeder Phase des Projektverlaufs.

Leitbild des Projekts

Der Zweck des Projekts ist mehr als ein Bericht, eine Produktfunktion oder einige schmerzhafte, erschreckende Daten, die angesprochen werden müssen. Der Zweck ist vielmehr gleichzeitig das große Ganze und das langfristige Spiel.

Erwägen Sie die Ausarbeitung eines Leitbilds für Ihr Projekt: eines, das kurz, verständlich und inspirierend ist. Wenn Ihr Stakeholder bereits über ein Leitbild verfügt, wiederholen Sie das Konzept im Projekt Kick off Meeting. Schließlich ist das Leitbild eine Idee, auf die Ihr Team zurückgreifen kann und sollte, um es zu motivieren, wenn es schwierig wird.

Stellen Sie sich zum Beispiel vor, Sie sind im Rückstand, haben aber eine harte Frist. Möglicherweise muss Ihr Team länger arbeiten, um ein Projekt voranzutreiben – es kann überwältigend und vielleicht sogar unmöglich erscheinen. Wenn Sie jedoch ein inspirierendes Ziel haben, das Projekt zu unterstützen, nutzen Sie es, um Ihr Team zum Durchhalten zu motivieren. Oftmals ist die kurzfristige Mühe der Preis für eine langfristige Wirkung.

Umfang

Wenn Sie möchten, dass Projekte pünktlich und im Rahmen des Budgets abgeschlossen werden, dann setzen Sie sich für einen Konsens über den Umfang ein. Beim Projektumfang einigen sich alle Parteien auf eine Beschreibung der Arbeit mit bestimmten Merkmalen und/oder Funktionen. Ihr Leistungsumfang sollte eine kurze Beschreibung und die wichtigsten Merkmale oder Funktionen, Einschlüsse/Ausschlüsse sowie etwaige Annahmen und Einschränkungen, wie z. B. ein striktes Budget oder einen Zeitplan, umfassen.

Angenommen, Ihr Unternehmen entwickelt eine mobile App. Ihre einfache Scope-Anweisung könnte darin bestehen, eine App zu entwickeln, zu testen und bereitzustellen, die auf Android und iOS zugänglich ist. Von dort aus wird der Umfang detaillierter, wenn Sie die Zeitachse definieren. Ist es flexibel? Oder handelt es sich um eine harte Deadline mit nicht verhandelbaren Test- und Go-Live-Terminen? Anschließend fragen Sie Ihren Stakeholder, welche Funktionen für die Einführung erforderlich sind und welche Funktionen wünschenswert wären oder später hinzugefügt werden könnten, um den Wert zu steigern. Entscheiden Sie abschließend, wie Erfolg aussieht und wie er gemessen wird. Geht es einfach darum, die App zu veröffentlichen? Handelt es sich um eine bestimmte Anzahl an Downloads oder Registrierungen?

Während sich Projekte natürlich weiterentwickeln, können Sie die Ausweitung des Umfangs leichter bewältigen und Hindernisse antizipieren, wenn Sie Erwartungen und potenzielle Risiken oder Engpässe frühzeitig verwalten. Streben Sie nach einem Gleichgewicht zwischen den Wünschen und Bedürfnissen der Stakeholder und dem, was bei gegebener Zeit, Komplexität und Budgetfaktoren realistisch ist.

Planen

Erstellen Sie in der Planungsphase einen Fahrplan bis zur Fertigstellung. Sie benötigen nicht unbedingt eine technische Methodik wie Six Sigma oder Lean. Entscheiden Sie einfach, wie das Projekt durchgeführt werden soll, von der Definition der Ergebnisse und Ressourcen bis hin zu Meilensteinen und Übergaben. Ihr Plan ergibt sich aus dem Umfang des Projekts. Der Umfang der mobilen App würde dann in zu erbringende Leistungen wie Wireframe, Code, Fehler- und Problemdokumentation usw. unterteilt.

