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Che cos'è un BPMN e come crearne uno

Quali sono le tue esigenze di diagrammi?

Sono nuovo di diagrammi e voglio saperne di più.

I professionisti nelle vendite, nella gestione dei progetti e in altre aree utilizzano software di modellazione dei processi aziendali per definire il loro approccio nei confronti di qualsiasi processo specifico. Scopri gli elementi essenziali di BPMN e BPMN 2.0, insieme alla storia, alle finalità, i vantaggi, i simboli, i tipi di diagrammi e i suggerimenti essenziali per la modellazione dei processi di business.

15 minuti di lettura

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Che cos'è il BPMN?

Il Business Process Modeling Notation (BPMN) è un metodo per diagrammi di flusso che modella dall'inizio alla fine le fasi di un processo aziendale pianificato. Elemento chiave per la gestione dei processi aziendali, illustra visivamente una sequenza dettagliata di attività commerciali e flussi di informazioni necessari per completare un processo.

Il suo scopo è creare modalità per migliorare l'efficienza, tenere conto delle nuove circostanze o ottenere un vantaggio competitivo. Negli ultimi anni, il metodo ha subito una spinta alla standardizzazione e ora viene spesso chiamato con un nome leggermente diverso: Business Process Model and Notation, sempre mantenendo l'acronimo BPMN. Differisce dall'Unified Modeling Language (UML) utilizzato nella progettazione di software.

Storia molto recente

Il Business Process Modeling Notation è stato sviluppato dalla Business Process Management Initiative (BPMI) e ha subito una serie di revisioni. Nel 2005, quel gruppo si è unito all'Object Management Group (OMG), che ha ripreso in mano l'iniziativa. Nel 2011, OMG ha pubblicato BPMN 2.0 e ha cambiato il nome del metodo in Business Process Model and Notation. Ha creato uno standard più dettagliato per la modellazione dei processi aziendali, utilizzando una serie più ricca di simboli e notazioni per i diagrammi dei processi aziendali. Dal 2014, BPMN è stato inoltre integrato da un metodo per diagrammi di flusso decisionali chiamato modello decisionale e standard di notazione, in quanto, per sua natura, il BPMN non si presta ai flussi decisionali.

Scopo e benefici

Ad alto livello, il BPMN si rivolge ai partecipanti e alle altre parti interessate in un processo aziendale per acquisire comprensione attraverso una rappresentazione visiva dei passaggi facile da comprendere. Su un piano di coinvolgimento più ampio, si rivolge alle persone che implementeranno il processo, fornendo dettagli sufficienti per consentire un'implementazione precisa. Fornisce un linguaggio comune standard per tutte le parti interessate, sia tecniche che non: analisti aziendali, partecipanti al processo, manager e sviluppatori tecnici, nonché team esterni e consulenti. Idealmente, colma il divario tra finalità e attuazione del processo, fornendo dettagli e chiarezza sufficienti nella sequenza delle attività aziendali.

La rappresentazione grafica può essere molto più facile da comprendere rispetto al testo narrativo. Consente una comunicazione e una collaborazione più semplici per raggiungere l'obiettivo di un processo efficiente che produce un risultato di alta qualità. Contribuisce anche alla comunicazione finalizzata alla realizzazione di documenti XML (Extensible Markup Language) necessari per eseguire vari processi. Uno standard XML principale è chiamato BPEL o BEPEL4WS, che sta per Business Process Execution Language for Web Services.

Simboli comuni per il BPMN

Un diagramma BPMN (modello e notazione di processo aziendale) viene utilizzato per creare diagrammi di flusso di facile lettura per i modelli di processi aziendali, che possono essere condivisi tra organizzazioni e settori. I simboli dei diagrammi BPMN sono classificati in quattro gruppi principali: oggetti di flusso, oggetti di collegamento, swimlane e artefatti. Leggi questa guida completa sulle forme dei diagrammi BPMN e sui relativi significati qui di seguito.

