¿Alguna vez estuviste en medio de un proyecto y se interrumpió por la total frustración y confusión sobre la visión y el alcance del proyecto? Aunque tal vez estés buscando en cadenas de correos electrónicos viejos y notas garabateadas en Post-it para encontrar algo de claridad y orientación, podrías encontrarlas o no. La próxima vez puedes salvar el día, y los proyectos futuros, con una reunión de lanzamiento del proyecto y una agenda.

¿Qué es la reunión de lanzamiento del proyecto?

La reunión de lanzamiento del proyecto es la primera reunión entre el equipo del proyecto y el interesado en el proyecto, que puede ser interno o externo. Es una oportunidad para reunir a la gente adecuada en la sala adecuada y en el momento adecuado para sincronizar y analizar todo lo que derivará en el éxito del proyecto.

¿Por qué organizar una reunión de lanzamiento?

El objetivo de la reunión de lanzamiento es sentar las bases de un proyecto exitoso: es una oportunidad para asegurar que los interesados y el equipo del proyecto tengan las mismas ideas respecto del alcance, los objetivos, el presupuesto, el cronograma y todo lo demás. Es básicamente el 411 de los proyectos en persona.

El concepto puede parecer simple y tal vez te sientas tentado a solo enviar un correo electrónico. ¡Resiste ese impulso! Aunque vivamos en un mundo digital, algunas cosas se hacen mejor en persona, con el apoyo de la tecnología. Una reunión de lanzamiento es una oportunidad de iniciar una conversación inicial y crear un mapa de ruta claro juntos, sin confusión ni expectativas mal manejadas. Con la preparación adecuada, puedes eliminar sorpresas o déficits del proceso de gestión del proyecto para evitar dolores de cabeza e inconvenientes más adelante.

Cómo prepararte para tu reunión de lanzamiento del proyecto

Una reunión de lanzamiento del proyecto bien desarrollada permite que los equipos permanezcan organizados, enfocados en la tarea y encaminados hacia el éxito. Ya sea que la reunión del proyecto sea para los interesados internos o externos, aquí tienes cuatro consejos para tener en cuenta a fin de aprovechar la reunión al máximo.

Haz tiempo

Dedica un bloque de tiempo que permita que todos los involucrados revisen todos los detalles del proyecto en detalle. Una reunión de una hora tiene la duración adecuada, pero la cantidad de tiempo asignado puede depender de la organización y de la complejidad del proyecto.

Invita a las personas adecuadas

La meta es reunir a todos los que participarán del proyecto al mismo tiempo en el mismo lugar. Si tienes personal que trabaja a distancia, asegúrate de que tu reunión sea accesible en línea por Skype, Zoom u otro software de videoconferencias.

Fija la agenda

Diseña una agenda estratégica para la reunión de lanzamiento que contenga las prioridades esenciales del proyecto. Tu agenda orientará la conversación y, en definitiva, todo el proyecto, así que es aceptable dedicarle incluso algunos minutos a un tema o a una serie sencilla de preguntas.

Designa un encargado de la toma de notas

Parece obvio tener alguien que tome notas, ¿no? O tal vez pienses que no lo necesitas.

Pero, ¿cuál es la mentira más grande que te dices a ti mismo? No necesito anotarlo.

La realidad es que, si hay novedades específicas del proyecto en la reunión (y las habrá), tomar notas es una forma en la que puedes asegurarte de hacer los cambios o conectarte con las personas adecuadas de inmediato. A medida que avances con el proyecto, incluso puedes insertar tu cronograma del proyecto de Lucidchart con nuestra integración con Google Docs para mantener toda tu información en un mismo lugar central y colaborativo.

Principales prioridades para la agenda de cualquier reunión de lanzamiento

Es probable que organices muchas reuniones de proyectos a lo largo de tu carrera, si ya no lo has hecho. Para optimizar los esfuerzos coordinados, considera una plantilla para reuniones de lanzamiento que, esencialmente, es una agenda flexible que incluye los principales temas que tratas con los interesados antes de cada proyecto. Una plantilla de agenda evitará la necesidad de volver a inventar la rueda cada vez que emprendas un proyecto nuevo, mejora el entendimiento compartido y añade consistencia metódica a tu proceso en los distintos proyectos.

