gestão de projetos x gestão de mudanças

Diferença entre gestão de projetos e gestão de mudanças

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Tempo de leitura: cerca de 7 minutos

Tópicos:

    Muitos confundem gestão de projetos e gestão de mudanças. Embora envolvam a gestão de pessoas e de processos (e muitas vezes se combinem para atingir as metas organizacionais), são disciplinas distintas.

    Saber essas diferenças e como ambas as práticas podem (e devem) trabalhar juntas para gerenciar os projetos e as mudanças resultantes é crucial para o sucesso da sua organização.

    gestão de projetos x gestão de mudanças
    Gestão de projetos x Gestão de mudanças (clique na imagem para modificar online)

    O que é gerenciamento de projetos?

    O termo “gerenciamento de projetos” ou “gestão de projetos” pode parecer óbvio e vago ao mesmo tempo. Embora a maioria das pessoas entenda intuitivamente o que é, vale a pena consultar a definição oficial.

    O guia PMBOK descreve a gestão de projetos como a aplicação de conhecimentos, competências, ferramentas e técnicas para atender aos requisitos do projeto. Em outras palavras, gestão de projetos é o processo necessário para levar uma equipe ou um produto do ponto A ao ponto B.

    Para isso, o gerente do projeto e as equipes devem gerenciar os processos dentro dos cinco estágios principais do projeto:

    • Iniciação
    • Planejamento
    • Execução
    • Monitoramento e controle
    • Fechamento

    O gerente do projeto deve seguir essas etapas para organizar cada vez mais tarefas e requisitos dentro de um projeto e, de forma estratégica, tocar o projeto.

    O que significa gestão de mudança?

    Enquanto a gestão de projetos foca as atividades e os processos necessários para concluir um projeto (como uma nova aplicação de software), a gestão de mudanças se dedica às pessoas impactadas pelo projeto (ou outras mudanças dentro da organização).

    Como os projetos podem ter um impacto relevante e duradouro na empresa e nas partes interessadas, a gestão de projetos e de mudanças geralmente trabalham lado a lado para garantir o sucesso do projeto no longo prazo.

    Então, por que exatamente a gestão de mudanças é necessária?

    As equipes de gestão de projetos se dedicam principalmente a cumprir os objetivos estratégicos do projeto. Muitas vezes, a equipe é composta pelas partes interessadas de vários departamentos e origens, mas essas partes nem sempre sabem lidar com o possível impacto do projeto sobre as partes interessadas fora desse “círculo interno”.

    Essa incerteza pode deixar essas pessoas ansiosas, confusas e resistentes, por não entenderem completamente a necessidade das mudanças ou como adotar e se adaptar aos novos processos. A falta de adesão do resto da organização pode atrapalhar os resultados do projeto.

    A gestão de mudanças é a solução para esse problema.

    Os gerentes de mudança ajudam as pessoas impactadas por um projeto a fazer uma transição tranquila. Para cumprirem esse objetivo, eles seguem três etapas no processo:

    • Planejando de olho na mudança
    • Gerenciando a mudança
    • Reforçando a mudança

    De muitas formas, os gerentes de mudança são os animadores do projeto. Eles precisam criar e entregar as mensagens em torno do projeto e comunicar os funcionários e outras partes interessadas sobre o motivo das mudanças. Além disso, eles devem trabalhar para que as partes interessadas entendam como essas mudanças podem afetar diferentes departamentos e funções; e como avançar de forma eficaz e eficiente.

    gestão da mudança
    Modelo de gestão de mudanças (clique na imagem para modificar online)

    Gestão de mudanças x gestão de projetos

    Mesmo com uma descrição mais detalhada, pode ser difícil distinguir as diferenças específicas entre essas duas disciplinas.

    Vamos comprar as duas lado a lado.

    a gestão de mudanças:

    • Não tem orientações padrão
    • Inclui processos menos formais
    • Não tem uma linha do tempo definida
    • Foca as pessoas
    • Gerencia o impacto da mudança resultante de desenvolvimentos organizacionais ou de projetos

    A gestão de projetos:

    • Tem orientações e padrões bem documentados
    • Segue uma linha do tempo específica
    • Foca processos e sistemas técnicos
    • Gerencia as atividades do projeto para atender a metas e requisitos específicos

    Para complementar o processo da gestão de projetos, a gestão de mudanças se dedica ao lado humano da equação.

    Como incorporar tanto nas equipes quanto nos processos

    Como cada disciplina foca aspectos distintos de um projeto (e, por fim, o sucesso dele), tanto a gestão de projetos quanto a gestão de mudanças devem trabalhar em conjunto para garantir os resultados pretendidos do projeto e o sucesso da organização em geral.

    Benefícios da abordagem integrada

    Maior eficiência: trabalhar de forma independente pode resultar em redundâncias, falhas na comunicação e ineficiência. Todos esses fatores geram uma implementação confusa e resultados abaixo da média. Ao se integrarem e trabalharem juntos, os processos e as equipes de gestão de projetos e de mudança gerenciam o projeto (e os impactos) de forma holística e estratégica.