Tipi di eventi BPMN

Gli eventi rappresentano un evento in un processo aziendale.

Simbolo di evento iniziale: indica il primo passaggio di un processo.

Simbolo di evento intermedio: rappresenta un qualsiasi evento che si verifica tra un evento iniziale e uno finale.

Simbolo di evento finale: indica il passaggio finale di un processo.

Simboli di eventi BPMN

Ognuno di questi simboli di eventi BPMN può essere disegnato in modo da rappresentare i dettagli specifici del relativo processo. Gli esempi seguenti si limitano ai simboli di evento iniziale, ma possono essere combinati con qualsiasi tipo di evento. I simboli di eventi comuni rappresentano le seguenti circostanze:

Simbolo del messaggio: avvia il processo, facilita i processi intermedi o termina il processo.

Simbolo del timer: un'ora, una data o un'ora e una data ricorrenti attivano il processo, assistono i processi intermedi o completano il processo.

Simbolo di escalation: un passaggio reagisce a un'escalation e passa a un altro ruolo nell'organizzazione. Questo evento viene utilizzato solo all'interno di un sottoprocesso dell'evento. Un'escalation si verifica quando una persona con un livello più alto di responsabilità all'interno dell'organizzazione viene coinvolta in un processo.

Simbolo condizionale: un processo inizia o continua quando viene soddisfatta una condizione o una regola aziendale.

Simbolo di collegamento: un sottoprocesso che fa parte di un processo più ampio.

Simbolo di errore: errore rilevato all'inizio, a metà o alla fine di un processo. Un sottoprocesso di un evento con un trigger di errore interromperà sempre il suo processo di contenimento.

Simbolo di annullamento: reagisce a una transazione che è stata annullata all'interno di un sottoprocesso. In un evento finale, il simbolo di annullamento rappresenta l'annullamento attivato in un processo.

Simbolo di compensazione: un rimborso che si attiva quando le operazioni falliscono parzialmente.

Simbolo del segnale: un segnale che comunica attraverso processi diversi. Il simbolo di un segnale può iniziare un processo, facilitarlo o completarlo.

Simbolo multiplo: più trigger che avviano un processo.

Simbolo multiplo parallelo: un'istanza di processo che non si avvia, non continua o non termina finché non si sono verificati tutti gli eventi possibili.

Simbolo di fine: innesca la conclusione immediata di una fase del processo. Tutte le istanze correlate vengono terminate contemporaneamente.

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Simboli di attività BPMN

Le attività descrivono il tipo di lavoro svolto in una particolare istanza di processo. Esistono quattro tipi di attività BPMN: compiti, sottoprocessi, transazioni e attività di chiamata.

Simbolo dell'attività: indica il livello più elementare di un'attività e non può essere ulteriormente suddiviso. Ad esempio, un processo di routine mattutina potrebbe comportare l'attività di accensione del computer.

Simbolo di sottoprocesso: indica un gruppo di attività che si adattano particolarmente bene insieme. Esistono due diverse visualizzazioni del sottoprocesso. Una è la visualizzazione compressa, dotata di un segno +, che consente di espandere l'elemento per mostrare più dettagli. L'altra è una visualizzazione estesa, che è abbastanza grande da includere tutte le attività che descrivono completamente il sottoprocesso.

Simbolo di transazione: è un sottoprocesso specializzato che prevede il pagamento.

Simbolo di chiamata: è un sottoprocesso globale che viene riutilizzato in vari punti del flusso aziendale.

Simboli di gateway BPMN

In un diagramma BPMN, i simboli gateway che separano e ricombinano i flussi. Esistono vari tipi di gateway:

Simbolo esclusivo: valuta lo stato del processo aziendale e, in base alla condizione, interrompe il flusso in uno o più percorsi reciprocamente esclusivi. Ad esempio, verrà scritto un rapporto se un supervisore concede l'approvazione, mentre non verrà generato alcun rapporto se il supervisore nega l'approvazione.