Este es un ejemplo de agenda flexible:

1. Presentaciones
2. Antecedentes del proyecto
3. Objetivo del proyecto
4. Alcance
5. Planear
6. Roles
7. Colaboración
8. Preguntas
9. Próximos pasos

Una agenda bien pensada debe informar a tu equipo y al interesado y hacerlos sentir seguros de todo desde un entendimiento compartido de la visión hasta los detalles más ínfimos, como quién autorizará los entregables.

Una mirada más detallada de la agenda

Presentaciones

Planifica unos minutos para romper el hielo y lograr conexión al principio. Aunque la reunión de lanzamiento técnicamente está diseñada para alinearse con el proyecto, el tiempo invertido para fortalecer la relación de trabajo entre el equipo y el interesado puede resultar beneficioso (y, posiblemente, crítico) en los momentos difíciles de un proyecto.

Antecedentes del proyecto

Los antecedentes del proyecto deben ser un resumen general, sintetizado en dos partes: el contexto histórico y datos sobre los problemas actuales, ambos de los cuales impulsan los proyectos hasta su concreción. Independientemente de que el interesado sea interno o externo, la información de antecedentes es necesaria para dar un cuadro de situación y reforzar los porqués del proyecto, tanto para los empleados con más antigüedad como para los recién llegados.

Si no eres cuidadoso, comunicar la comunicación sobre los antecedentes puede ser abrumador, difícil de seguir y puede demandar mucho tiempo. Para hacer que esta sección sea rápida, sencilla y clara, puedes usar un cronograma gráfico junto con unas pocas oraciones breves en cada etapa del historial del proyecto usando una plantilla de Lucidchart.

Declaración de la misión del proyecto

El objetivo del proyecto es más que un informe, las funciones de un producto o algunos datos dolorosos que causan impresión y necesitan ser atacados. En su lugar, el objetivo es, al mismo tiempo, la imagen general y el largo plazo.

Considera idear una declaración de la misión del proyecto: hazla breve, bien redactada e inspiradora. Si tu interesado ya tiene una declaración de la misión, reitera el concepto en la reunión de lanzamiento del proyecto. En definitiva, la declaración de la misión es una idea a la que tu equipo puede (y debe) volver para motivarse cuando las cosas se pongan difíciles.

Por ejemplo, imagínate que estás atrasado y tienes una fecha de entrega inamovible. Tu equipo tal vez deba trabajar más horas para sacar el proyecto adelante...o incluso podría parecerles demasiado difícil o imposible. Pero, si tienes un objetivo inspirador que respalda el proyecto, puedes usarlo para motivar a tu equipo para que persevere; suele pasar que un esfuerzo a corto plazo sea el costo para obtener un impacto a largo plazo.

Alcance del proyecto

Si quieres que los proyectos se completen dentro del plazo y el presupuesto acordados, busca consenso sobre el alcance. El alcance del proyecto es el lugar en el que todas las partes acuerdan una declaración del trabajo con características y/o funciones especificadas. El alcance debe incluir una descripción breve y las principales características o funciones, inclusiones/exclusiones y cualquier suposición o limitación, por ejemplo, un presupuesto o un cronograma estrictos.

Supongamos que tu compañía está desarrollando una aplicación móvil. Una declaración simple del alcance podría ser desarrollar, probar e instalar una aplicación accesible en Android e iOS. A partir de allí, el alcance será más detallado a medida que definas el cronograma. ¿Es flexible? ¿O es un cronograma inamovible, con fechas no negociables de prueba y activación? Luego, debes preguntarle al interesado las características que se necesitan para el lanzamiento en comparación con las que sería bueno tener o podrían agregarse más tarde para aumentar el valor. Por último, decide cómo lucirá el éxito y cómo se medirá. ¿Es simplemente lograr que se publique la aplicación? ¿Es lograr una cantidad particular de descargas o registros?

Aunque los proyectos evolucionan naturalmente, si manejas las expectativas y los posibles riesgos y cuellos de botella al principio, podrás manejar más fácilmente el temor por el alcance y anticipar los posibles obstáculos. Busca un equilibrio entre los deseos y las necesidades del interesado y lo que es realista según el tiempo, la complejidad y los factores presupuestarios definidos.

