La gestion de projet et la gestion ou conduite du changement sont souvent confondues. Bien qu’elles impliquent toutes deux de gérer du personnel et des processus (et soient associées pour atteindre les objectifs de l’organisation), il s’agit de disciplines différentes.

Comprendre quelles sont ces différences et comment les deux pratiques peuvent (et doivent) fonctionner ensemble pour gérer les projets et les changements qui en découlent est crucial pour le succès de votre entreprise.

La gestion de projet, c’est quoi au juste ?

La notion de gestion de projet peut sembler à la fois évidente et vague. La plupart des gens comprennent intuitivement de quoi il s’agit, mais référons-nous quand même à la définition officielle.

Le guide PMBOK définit la gestion de projet comme étant l’application de connaissances, de compétences, d’outils et de techniques pour répondre aux exigences d’un projet. En d’autres termes, la gestion de projet consiste à mettre en place le processus nécessaire pour amener une équipe ou un produit d’un point A à un point B.

Pour ce faire, les chefs de projet et leurs collaborateurs découpent leurs initiatives en cinq grandes étapes :

• Démarrage
• Planification
• Exécution
• Suivi et maîtrise
• Conclusion

Ces phases aident les responsables de projet à organiser la multitude de tâches et d’exigences d’un projet, et à diriger l’initiative de manière stratégique.

Conduite du changement : définition

Alors que la gestion de projet se concentre sur les processus et les activités nécessaires pour mener à bien un projet (comme le développement d’une nouvelle application logicielle), la conduite du changement se concentre sur les collaborateurs concernés par ces initiatives (ou d’autres changements au sein de l’organisation).

Ces dernières pouvant avoir un impact important et durable sur l’entreprise et ses parties prenantes, la gestion de projet et la gestion du changement contribuent souvent ensemble au succès à long terme des projets.

En quoi reside l’importance de la gestion du changement ?

Les équipes de gestion de projet se concentrent principalement sur la réalisation des objectifs stratégiques d’un projet. Alors qu’une équipe est souvent composée de parties prenantes provenant de différents services et domaines de compétence, celles-ci ne sont pas toujours en mesure de prendre en compte l’impact que le projet peut avoir sur les intervenants extérieurs.

Ces difficultés peuvent engendrer de l’anxiété, de la confusion et de la résistance de la part des acteurs sur le terrain qui ne comprennent pas toujours la nécessité des changements ou la manière d’adopter les nouveaux processus et de s’y adapter. Sans l’adhésion du reste de l’organisation, un projet peut ne pas aboutir aux résultats attendus.

La conduite du changement est la solution à ce problème épineux.

Les responsables chargés du changement aident les collaborateurs concernés par un projet à effectuer une transition en douceur. Ils remplissent cet objectif en suivant un processus en trois étapes :

• Planifier le changement
• Gérer le changement
• Consolider le changement

À bien des égards, ces responsables sont les porte-parole d’un projet. Ils doivent élaborer et diffuser les messages relatifs au projet et communiquer la raison des changements aux employés et aux autres parties prenantes. En outre, ils collaborent avec les parties prenantes pour les aider à comprendre l’impact que ces changements pourront avoir sur leurs différents services et rôles ainsi que la manière la plus efficace de les accueillir.

Gestion de projet et conduite du changement

Même avec une description approfondie, il peut être difficile de distinguer les différences entre ces deux disciplines.

En voici un bref comparatif :

Conduite du changement :

• Aucune règle ou directive fixe
• Processus moins formels
• Absence de chronologie spécifique
• Accent sur le personnel
• Gestion de l’impact des changements résultant de l’évolution de l’organisation ou des projets

Gestion de projet :

• Directives et règles clairement documentées
• Chronologie précise
• Accent sur les processus et systèmes techniques
• Gestion des activités d’un projet pour atteindre des objectifs et des exigences spécifiques

La conduite du changement vient compléter le processus de gestion de projet en traitant l’aspect humain de la situation.

Comment intégrer ces approches pour vos équipes et vos processus

Étant donné que chaque discipline se concentre sur des aspects différents d’un projet (et en fin de compte sur sa réussite), la gestion de projet et la gestion du changement doivent fonctionner en tandem pour obtenir les résultats escomptés et assurer la réussite générale de l’organisation.

Avantages d’une approche conjointe

Efficacité accrue : travailler indépendamment les uns des autres peut conduire à des redondances, des problèmes de communication et un manque d’efficacité. Tous ces facteurs entraînent une mise en œuvre désordonnée et des résultats médiocres. Lorsque les processus et les équipes de gestion du changement et de gestion de projet se réunissent et travaillent ensemble, il devient possible de gérer un projet (et son impact) de manière holistique et stratégique.