Simbolo basato su eventi: un gateway basato su eventi è simile a un gateway esclusivo, in quanto entrambi implicano un percorso nel flusso. Nel caso di un gateway basato su eventi, tuttavia, l'obiettivo è valutare quale evento si è verificato, non quale condizione sia stata soddisfatta. Ad esempio, potresti aspettare di inviare un'e-mail fino a quando l'amministratore delegato non è arrivato in ufficio. Se non arriva, l'e-mail non verrà inviata.

Simbolo parallelo: differisce dagli altri gateway perché non dipende da condizioni o eventi. Al contrario, i gateway paralleli vengono utilizzati per rappresentare due attività simultanee in un flusso aziendale. Un esempio è un dipartimento di marketing che genera nuovi lead di vendita e allo stesso tempo contatta i lead già esistenti.

Simbolo inclusivo: suddivide il flusso di processo in uno o più flussi. Ad esempio, un gateway inclusivo potrebbe comportare azioni commerciali basate sui risultati di un sondaggio. Un processo può essere attivato se il consumatore è soddisfatto del prodotto A. Un altro flusso viene attivato quando il consumatore indica che è soddisfatto del prodotto B, mentre un terzo processo viene attivato se il consumatore non è soddisfatto del prodotto A.

Simbolo esclusivo basato sugli eventi: avvia una nuova istanza del processo con ciascuna occorrenza di un evento successivo.

Simbolo complesso: questi gateway vengono utilizzati solo per i flussi più complessi in un processo aziendale. Una condizione di utilizzo ideale per il gateway complesso si verifica quando sono necessari più gateway per descrivere il flusso aziendale.

Simbolo parallelo basato su eventi: come suggerisce il nome, questo gateway è simile a un gateway parallelo. Consente lo svolgersi di più processi in contemporanea, ma a differenza del gateway parallelo, i processi dipendono dagli eventi.

Oggetti di collegamento in un diagramma BPMN

Gli oggetti di collegamento sono linee che collegano gli oggetti di flusso BPMN. Ne esistono tre tipi diversi: flussi di sequenza, flussi di messaggi e associazioni.

Simbolo del flusso di sequenza: collega gli oggetti di flusso nell'ordine sequenziale corretto.

Simbolo del flusso di messaggi: rappresenta i messaggi da un partecipante al processo a un altro.

Simbolo dell'associazione: mostra le relazioni tra artefatti e oggetti di flusso.

Swimlane in un diagramma BPMN

Le swimlane sono usate per organizzare gli aspetti di un processo in un diagramma BPMN,  raggruppano visivamente gli oggetti in corsie, e ogni aspetto del processo viene aggiunto in una corsia separata. Questi elementi possono essere disposti in orizzontale o in verticale. Le swimlane non solo organizzano le attività in categorie separate, ma possono anche rivelare ritardi, inefficienze e gli operai responsabili di ciascuna fase di un processo.

Artefatti in un diagramma BPMN

Gli artefatti rappresentano informazioni rilevanti per il modello ma non per singoli elementi all'interno del processo. I tre tipi di artefatti sono annotazioni, gruppi e oggetti di dati, che possono essere utilizzati in un diagramma BPMN. Tutti e tre sono impiegati per aumentare e descrivere un processo BPMN.

Le annotazioni consentono al modellatore di descrivere parti di flusso aggiuntive del modello o della notazione.

I gruppi organizzano attività o processi che hanno rilevanza nel processo complessivo.

Gli oggetti di dati rappresentano i dati inseriti nel processo, quelli risultanti da esso, i dati che devono essere raccolti o quelli che devono essere memorizzati.

 

Simbolo di input dati: rappresenta i requisiti dei dati da cui dipendono le attività nel processo aziendale.

Simbolo di output dati: mostra le informazioni prodotte a seguito di un processo aziendale.

Simbolo di raccolta dati: indica le informazioni raccolte all'interno di un processo aziendale.

