プロジェクト管理と変更管理は、いずれも管理対象が人とプロセスであるため混同されがちです。組織の目標を達成するために組み合わせて用いることも多いですが、それぞれ異なる分野です。

組織の成功には、プロジェクト管理と変更管理の違いを理解し、さらに2つを組み合わせてプロジェクトとその結果として生じる変化を管理する方法を把握することが欠かせません。

プロジェクト管理とは？

「プロジェクト管理」という言葉は、当たり前のようでいて曖昧な感じがします。プロジェクト管理がどのようなものか、直感的に理解している方も多いと思いますが、正式な定義も参考になります。

PMBOK ガイドでは、プロジェクト管理を「プロジェクトの要件を満たすよう、知識、スキル、ツールやテクニックを適用すること」と定義しています。つまり、プロジェクト管理とは、チームや製品を A 地点から B 地点に導くために必要なプロセスのことと考えられます。

これを実現するため、プロジェクトマネージャーとそのチームは、プロジェクトの5つの主要ステージにおけるプロセスを管理します。

• 開始
• プランニング
• 実行
• 監視・コントロール
• クロージング

こうしたステージは、プロジェクトマネージャーがプロジェクトの膨大なタスクや要件を整理し、戦略的にプロジェクトを推進する上で役立ちます。

変更管理とは？

プロジェクト管理ではプロジェクト (新しいソフトウェアアプリケーションなど) の完了に必要なプロセスと活動に注目しますが、変更管理ではこうしたプロジェクトや組織内のその他の変更から影響を受ける人に注目します。

プロジェクトは企業とその関係者に重大かつ持続的な影響を及ぼす可能性があるため、プロジェクトの長期的な成功を確実に実現できるよう、プロジェクトと変更の管理はしばしば連携して行われます。

では、変更管理が必要な理由は具体的にはどのようなものでしょう。

プロジェクト管理チームは、プロジェクトの戦略的目標の達成に主眼を置いています。チームは通常、さまざまな部門や立場の関係者で構成されていますが、そうした「内輪」に含まれない関係者にプロジェクトが及ぼす影響には、チーム内の関係者では対応しきれないものもあります。

こうした不確実性が、変更の必要性、新プロセスの導入・適応方法を十分に理解していない現場のメンバーの不安、混乱や抵抗につながる可能性があります。社内の他の部分からの支持が得られないと、プロジェクトの成果にもマイナスの影響が出ます。

こうした面倒な問題を解決するのが変更管理です。

変更マネージャーは、プロジェクトに影響を受ける人々がスムーズに移行できるよう、以下の3つのプロセスステージを通じて支援します。

• 変更の計画
• 変更の管理
• 変更の強化

変更マネージャーは、チームのチアリーダーのような役割を果たし、プロジェクトに関するメッセージを作り込んで届け、変更が必要な理由を従業員やその他の関係者に伝えます。また、関係者と協力して変更がさまざまな部門や役職に及ぼす影響を理解してもらい、今後効率的かつ効果的に前進していく方策を周知します。

プロジェクト管理と変更管理の違いと比較

詳しい説明をもってしても、プロジェクト管理と変更管理の具体的な違いを見分けるのは難しいかもしれません。

この2つの管理を簡単に比較すると以下のようになります。

変更管理

• 標準的なガイドラインがない
• 比較的くだけたプロセスを含む
• 具体的なタイムラインがない
• 人に焦点を当てる
• 組織やプロジェクトの発展に伴う変更の影響を管理する

プロジェクト管理

• 文書化されたガイドラインや基準がある
• 具体的なタイムラインに従う
• 技術的なプロセスやシステムに重点を置く
• 特定の目標や要件を満たすためにプロジェクトの活動を管理する

変更管理は、人間的な側面に対応する形でプロジェクト管理プロセスを補完します。

プロジェクト管理と変更管理をチームやプロセスに組み込む方法

プロジェクト管理と変更管理は、プロジェクト (そして最終的なその成功) の異なる側面に注目したもののため、プロジェクトにおいて目指す成果と組織全体の成功を確実に達成するには、組み合わせて実践する必要があります。

統合的なアプローチの利点

効率の向上 : プロジェクト管理と変更管理を別々に行うと、重複やコミュニケーションにおけるミス、非効率性が生じ、導入の失敗や成果の未達につながる危険があります。変更管理とプロジェクト管理のプロセスやチームを統合し、連携させることで、プロジェクトとその影響を全体的かつ戦略的に管理することができます。

