Projectmanagement en verandermanagement worden vaak door elkaar gehaald. Hoewel ze allebei te maken hebben met het managen van mensen en processen (en vaak samenwerken om bedrijfsdoelen te bereiken), zijn dit verschillende disciplines.

Het is van cruciaal belang voor het succes van de organisatie om te weten wat die verschillen zijn en hoe beide werkwijzen kunnen (en moeten) samenwerken om projecten en daaruit voortvloeiende veranderingen te managen.

Change management vs project management

Wat is projectmanagement?

De term 'projectmanagement' is zowel vanzelfsprekend als vaag. Hoewel de meeste mensen intuïtief begrijpen wat projectmanagement is, is het goed om te weten wat de officiële definitie is.

De PMBOK-gids beschrijft projectmanagement als de toepassing van kennis, vaardigheden, hulpmiddelen en technieken om aan de projectvereisten te voldoen. Met andere woorden: projectmanagement gaat over het proces dat nodig is om een team of product van punt A naar punt B te brengen.

Hiervoor managen projectmanagers en hun teams processen via vijf belangrijke projectfasen:

• Initiëren
• Planning
• Uitvoeren
• Monitoren en beheren
• Afsluiten

Deze fasen geven projectmanagers grip op het grote aantal taken en vereisten binnen een project, zodat ze het project strategisch kunnen aansturen.

Wat is verandermanagement?

Waar projectmanagement zich richt op de processen en activiteiten die nodig zijn om een project uit te voeren (zoals een nieuwe softwareapplicatie), richt verandermanagement zich op de mensen die bij dat project (of andere veranderingen binnen de organisatie) betrokken zijn.

Omdat projecten een grote en blijvende impact kunnen hebben op de onderneming en haar stakeholders, werken project- en verandermanagement vaak nauw samen om het succes van een project op de lange termijn te verzekeren.

Dus waarom is verandermanagement precies nodig?

Projectmanagementteams richten zich voornamelijk op het realiseren van de strategische doelstellingen van een project. Een team bestaat vaak uit stakeholders van verschillende afdelingen en achtergronden. Maar de stakeholders binnen het team kunnen niet altijd overzien welke impact het project heeft op stakeholders buiten die 'binnenste cirkel'.

Deze onzekerheid kan bij mensen op de werkvloer leiden tot ongerustheid, verwarring en weerstand. Mogelijk begrijpen ze de noodzaak van de veranderingen niet volledig of weten ze niet hoe ze aan de nieuwe processen moeten wennen. Een gebrek aan betrokkenheid van de rest van de organisatie kan een negatieve invloed hebben op de resultaten van een project.

Verandermanagement is de oplossing voor dit lastige probleem.

Verandermanagers helpen veranderingen soepel te laten verlopen voor de mensen op wie een project impact heeft. Dit doel bereiken zij door middel van drie procesfasen:

• Plannen voor verandering
• Managen van verandering
• Versterken van verandering

In veel opzichten zijn verandermanagers de cheerleaders van een project. Zij moeten de boodschap rond het project uitwerken en overbrengen en de reden voor veranderingen aan werknemers en andere stakeholders communiceren. Daarnaast werken ze samen met stakeholders om hen uit te leggen welke impact deze veranderingen hebben op verschillende afdelingen en hoe ze effectief en efficiënt verder kunnen gaan.

Managen van veranderingen, hoe pak je dat aan?

Zelfs met een uitgebreide beschrijving kan het moeilijk zijn om de verschillen tussen deze twee disciplines te onderscheiden.

Hier volgt een korte vergelijking tussen de twee.

Verandermanagement:

• Heeft geen standaardrichtlijnen
• Omvat minder formele processen
• Heeft geen concrete tijdlijn
• Legt de focus op mensen
• Beheert de impact van veranderingen als gevolg van ontwikkelingen binnen de organisatie of projecten

Projectmanagement:

• Heeft goed gedocumenteerde richtlijnen en normen
• Volgt een specifieke tijdlijn
• Legt focus op technische processen en systemen
• Beheert de activiteiten binnen een project om aan specifieke doelen en vereisten te voldoen

Verandermanagement vult het projectmanagementproces aan met de menselijke kant van het verhaal.

Managen van verandering door beide disciplines in teams en processen te integreren

Projectmanagement en verandermanagement richten zich op verschillende aspecten van een project (en uiteindelijk het succes ervan). Daarom moeten deze twee disciplines samenwerken om de beoogde projectresultaten te behalen en bij te dragen aan het succes van de organisatie.

Voordelen van een geïntegreerde aanpak

Meer efficiëntie: onafhankelijk van elkaar werken kan leiden tot redundanties, miscommunicatie en inefficiëntie. Deze factoren kunnen een rommelige implementatie en tegenvallende resultaten tot gevolg hebben. Door verander- en projectmanagementprocessen te integreren en de teams te laten samenwerken, kan een project (en de impact ervan) holistisch en strategisch benaderd worden.

