La gestión de proyectos y la gestión de cambios a menudo se confunden. Aunque ambos implican la gestión de personas y procesos (y van de la mano para cumplir los objetivos de una organización), son disciplinas diferentes.

Entender cuáles son esas diferencias y cómo ambas prácticas pueden (y deben) ir de la mano para gestionar los proyectos y sus cambios resultantes es fundamental para el éxito de tu organización.

¿Qué es la administración de proyectos?

El término “gestión de proyectos” puede parecer obvio y vago a la vez. Aunque la mayoría de las personas sabe de manera intuitiva qué es la administración de proyectos, es útil consultar la definición oficial.

La guía PMBOK describe la gestión de proyectos como la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas para cumplir los requisitos de un proyecto. En otras palabras, es el proceso necesario para llevar a un equipo o producto del punto A al punto B.

Para ello, los gerentes de proyectos y sus equipos administran los procesos en cinco etapas principales del proyecto:

• Inicio
• Planeación
• Ejecución
• Supervisión y control
• Cierre

Estas etapas ayudan a los gerentes de proyectos a organizar el número de tareas y requisitos de un proyecto, que a menudo son abrumadores, y a impulsar el proyecto de manera estratégica.

¿Qué es la gestión de cambios?

Mientras que la administración de proyectos se centra en los procesos y actividades necesarios para completar un proyecto (como una nueva aplicación de software), la gestión de cambios se centra en las personas afectadas por esos proyectos (u otros cambios dentro de la organización).

Debido a que los proyectos pueden tener un impacto significativo y duradero en el negocio y sus partes interesadas, el control de cambio y la gestión de proyectos van de la mano para garantizar el éxito a largo plazo de un proyecto.

Entonces, ¿por qué es necesaria la gestión del cambio exactamente?

Los equipos de administración de proyectos se centran principalmente en el cumplimiento de los objetivos estratégicos de un proyecto. Si bien un equipo a menudo está conformado por partes interesadas de varios departamentos y antecedentes, las partes interesadas del equipo no siempre pueden abordar el impacto que el proyecto puede tener en las partes interesadas fuera de ese “círculo interno”.

Esta incertidumbre puede generar ansiedad, confusión y resistencia por parte de las personas en el campo que podrían no entender por completo la necesidad de los cambios o cómo adoptar y adaptarse a los nuevos procesos. Sin la aceptación del resto de la organización, los resultados de un proyecto pueden entorpecerse.

La gestión de cambios es la solución a este complicado problema.

Los encargados del cambio ayudan a las personas afectadas por un proyecto a realizar una transición sin problemas. Cumplen este objetivo mediante tres etapas de procesos:

• Planificación para el cambio
• Gestión del cambio
• Consolidación del cambio

En muchos sentidos, los encargados del cambio son los comunicadores de un proyecto. Deben elaborar y transmitir los mensajes en torno al proyecto y comunicar el motivo de los cambios a los empleados, y a otras partes interesadas. Además, trabajarán con las partes interesadas para ayudarlas a comprender cómo estos cambios pueden afectar a diferentes departamentos y funciones, y cómo avanzar de manera eficaz y eficiente.

Control de cambio vs. gestión de proyectos

Incluso con una descripción más detallada, puede ser difícil distinguir las diferencias específicas entre estas dos disciplinas.

Este es un vistazo, punto por punto, de cómo se comparan las dos.

Gestión de cambios:

• No tiene pautas estándar.
• Incluye procesos menos formales.
• No tiene un cronograma concreto.
• Se centra en las personas.
• Gestiona el impacto del cambio derivado de desarrollos organizacionales o de proyectos.

Gestión de proyectos:

• Tiene pautas y estándares bien documentados.
• Sigue un cronograma específico.
• Se centra en los procesos y sistemas técnicos.
• Gestiona las actividades de un proyecto para cumplir objetivos y requisitos específicos.

El control de cambio complementa el proceso de administración de proyectos apoyando el lado humano de la ecuación.

Cómo incorporar tanto a tus equipos como tus procesos en la administración de proyectos y gestión de cambios

Debido a que cada disciplina se enfoca en diferentes aspectos de un proyecto (y, a la larga, en su éxito), tanto la administración de proyectos como la gestión del cambio deben ir de la mano para garantizar los resultados previstos de un proyecto y el éxito general de la organización.

Beneficios de un enfoque integrado

Mayor eficiencia: trabajar de forma independiente unos de otros pueden generar redundancias, problemas de comunicación e ineficiencia. Todos estos factores dan lugar a una implementación desordenada y a resultados deficientes. Cuando los procesos y equipos de gestión de cambios y de proyectos se integran y trabajan juntos, pueden gestionar un proyecto (y su impacto) de forma holística y estratégica.

