業務フローの事例やサンプルから記号(図形)、使用例やテンプレート、ワークフロー・業務フロー (Workflow) について知っておくべきことすべてを説明しています。また、業務フローの見える化を始めるのに必要なすべての図形、記号や機能が揃った Lucidchart のワークフロー図ソフトウェアでプロな外観の業務フロー図を作成ポイントやステップについても解説しています。
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業務フロー(ワークフロー)とは?
業務フロー図 (ワークフロー) とは、業務内容や業務の判断及び処理の方法を視覚的に表現する図です。標準化された記号や図形を使い、業務の開始から完了までのプロセスを手順別に示します。また、プロセスのどの時点において、誰が担当者となるかを示す図でもあります。ワークフローはルールや組織の業務に対する処理法を視覚化したデータや図のこともワークフロー(業務フロー)と言います。
ワークフローは、従業員がそれぞれの役割や業務の順序を理解したり、異なる部の間でのコミュニケーションを高めるためにも有用です。ワークフローは現在では行政、金融から商取引に至るまで、多種多様な業界で使われています。
業務フロー関連用語
「業務フロー・ワークフロー」という用語は、以下の用語と混同されがちです。
フローチャート
: ワークフロー を実際に図示する図がフローチャートです。フローチャートは、ワークフローを含むさまざまな概念を表すために使われます。ビジネスプロセスマッピング
: 最適化の伴わないシンプルなステップ毎の線形プロセスとしてワークフローを捉えてみましょう。ワークフローは、ある事業プロセスに関与するさまざまなアクティビティ、データ、システムや人すべてを調整し、図式化する包括的なアプローチを用いるビジネスプロセスマッピングの一部に過ぎません。業務フロー図の歴史
現代における業務フローの起源は、1880年代後半に遡ることができます。「ワークフロー」という用語が初めて登場したのは、1921年に発行された鉄道工学ジャーナルでのことです。ワークフローの生みの親とされ、いわゆる科学的管理法の提唱者であったフレデリック・ウィンズロー・テイラーと機械技術者で経営コンサルタントでもあったヘンリー・ガントは、特に製造業において、合理的な労働組織の研究を初めて行った人物として知られています。コピー機やタイプライターの登場により、オフィス環境の技術的な高度化が進むに従い、業務フローシステムの知識をさらに深め、普及していく動きもまた拡大しました。
最適化理論の応用範囲の拡大、さらに第二次世界大戦とアポロ計画という2つの要因により、組織業務の合理化に対するニーズは高まりました。総合的品質管理の概念が普及し、企業がグローバルな競争力強化を目指す中、1980年代にもワークフローに関する関心が盛り上がりました。製造と業務プロセスにおける欠陥の識別と排除を目的とする手法、シックスシグマと並び、業務フローは総合的品質改善の取り組みに貢献しました。
業務フローの用途と使用例
ワークフロー図は製造業から生まれたものですが、ワークフローを活用できる業界はこの他にもいろいろあります。以下に例を示します。