    Maior alinhamento: ao integrar a gestão de projetos e a gestão de mudanças no projeto, as equipes alinham os processos na sequência mais eficaz e lógica. Em outras palavras, alinhar as atividades técnicas e de pessoal faz as equipes tomarem a ação certa no momento certo.  

    Mitigação de riscos: se ambas as equipes trabalharem isoladamente (ou se a gestão de mudanças for feita no fim do projeto e não no início), elas podem não ver riscos e oportunidades relevantes para gerenciar e mitigar.

    O gerente de mudança, por exemplo, pode identificar áreas em que se espera maior resistência das partes interessadas. Quando os dois processos são integrados, os gerentes podem planejar os marcos e a entrega com mais eficiência.

    Comunicação: de forma semelhante, a gestão integrada do projeto e das mudanças melhora a comunicação e o conhecimento dentro do projeto. O gerente de mudança garante que as equipes de gestão de projetos entendam como as pessoas reagem às mudanças; e o gerente do projeto pode usar esse feedback para adaptar estratégias e melhorar os resultados.

    Dicas para integrar a gestão de mudanças e a gestão de projetos

    Há diferentes maneiras de incorporar a gestão de mudanças na sua prática de gestão de projetos. Seja qual for a abordagem, siga estas dicas para ter mais sucesso.

    Alinhe metas e objetivos de resultado

    A gestão de mudanças e a gestão de projetos naturalmente têm processos complementares com o mesmo objetivo básico subjacente: garantir o sucesso do projeto (e dos impactos) no longo prazo.

    No entanto, esse objetivo compartilhado às vezes pode se perder se os dois lados não trabalharem bem juntos. Como a gestão de mudanças é um conceito mais recente e segue um padrão distinto, pode ser difícil entrosar os dois grupos.

    Para evitar a mentalidade “nós contra eles”, é importante que ambas as equipes colaborem, definam claramente e alinhem os objetivos. Considere: o que exatamente você quer realizar? Quais são os resultados desejados?

    Ao responder a essas perguntas, você pode planejar uma abordagem estratégica e dupla para gerenciar o projeto e os impacto dele.

    Estabeleça processos estruturados na gestão de mudanças

    Observamos previamente que a gestão de mudanças não segue orientações rígidas ou processos padrão. No entanto, para que a integração da gestão de mudanças seja bem-sucedida, é melhor uma abordagem estruturada.

    Fale com o gerente do projeto e decidam sobre uma metodologia e um processo práticos. Quanto mais rigoroso e estruturado, melhor. Seguindo um processo definido, com objetivos e marcos claros, fica mais fácil alinhar esse processo com a linha do tempo da gestão de projetos e, assim, garantir uma aplicação mais estratégica das atividades.

    Defina claramente as funções e responsabilidades

    Por fim, é crucial se sentar com as duas equipes e identificar quem é responsável pelo quê. Um projeto geralmente leva meses para ser desenvolvido e implementado. Saiba quem é responsável por cada atividade ou resultado durante todo o processo. Dessa forma, nada se perde na confusão, e todos entendem o que e quando fazer.

    Ao definir claramente as responsabilidades, você não só melhora a eficácia da equipe como evita atrasos causados por conflitos e falhas na comunicação.

    Gerencie projetos — e mude — no Lucidchart

    Gerenciar as mudanças no projeto não é tarefa pequena. Por sorte, o Lucidchart ajuda você. O Lucidchart auxilia os gerentes de projeto e de mudança enquanto eles documentam e monitoram, com recursos visuais, os processos do início ao fim.

    Com uma biblioteca de formas prontas, opções de vinculação de dados e de formatação condicional, além de atualizações em tempo real, o Lucidchart integra os processos da gestão dos seus projetos e mudanças. Use o Lucidchart para obter insights imediatos sobre os processos de cada equipe, identificar áreas de sobreposição e combinar visualmente as tarefas num mapa coeso de processos.

    Além disso, você pode diagramar processos atuais e futuros para mostrar a todas as partes interessadas na organização as mudanças e o impacto individual e coletivo.

    Mapa do processo atual/futuro com pontos de acesso (clique na imagem para abrir o modelo interativo)

    Mudar nunca é fácil. Porém, com as ferramentas e a abordagem correta, pode acontecer. Cadastre-se hoje mesmo no Lucidchart!

    Sobre o Lucidchart

    O Lucidchart, um aplicativo de diagramação inteligente que roda na nuvem, é um componente central da Suíte de colaboração visual da Lucid Software. Essa solução intuitiva de nuvem oferece às equipes a possibilidade de colaborar em tempo real para criar fluxogramas, mockups, diagramas UML, mapas de jornada do cliente e muito mais. O Lucidchart impulsiona as equipes para uma construção mais ágil do futuro. A Lucid tem orgulho de atender às principais empresas de todo o mundo, incluindo clientes como Google, GE e NBC Universal, e 99% das empresas da Fortune 500. A Lucid faz parceria com líderes do setor, como Google, Atlassian e Microsoft. Desde a inauguração, a Lucid recebeu vários prêmios por seus produtos e negócios e pela cultura no local de trabalho. Veja mais informações em lucidchart.com.

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