Mayor alineación: la integración de la administración  de proyectos y la gestión de cambios en un proyecto permite a los equipos alinear sus procesos en la secuencia más eficaz y lógica. En otras palabras, alinear las actividades técnicas y de las personas ayuda a los equipos a tomar las medidas correctas en el momento adecuado.  

Mitigación de riesgos: si ambos equipos trabajan en silos (o si la gestión de cambios se aplica al final de un proyecto en lugar de desde el principio), podrían pasar por alto importantes riesgos y oportunidades para gestionar y mitigar esos problemas.

Por ejemplo, los encargados de cambios pueden identificar áreas en las que esperan un mayor rechazo y resistencia de las partes interesadas. Cuando los dos procesos están integrados, los gerentes y encargados pueden planificar hitos y entregas de manera más eficaz.

Comunicación: de igual manera, la gestión integrada de proyectos y del cambio mejora la comunicación y el conocimiento dentro del proyecto. Los encargados de cambios pueden garantizar que los equipos de gestión de proyectos entiendan cómo reaccionan a los cambios las personas, y los gerentes de proyectos pueden usar esa retroalimentación para adaptar sus estrategias y mejorar los resultados.

Consejos para integrar la gestión del cambio y la gestión de proyectos

Hay diferentes maneras de incorporar la gestión de cambios en tu práctica de administración de proyectos. Sea cual sea tu enfoque, ten en cuenta estos consejos para tener un mayor éxito.

Alinea tus metas y objetivos en cuanto a los resultados

Por naturaleza, el control de cambio y la gestión de proyectos tienen procesos complementarios con el mismo objetivo básico subyacente: asegurar el éxito a largo plazo de un proyecto (y su impacto).

Sin embargo, ese objetivo compartido a veces puede perderse si las dos partes tienen problemas para unirse. Debido a que la gestión de cambios es más nueva y sigue un patrón diferente, puede suceder que los dos grupos se sientan desconectados.

Para evitar una mentalidad de “nosotros contra ellos”, es importante que ambos equipos colaboren, y definan y alineen claramente sus objetivos. Considera lo siguiente: ¿qué estás intentando lograr exactamente? ¿Cuáles son los resultados deseados?

Al responder estas preguntas, puedes comenzar a planificar un enfoque estratégico y doble para gestionar el proyecto y su impacto.

Establece procesos estructurados de gestión del cambio

Señalamos anteriormente que la disciplina de gestión de cambios no sigue pautas estrictas ni procesos estándar. Sin embargo, para que tu integración de la gestión de cambios sea exitosa, lo mejor es tener un enfoque estructurado.

Comunícate con el gerente del proyecto para decidir sobre un proceso y una metodología prácticos. Cuanto más rigurosos y estructurados sean, mejor. Siguiendo un proceso definido con objetivos e hitos claros, puedes alinear más fácilmente ese proceso con el cronograma de administración de proyectos y garantizar una aplicación más estratégica de las actividades.

Define claramente las funciones y responsabilidades

Por último, es fundamental sentarse con ambos equipos y establecer las responsabilidades de cada quien. Los proyectos suelen tardar meses en desarrollarse e implementarse. Asegúrate de saber quién es responsable de cada actividad o resultado a lo largo del proceso. De esa manera, nada se pasa por alto, y todos entienden qué hacer y cuándo.

Al definir claramente las responsabilidades, no solo puedes mejorar la eficacia de tu equipo, sino también evitar retrasos por falta de comunicación y conflictos.

Control de cambio y gestión de proyectos con Lucidchart

Gestionar el cambio a lo largo de un proyecto no es una tarea fácil. Por suerte, Lucidchart puede ayudar a los gerentes de proyectos y a los encargados de cambios a medida que documentan y rastrean sus procesos de principio a fin con elementos visuales.

Con una biblioteca de figuras prediseñadas, opciones de vinculación de datos y de formato condicional, y actualizaciones en tiempo real, Lucidchart puede ayudarte a integrar fácilmente los procesos de administración  de proyectos y de control de cambio. Usa Lucidchart para echar un vistazo a la información sobre los procesos de cada equipo, identificar áreas de superposición y combinar visualmente las tareas en un mapa de procesos cohesivo.

Además, puedes hacer diagramas de tus procesos actuales y futuros para ayudar a todas las partes interesadas dentro de la organización a comprender los cambios y su impacto individual y colectivo.

El cambio nunca es fácil. Pero con las herramientas adecuadas y el enfoque correcto para el control del cambio y la gestión de proyecto de software, puede triunfar. ¡Regístrate hoy mismo en Lucidchart!