整合性の向上: プロジェクトにおけるプロジェクト管理と変更管理を統合することで、チームが最も効果的かつ論理的な順序でプロセスを整合させられるようになり、活動の技術的側面と人的側面を調和させ、適時に適切な行動を取れるようになります。

リスクの低減 : プロジェクト管理と変更管理のチームがそれぞれ個別に管理を行ったり、変更管理がプロジェクトの最初ではなく最後に適用されていると、重大なリスクを見逃し、そうした問題を管理・軽減する機会を逃す可能性があります。

例えば、変更マネージャーは、関係者からの反発や抵抗が大きくなると思われる分野を特定することができます。2つのプロセスを統合することで、マネージャーはマイルストーンとデリバリーをより効果的に計画できるようになります。

コミュニケーション: プロジェクト管理と変更管理を統合すれば、プロジェクト内のコミュニケーションと知識にも改善が期待できます。変更マネージャーが変化に対する社内の反応をプロジェクト管理チームに分かりやすく説明し、プロジェクトマネージャーはそうしたフィードバックを戦略の調整や成果の向上に活用することができます。

変更管理とプロジェクト管理を統合するためのヒント

プロジェクト管理の過程に変更管理を取り入れるには、さまざまな方法があります。どのようなアプローチを取る場合でも、成功度を高めるには以下のヒントを参考にしてみましょう。

目標と成果の目的を一致させる

プロジェクト (とその影響) の長期的な成功を確保するという基本目標を共有する以上、変更管理とプロジェクト管理には、当然ながら補完し合うプロセスが含まれます。

ただ、2つの管理の間で不和が生じると、この共通の目的を見失ってしまうことになりかねません。変更管理は相対的に新しいものであり、違ったパターンに従っているため、2つの管理が切り離されているように感じられることがあります。

対立の構図を防ぐためには、両チームが協力し合い、目標を明確に定義して調整することが重要です。具体的に実現しようとしていることは何か、目指す成果はどのようなものか、考えてみましょう。

こうした問いへの答えを探すことで、プロジェクトとその影響を管理するという2つの面から戦略的なアプローチを計画することができます。

構造化された変更管理プロセスを確立する

前述のとおり、変更管理には厳格なガイドラインや標準的なプロセスはありませんが、うまく統合させるには、構造的なアプローチを取るのがベストです。

プロジェクトマネージャーと連携し、厳密に構造化された形で実践的な方法とプロセスを決定します。目的とマイルストーンを明確に定義したプロセスに沿って進めば、プロセスをプロジェクト管理のタイムラインに合わせやすくなり、より戦略的に活動を進められるようになります。

役割と責任範囲を明確に定義する

両チームが揃い、担当者とその範囲を明確に決めておくことも重要です。プロジェクトは、開発から実施までに数か月かかることも多いため、プロセスを通じ、活動や成果に責任を持つ人を確認しておくことで、プロジェクト過程で先を見失うことがなくなり、全員がすべきこととタイミングを把握できるようになります。

責任範囲を明確に定義すれば、チームの効率を改善し、コミュニケーションにおけるミスや摩擦からくる遅延の発生を防ぐことができます。

Lucidchart でプロジェクト管理と変更管理を同時に実現

プロジェクト全体を通じて変更を管理するのは容易ではありませんが、ここで役に立つのが Lucidchart です。Lucidchart は、プロジェクトマネージャーや変更マネージャーがプロセスを最初から最後までビジュアルで文書化し、追跡するのに最適なツールです。

すぐに使える図形ライブラリ、データのリンクや条件付き書式設定オプション、リアルタイム更新などの機能を備えた Lucidchart を使えば、プロジェクト管理や変更管理のプロセスを簡単に統合できます。また、各チームのプロセスをひと目で見渡し、重複する箇所を特定し、タスクをビジュアルで組み合わせて一体感のあるプロセスマップに仕立てることができます。

さらに、プロセスの現状とあるべき姿を図式化すれば、組織内の関係者に変更の内容や個人/グループに対する影響を理解してもらうのもスムーズです。

変化を受け入れるのは難しいものですが、適切なツールとアプローチがあれば、成功につなげることができます。今すぐ Lucidchart に登録しましょう！