Meer afstemming: door projectmanagement en verandermanagement te integreren, kunnen de teams hun processen in de meest effectieve en logische volgorde uitvoeren. Met andere woorden: door technische en menselijke activiteiten af te stemmen kunnen teams op het juiste moment de juiste actie ondernemen.  

Risicobeperking: als beide teams in silo's werken (of als verandermanagement pas aan het einde van het project wordt ingezet), kunnen belangrijke risico's en mogelijkheden om deze te beperken over het hoofd worden gezien.

Verandermanagers kunnen bijvoorbeeld gebieden aanwijzen waar ze meer weerstand van stakeholders verwachten. Door de twee processen te integreren kunnen managers voor een betere planning van mijlpalen en oplevering zorgen.

Communicatie: op een soortgelijke manier verbetert geïntegreerd project- en verandermanagement de communicatie en kennis binnen het project. Verandermanagers kunnen projectmanagementteams leren hoe mensen op de veranderingen reageren. Projectmanagers kunnen die feedback dan gebruiken om hun strategie aan te passen voor betere resultaten.

Tips voor het integreren van verandermanagement en projectmanagement

Er zijn verschillende manieren om projectmanagement aan te vullen met verandermanagement. Welke aanpak je ook kiest: houd deze tips in gedachten om meer succes te behalen.

Stel de doelen en beoogde resultaten op elkaar af

Verandermanagement en projectmanagement bestaan uit complementaire processen met hetzelfde onderliggende basisdoel: het succes op lange termijn verzekeren van een project (en de impact ervan).

Maar dat gedeelde doel kan uit het oog worden verloren als de twee partijen niet tot elkaar kunnen komen. Omdat verandermanagement nieuwer is en een ander patroon volgt, kan er een kloof ontstaan tussen de twee groepen.

Om een 'wij versus zij'-mentaliteit te voorkomen, is het belangrijk dat beide teams samenwerken en hun doelen duidelijk definiëren en op elkaar afstemmen. Bedenk wat je precies wilt bereiken. Wat zijn de gewenste resultaten?

Beantwoord die vragen om aan de slag te gaan met een tweeledige strategische aanpak om het project en de impact ervan te managen.

Zet gestructureerde verandermanagementprocessen op

Wij hebben hierboven opgemerkt dat verandermanagement geen strikte richtlijnen of standaardprocessen volgt. Maar om verandermanagement succesvol te integreren, is een gestructureerde aanpak het beste.

Beslis samen met de projectmanager over een praktische methodologie. Hoe strakker en gestructureerder, hoe beter. Door een gedefinieerd proces te volgen met duidelijke doelstellingen en mijlpalen, kun je dat proces gemakkelijker afstemmen op de tijdlijn van het projectmanagement en zorgen voor een meer strategische uitvoering van de activiteiten.

Geef een duidelijke omschrijving van rollen en verantwoordelijkheden

Ten slotte is het cruciaal om met beide teams om de tafel te gaan zitten en te bespreken wie waarvoor verantwoordelijk is. Het uitwerken en implementeren van projecten kost vaak maanden werk. Zorg ervoor dat je weet wie verantwoordelijk is voor welke activiteit of resultaat tijdens het proces. Op die manier wordt niets uit het oog verloren en weet iedereen wanneer er wat moet gebeuren.

Door verantwoordelijkheden duidelijk te definiëren, verbeter je niet alleen de effectiviteit van je team, maar voorkom je ook vertragingen door miscommunicatie en conflicten.

Projecten (en verandering) beheren in Lucidchart

Het managen van verandering tijdens een project is geen sinecure. Gelukkig kan Lucidchart hierbij helpen. Lucidchart ondersteunt project- en verandermanagers bij het documenteren en volgen van processen van begin tot eind door middel van visuals.

Lucidchart biedt een bibliotheek met kant-en-klare vormen, opties voor gegevenskoppeling en voorwaardelijke opmaak, en realtime updates om de integratie van projectmanagement- en verandermanagementprocessen te vergemakkelijken. Gebruik Lucidchart om in één oogopslag inzicht te krijgen in de processen van elk team, raakvlakken te identificeren en taken visueel samen te voegen tot een samenhangende procesbeschrijving.

Bovendien kun je zowel huidige als toekomstige processen in kaart brengen om alle stakeholders binnen de organisatie meer inzicht te geven in veranderingen en de individuele en collectieve impact hiervan.

Verandering is nooit gemakkelijk. Maar met de juiste tools en aanpak kun je er een succes van maken. Meld je nu gratis aan voor Lucidchart!