Planear un mapa de ruta

Crea un mapa de ruta hasta la concreción en la etapa de planificación. No necesariamente debes aplicar una metodología técnica, como Six Sigma o el método esbelto. Simplemente decide cómo se llevará a cabo el proyecto, desde definir los entregables y los recursos hasta los hitos y los entregables. Tu plan se originará en el alcance del proyecto. Entonces, el alcance de la aplicación móvil se desglosará en entregables, como un wireframe, el código, la documentación de errores y problemas, etc.

Usa un cronograma del proyecto y un documento vivo para registrar las actualizaciones y las notas a medida que el proyecto sea más detallado en las etapas posteriores. Puedes usar el cronograma del proyecto o el diagrama de Gantt de Lucidchart para llevar un control de dónde te encuentras dentro del proceso y hacer la planificación en sprint juntos con varios editores agregando tarjetas en tu tablero en tiempo real. Independientemente de que estés en las fases de diseño o de prueba, un cronograma adaptado y específico para tu proyecto, con acceso controlado de edición, puede ayudarte a compartir y comunicar fácilmente el estado de avance con los interesados para mantenerlos informados.

Conoce bien los roles de todos los integrantes de tu equipo

Aunque es probable que tú sepas quién hace qué dentro de tu equipo, analiza y visualiza los roles y las asignaciones del proyecto con el interesado. Si creas claridad antes de la etapa de ejecución, puedes dedicar más tiempo a trabajar y menos tiempo demorado en preguntas sobre las asignaciones y las responsabilidades, especialmente dentro de tu propio equipo.

Puedes visualizar y controlar las dependencias, las entregas, y más, con diagramas de flujo multifuncionales; usando carriles para aclarar las responsabilidades de los distintos equipos y grupos, desde tus equipos de diseño e ingeniería de software a aseguramiento de la calidad y UX.

Organiza la colaboración de tu equipo

Decide cómo tu equipo trabajará para alcanzar los hitos y cumplir las fechas de entrega con eficiencia. Identifica un lugar centralizado para albergar los procesos del proyecto, las versiones de los documentos, las notas y los comentarios, que tenga la capacidad de compartir con facilidad las actualizaciones y la información lo más rápido posible.

Puedes mantener la organización con diagramas en la nube de Lucidchart, que incluyen la posibilidad de compartir entre muchas funciones, colaboración en tiempo real y un control de versiones sin dificultades, además de compartir de manera segura con permisos personalizables para los diagramas. Si estás listo para compartir tu trabajo, puedes usar las potentes y fluidas integraciones de Lucidchart con Google Drive, Jira, Confluence, Slack, AWS, y más.

Deja el tiempo correspondiente para que los integrantes formules preguntas

Parece obvio, pero deja un tiempo para preguntas. No se sabe cuándo volverán a estar todos reunidos en el mismo lugar otra vez: alienta a tu equipo y al interesado para que aclaren todos los malentendidos o traten los temas que podrían haberse escurrido de los asuntos de la agenda para la reunión de lanzamiento. No dejes nada librado a conjeturas o suposiciones.

¿Cuáles son los próximos pasos?

Cada persona debe retirarse con el entendimiento de qué sigue y qué se necesita para empezar. Esto puede incluir brindar acceso a una plataforma en particular o compartir documentos y recursos. Refine todo lo que puedas ahora para ahorrar tiempo más adelante.

Desde principio a fin, Lucidchart puede ofrecerles a los gerentes de proyecto un mapa gráfico para controlar las metas y las expectativas y, al mismo tiempo, guiar a los equipos en cada etapa de un proyecto. Utiliza los procesos gráficos y nuestra plataforma de diagramación intuitiva para mantener a los equipos y a los interesados atentos, informados y al día de manera de lograr y exceder las expectativas del proyecto.

Lucidchart tiene todo lo que necesitas: puedes vincular y crear toda tu documentación en un solo lugar, con actualizaciones en tiempo real y acceso instantáneo a los documentos, de manera de aprovechar al máximo tu reunión de lanzamiento y las etapas de planificación del proyecto y, al mismo tiempo, llevar las grandes ideas a la práctica.