Simbolo di archiviazione dati: rappresenta la capacità di archiviare o accedere ai dati associati a un processo aziendale.

Come creare un diagramma BPMN online

Ora che conosci gli elementi che compongono un diagramma BPMN, vediamo come crearne uno usando Lucidchart. Abbiamo già creato modelli e icone BPMN per aiutarti a iniziare il processo, sentiti libero di modificarli per adattarli alle esigenze del tuo diagramma. Accedi al tuo account (se non ne hai uno, iscriviti per provare Lucidchart gratuitamente) e segui i passaggi seguenti.

1. Seleziona un modello di diagramma BPMN

Nella sezione Documenti, fai clic sulla freccia giù nel pulsante arancione +Documento e fai doppio clic sul modello BPMN 2.0 vuoto.

2. Assegna un nome al diagramma BPMN

Fai clic sull'intestazione BPMN 2.0 nell'angolo in alto a sinistra dello schermo. Una volta aperta la schermata pop-up, digita il nome del diagramma nella casella di testo e fai clic su OK. Il nome del tuo diagramma BPMN apparirà nell'angolo in alto a sinistra dello schermo.

3. Avvia il processo BPMN

Il nostro modello descrive un processo di pagamento. Lo modificheremo per mostrare il diagramma BPMN per una fattura in entrata. Per avviare il processo, devi creare un cerchio aperto. Fai clic sul cerchio verde per selezionarlo, quindi cambia il colore facendo clic sull'opzione di riempimento colore nella barra dei menu e seleziona il bianco.

Suggerimento: quando fai clic sul cerchio, puoi trasformarlo in un evento senza interruzioni facendo clic sulla casella Non interrompere, nella finestra pop-up. Puoi anche specificare il tipo di evento.

Rinomina l'evento facendo doppio clic su Avvia evento, premi il tasto Cancella sulla tastiera e digita il nuovo nome.

4. Aggiungi attività

Sul modello sono già presenti alcune attività, ma è possibile personalizzarle. Se le attività sono nelle posizioni che desideri, fai doppio clic sul testo per modificarlo.

Aggiungi altre attività trascinando le icone BPMN sul diagramma. Nella colonna a sinistra dello schermo noterai molte forme e simboli. Abbiamo già creato i simboli necessari per creare un diagramma BPMN. Scorri fino alla fine dell'elenco, dove troverai la sezione BPMN 2.0. Questi sono tutti i simboli BMPN di cui hai bisogno. (Nota: passa il mouse sopra ciascun simbolo per vedere cosa rappresenta: attività, transazione, processo, oggetto di dati, gateway, swimlane/pool).

Suggerimento: quando posizioni gli elementi sul grafico, puoi personalizzarlo ulteriormente selezionando cosa fa l'attività (o il compito, il gateway, ecc.) scegliendo un'opzione fornita nella finestra pop-up. Puoi accedere a questa finestra in qualsiasi momento facendo clic sull'elemento e poi sull'icona a forma di ingranaggio nell'angolo in alto a destra.

5. Aggiungi gateway

Il modello dispone già di un gateway, ma se devi aggiungerne altri seleziona l'icona del gateway dal set di strumenti BPMN 2.0 e trascinalo nel punto desiderato del diagramma. Scegli il tipo di evento dalla finestra a discesa nella casella pop-up. L'icona corrispondente apparirà nel triangolo del gateway.

6. Aggiungi oggetti di collegamento

Fai doppio clic su un'attività o gateway, poi fai clic e tieni premuto uno dei cerchi arancioni, quindi trascina la linea sul simbolo appropriato. Verrà disegnata automaticamente una freccia tra i due oggetti.

Assegna un nome alle azioni degli oggetti di collegamenti facendo clic direttamente sulla freccia finché non viene visualizzata una casella di testo, oppure facendo clic sulla T nella casella standard (situata nella parte superiore delle opzioni delle icone, sul lato sinistro dello schermo). Se decidi di scegliere quest'ultima opzione, posiziona il mouse sul grafico nel punto in cui desideri visualizzare il testo, fai clic e verrà visualizzata una casella di testo. Digita il testo che desideri.