Coordination renforcée : combiner la gestion de projet et la conduite du changement au sein d’un projet permet aux équipes de mettre en place leurs processus dans l’ordre le plus efficace et logique. En d’autres termes, harmoniser les activités techniques et humaines permet aux employés de prendre les mesures appropriées au moment opportun.

Atténuation des risques : si les deux équipes travaillent en vase clos (ou si la conduite du changement est appliquée à la fin d’un projet plutôt que dès le début), elles risquent de passer à côté de risques importants et d’occasions de gérer et d’atténuer ces problèmes.

Par exemple, les responsables du changement peuvent identifier les domaines dans lesquels ils s’attendent à une plus grande résistance de la part des parties prenantes. Lorsque les deux processus sont associés, les responsables peuvent planifier plus efficacement les étapes et les livrables.

Communication : dans le même ordre d’idées, une gestion de projet et de changement combinée améliore la communication et le partage d’informations au sein du projet. Les responsables du changement peuvent s’assurer que les équipes de gestion de projet comprennent la manière dont les collaborateurs réagissent aux changements, et les gestionnaires de projet peuvent utiliser ce retour d’information pour adapter leurs stratégies et améliorer les résultats.

Conseils pour associer la gestion de projet et la conduite du changement

Il existe différentes façons d’intégrer la conduite du changement dans votre démarche de gestion de projet. Quelle que soit votre approche, gardez les conseils suivants à l’esprit pour assurer votre réussite.

Harmonisez vos objectifs de résultats

La gestion du changement et la gestion de projet sont des processus naturellement complémentaires qui ont le même objectif fondamental : assurer le succès à long terme d’un projet (et son impact).

Cependant, cet objectif commun passe parfois à la trappe lorsque les deux parties ont du mal à s’entendre. La conduite du changement étant une discipline plus récente et obéissant à un modèle différent, il peut être facile pour les deux groupes de se sentir déconnectés.

Pour éviter de tomber dans la confrontation, il est important que les deux équipes collaborent, définissent clairement leurs objectifs et coordonnent leurs efforts. Posez-vous ces questions : que cherchez-vous précisément à atteindre ? Quels sont les résultats escomptés ?

En y répondant, vous pourrez vous atteler à la planification d’une approche stratégique à deux niveaux afin de gérer le projet et son impact.

Établissez des processus structurés de gestion du changement

Nous avons relevé plus haut que la conduite du changement ne suit pas de directives strictes ni de processus standard. Toutefois, il est préférable d’adopter une approche structurée pour réussir à l’intégrer.

Communiquez avec le chef de projet pour décider d’une méthode et d’un processus concrets. L’approche la plus rigoureuse et la plus structurée sera la meilleure. En suivant un processus précis avec des objectifs et des jalons clairs, vous pouvez plus facilement l’adapter à la chronologie de votre projet et garantir une mise en œuvre stratégique des activités.

Définissez clairement les rôles et les responsabilités

Enfin, il est essentiel de réunir les deux équipes et de déterminer les responsabilités de chacun. L’élaboration et la mise en œuvre des projets prennent souvent plusieurs mois. Assurez-vous de savoir qui est responsable de chaque tâche ou résultat tout au long du processus. De cette manière, aucune information n’est perdue, et tout le monde comprend ce qu’il faut faire et à quel moment.

En définissant clairement les responsabilités, vous pouvez non seulement améliorer l’efficacité de votre équipe, mais aussi éviter les retards dus à une mauvaise communication et aux différends.

Gérer vos projets (et le changement) grâce à Lucidchart

La gestion du changement tout au long d’un projet n’est pas une mince affaire. Heureusement, Lucidchart peut vous aider. Lucidchart permet aux chefs de projet et aux responsables du changement de documenter et de suivre leurs processus de bout en bout grâce à des supports visuels.

Grâce à une bibliothèque de formes prêtes à l’emploi, à des options de connexion de données et de mise en forme conditionnelle, et à une actualisation en temps réel, Lucidchart peut vous aider à intégrer facilement vos processus de gestion de projet et de gestion du changement. Utilisez Lucidchart pour obtenir une vue d’ensemble des processus de chaque équipe, identifier les redondances et combiner visuellement les tâches au sein d’une carte de processus cohérente.

En outre, vous pouvez modéliser vos processus actuels et futurs pour aider les différentes parties prenantes de l’organisation à comprendre les changements et leur impact individuel et collectif.

Le changement n’est jamais facile. Mais avec les bons outils et la bonne approche, le succès est à portée de main. Inscrivez-vous sur Lucidchart dès aujourd’hui !