Verwenden Sie eine Projektzeitleiste und ein lebendiges Dokument, in dem Sie Aktualisierungen und Notizen aufzeichnen, während das Projekt in späteren Phasen detaillierter wird. Sie können eine Lucidchart- Projektzeitleiste oder ein Gantt-Diagramm verwenden, um zu verfolgen, wo Sie sich im Prozess befinden, und Ihre Sprint-Planung gemeinsam durchzuführen, während mehrere Redakteure in Echtzeit Karten zu Ihrem Board hinzufügen. Unabhängig davon, ob Sie sich in der Entwurfs- oder Testphase befinden, kann Ihnen eine auf Ihr Projekt zugeschnittene Zeitleiste mit kontrolliertem Editorzugriff dabei helfen, den Fortschritt einfach mit den Beteiligten zu teilen und zu kommunizieren, um sie auf dem Laufenden zu halten.

Rollen

Obwohl Sie in der Regel wissen, wer in Ihrem eigenen Team was tut, sollten Sie Projektrollen und -aufgaben mit Ihren Stakeholdern besprechen und visualisieren. Wenn Sie vor der Ausführungsphase Klarheit schaffen, können Sie mehr Zeit mit der Arbeit verbringen und müssen sich weniger mit Fragen zur Zuweisung und Verantwortung herumschlagen, insbesondere innerhalb Ihres eigenen Teams.

Mit funktionsübergreifenden Flussdiagrammen können Sie Abhängigkeiten, Übergaben und mehr visualisieren und verfolgen. Verwenden Sie Swimlanes, um Verantwortlichkeiten zwischen verschiedenen Teams oder Gruppen zu klären, von Ihren Design- und Software-Engineering-Teams bis hin zu Qualitätssicherung und UX.

Zusammenarbeit

Entscheiden Sie, wie Ihr Team zusammenarbeiten soll, um Fristen und Meilensteine effizient einzuhalten. Identifizieren Sie einen zentralen Ort zum Hosten von Projektprozessen, Dokumentversionen, Notizen und Feedback, einschließlich der Möglichkeit, Aktualisierungen und Informationen so schnell wie möglich einfach auszutauschen.

Mithilfe cloudbasierter Diagramme mit Lucidchart bleiben Sie organisiert, mit funktionsübergreifender Freigabe, Zusammenarbeit in Echtzeit und problemloser Versionsverfolgung, während Sie mit anpassbaren Diagrammberechtigungen sicher teilen. Wenn Sie bereit sind, Ihre Arbeit zu teilen, können Sie die leistungsstarken und nahtlosen Integrationen von Lucidchart mit Google Drive, Jira, Confluence, Slack, AWS und mehr nutzen.

Fragen

Es scheint offensichtlich, aber lassen Sie Zeit für Fragen. Wer weiß, wann Sie wieder alle zusammen im selben Raum sein werden – ermutigen Sie Ihr Team und die Stakeholder, etwaige Missverständnisse zu klären oder alle Punkte anzusprechen, die möglicherweise in den Tagesordnungspunkten Ihres Kickoff-Meetings untergegangen sind. Überlassen Sie nichts den Vermutungen oder Annahmen.

Die nächsten Schritte

Jede Person sollte mit einem Verständnis dafür verlassen, was als nächstes kommt und was für den Anfang erforderlich ist. Dies kann die Bereitstellung des Zugriffs auf eine bestimmte Plattform oder die gemeinsame Nutzung von Dokumenten und Ressourcen umfassen. Verfeinern Sie jetzt so viel wie möglich, um später Zeit zu sparen.

Lucidchart kann Projektmanagern von Anfang bis Ende eine visuelle Karte zur Verfügung stellen, um Ziele und Erwartungen zu überwachen und gleichzeitig Teams durch jede Phase eines Projekts zu führen. Nutzen Sie visuelle Prozesse und unsere intuitive Diagrammplattform, um Teams und Stakeholder auf dem Laufenden zu halten und auf dem richtigen Weg zu bleiben, um die Projekterwartungen zu erreichen und zu übertreffen.

Lucidchart ist ein One-Stop-Shop; Sie können Ihre gesamte Dokumentation an einem Ort verknüpfen und erstellen, mit Echtzeitaktualisierungen und sofortigem Zugriff auf Dokumente, sodass Sie Ihre Kickoff-Meetings und Projektplanungsphasen optimal nutzen und gleichzeitig großartige Ideen in die Praxis umsetzen können.