7. Aggiungi pool o swimlane

Probabilmente, un gruppo della tua organizzazione svolge alcune azioni sul diagramma BPMN, mentre un altro dipartimento svolge altre attività. Rendi evidente questa condizione nel diagramma aggiungendo un pool/swimlane.

Seleziona l'icona del pool dal set di strumenti BPMN 2.0 e trascinala nel punto del diagramma in cui desideri posizionarla. Seleziona il tipo di evento dalla finestra a discesa nella casella pop-up. L'icona corrispondente apparirà nel triangolo del gateway. Fai doppio clic sul testo Pool e Corsia per modificarne il contenuto.

Suggerimento: puoi impostare la quantità di swimlane che appaiono e il loro orientamento facendo clic sull'icona a forma di ingranaggio nell'angolo in alto a destra del pool.

Probabilmente, dovrai riallineare gli eventi in modo che rientrino nella swimlane appropriata. Per spostare più elementi, fai clic sul primo elemento, tieni premuto il tasto MAIUSC e fai clic sugli elementi aggiuntivi che desideri spostare, quindi trascinali nella corsia appropriata. Gli oggetti di collegamento si riallineeranno automaticamente.

8. Personalizza il diagramma BPMN con colori e caratteri

Una volta che hai il design di base del diagramma, puoi aggiungere colori ai simboli e cambiare caratteri. Ecco come fare:

  • Aggiungere colori agli elementi: fai clic su un elemento del diagramma, quindi fai clic sull'icona di riempimento colore presente sulla barra dei menu e scegli un colore.
    • Suggerimento: per assegnare lo stesso colore a più elementi, fai clic sul primo elemento, quindi tieni premuto il tasto MAIUSC e fai clic sulle forme rimanenti. Successivamente, fai clic sull'icona di riempimento colore e scegli un colore.
  • Cambiare il carattere: scegli Seleziona tutto dall'opzione Modifica presente nel menu. Fai clic sulla casella dei caratteri, scegli un nuovo carattere e clicca su di esso. Tutto il testo presente nel diagramma verrà aggiornato. Puoi utilizzare le altre scorciatoie (colore, dimensione, grassetto, corsivo, sottolineato e allineamento) per personalizzare ulteriormente il carattere.

9. Condividi il tuo diagramma BPMN

Il titolo che hai creato all'inizio di questo esercizio apparirà nella parte superiore del diagramma. Quando l'aspetto del diagramma BPMN ti soddisfa, puoi condividerlo con altri tramite e-mail, link, social media (Facebook, Twitter, Google+ e LinkedIn) o incorporarlo in un sito Web. Fai clic sul pulsante arancione Condividi in alto a destra sullo schermo e apparirà un pop-up. Scegli come condividere il diagramma e inserisci le informazioni appropriate.

Quando si aggiunge un collaboratore, inviando un link al diagramma BPMN tramite e-mail, è possibile lavorare sul diagramma contemporaneamente e utilizzare la funzione di chat (l'icona gialla delle citazioni nell'angolo in alto a destra dello schermo) per discutere.

Modelli ed esempi di BPMN

Nuovo processo cliente

Questo modello illustra il possibile percorso di un cliente dall'impegno iniziale alla configurazione fino al mantenimento.

Modello di flusso di processo aziendale

Utilizza questo modello per rappresentare visivamente un flusso di processo aziendale. Personalizza le swimlane per segmentare ulteriormente le fasi del processo.

Modello di flusso di lavoro

I diagrammi del flusso di lavoro forniscono una panoramica di un processo aziendale e mostrano ogni passaggio dall'inizio alla fine utilizzando simboli e forme standardizzati. I flussi di lavoro aiutano anche a definire i ruoli all'interno di un'organizzazione e a migliorare la comunicazione tra i diversi dipartimenti.

 


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