Aprende todo lo que necesites saber acerca de flujos de trabajo, desde su historia y casos de uso hasta sus símbolos y tutoriales.
9 minutos de lectura
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¿Qué es un diagrama de flujo de trabajo?
Un diagrama de flujo de trabajo (también conocido como flujo de trabajo) brinda un panorama gráfico del proceso de negocio. Por medio de símbolos y formas estandarizados, el flujo de trabajo muestra de forma detallada cómo se completa tu trabajo de principio a fin. También muestra quién es responsable del trabajo en qué punto del proceso. Diseñar un flujo de trabajo implica llevar a cabo primero un análisis exhaustivo de dicho flujo, lo cual puede exponer debilidades potenciales. Un análisis del flujo de trabajo puede ayudarte a definir, estandarizar e identificar áreas críticas de tu proceso.
Los flujos de trabajo también son útiles para ayudar a los empleados a entender sus funciones y el orden en el cual se completa el trabajo, y para crear más unidad dentro de departamentos diferentes. Con sus orígenes en la industria manufacturera, los flujos de trabajo ahora se usan en una variedad de industrias, desde el gobierno hasta las finanzas y el comercio, y son más sencillos que nunca de crear.
Términos comunes relacionados
El término “flujo de trabajo” en ocasiones se confunde con otros términos similares:
Diagrama de flujo
: Un diagrama de flujo es el diagrama en sí que ilustra tu flujo de trabajo. Los diagramas de flujo se usan para representar una variedad de conceptos, incluidos los flujos de trabajo.Mapas de proceso de negocios
: Piensa en el flujo de trabajo como un proceso lineal simple detallado sin ninguna optimización. El flujo de trabajo es solo una parte del mapa de proceso de negocios, el cual emplea un enfoque holístico para coordinar y trazar el mapa de todas las diferentes actividades, datos, sistemas y personas involucrados en un proceso de negocios.Historia del diagrama de flujo de trabajo
Los orígenes del flujo de trabajo de la actualidad se pueden remontar a finales de la década de 1880 y la primera ocasión en que se presentó el término “flujo de trabajo” fue en una revista de ingeniería ferroviaria en 1921. A los denominados padres fundadores de los flujos de trabajo, Frederick Winslow Taylor, un proponente líder de lo que se conoce como administración científica, y el ingeniero mecánico y consultor empresarial Henry Gantt, se les atribuye estar entre los primeros en estudiar la organización racional de la mano de obra, particularmente en la industria manufacturera. A medida que el lugar de trabajo se volvió tecnológicamente más sofisticado, con la llegada de la copiadora y la máquina de escribir, también se expandió la capacidad de explorar más a fondo y de diseminar el conocimiento del sistema de flujos de trabajo.
Dos principales eventos contribuyeron a la necesidad de la organización racional del trabajo: el creciente campo de la teoría de la optimización, así como la Segunda Guerra Mundial y el programa Apolo. La década de 1980 también fue una época floreciente para los flujos de trabajo, ya que se volvió popular la idea de la administración de la calidad total y las compañías pretendían volverse competitivas a nivel mundial. Los flujos de trabajo ayudaron en los esfuerzos de administración de calidad total, al igual que Sigma Six, un movimiento que sirvió para identificar y eliminar los defectos en el proceso de manufactura y de negocios.
¿Cuándo usar un diagrama de flujo de trabajo?
Aunque los diagramas de flujo de trabajo se originaron en la industria manufacturera, hay una variedad de industrias distintas que se pueden beneficiar con un flujo de trabajo. He aquí algunos ejemplos:
Médica
: Un hospital puede emplear un diagrama de flujo de trabajo para representar los pasos requeridos en una visita a la sala de emergencias.Militar
: Los diagramas de flujo de trabajo pueden mostrar los pasos requeridos durante una operación de despliegue.Financiera:
Desde el procesamiento de pagos hasta la cobranza y los pedidos, los diagramas de flujo de trabajo pueden ser una herramienta útil para documentar tu proceso.Educación:
Un ejemplo es emplear diagramas de flujo de trabajo para mostrar los pasos que un estudiante universitario lleva a cabo para inscribirse.Comercio electrónico:
Un diagrama de flujo de trabajo puede mostrar el proceso por el que pasa un cliente, desde la colocación del pedido hasta la recepción del producto final.Un flujo de trabajo brinda una representación visual de todo un proceso, lo cual te ayuda no solo a entenderlo más a fondo sino también a identificar problemas potenciales o cuellos de botella antes de que ocurran. También son útiles si estás tratando de rastrear indicadores para un proceso, mejorar un proceso eliminando ineficiencias o automatizar un proceso manual. Los flujos de trabajo también son útiles para que los empleados comprendan sus funciones particulares y cómo se relacionan con otros departamentos, lo cual puede llevar a una mejor comunicación y más cohesión.
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Crear un diagramaPasos para crear un diagrama de flujo de trabajo: del análisis al diseño
Hay varios pasos que se requieren para crear un diagrama de flujo de trabajo exitoso.
1. En primer lugar, determina para qué punto de vista estás creando el diagrama: ya sea el negocio o sus clientes. Además, ¿estás mostrando cómo funciona el proceso actualmente, es decir, el proceso "tal cual"? O bien, ¿estás mostrando el proceso "futuro", es decir, cómo deseas que sea la nueva implementación?
2. Luego, querrás diseñar un bosquejo de tu proceso de negocios actual. Considera esto como un panorama general que muestra los pasos de nivel superior en tu proceso, es decir, el trabajo o las actividades que ocurren de forma repetida en tu organización.
3. Después de haber creado tu diagrama inicial, estarás listo para profundizar en los detalles. Se trata de la etapa de recolección de requisitos, en la que obtendrás información de las personas implicadas en cada paso.
Durante esta etapa, pregunta a tus empleados lo siguiente:
- ¿Cuál es tu objetivo general?
- ¿Qué indica el inicio y el fin del proceso de negocios?
- ¿Qué actividades están implicadas en cada paso y quién participa en ellas?
- ¿Qué sucede después?