Muitos confundem gestão de projetos e gestão de mudanças. Embora envolvam a gestão de pessoas e de processos (e muitas vezes se combinem para atingir as metas organizacionais), são disciplinas distintas.

Saber essas diferenças e como ambas as práticas podem (e devem) trabalhar juntas para gerenciar os projetos e as mudanças resultantes é crucial para o sucesso da sua organização.

O que é gerenciamento de projetos?

O termo “gerenciamento de projetos” ou “gestão de projetos” pode parecer óbvio e vago ao mesmo tempo. Embora a maioria das pessoas entenda intuitivamente o que é, vale a pena consultar a definição oficial.

O guia PMBOK descreve a gestão de projetos como a aplicação de conhecimentos, competências, ferramentas e técnicas para atender aos requisitos do projeto. Em outras palavras, gestão de projetos é o processo necessário para levar uma equipe ou um produto do ponto A ao ponto B.

Para isso, o gerente do projeto e as equipes devem gerenciar os processos dentro dos cinco estágios principais do projeto:

• Iniciação
• Planejamento
• Execução
• Monitoramento e controle
• Fechamento

O gerente do projeto deve seguir essas etapas para organizar cada vez mais tarefas e requisitos dentro de um projeto e, de forma estratégica, tocar o projeto.

O que significa gestão de mudança?

Enquanto a gestão de projetos foca as atividades e os processos necessários para concluir um projeto (como uma nova aplicação de software), a gestão de mudanças se dedica às pessoas impactadas pelo projeto (ou outras mudanças dentro da organização).

Como os projetos podem ter um impacto relevante e duradouro na empresa e nas partes interessadas, a gestão de projetos e de mudanças geralmente trabalham lado a lado para garantir o sucesso do projeto no longo prazo.

Então, por que exatamente a gestão de mudanças é necessária?

As equipes de gestão de projetos se dedicam principalmente a cumprir os objetivos estratégicos do projeto. Muitas vezes, a equipe é composta pelas partes interessadas de vários departamentos e origens, mas essas partes nem sempre sabem lidar com o possível impacto do projeto sobre as partes interessadas fora desse “círculo interno”.

Essa incerteza pode deixar essas pessoas ansiosas, confusas e resistentes, por não entenderem completamente a necessidade das mudanças ou como adotar e se adaptar aos novos processos. A falta de adesão do resto da organização pode atrapalhar os resultados do projeto.

A gestão de mudanças é a solução para esse problema.

Os gerentes de mudança ajudam as pessoas impactadas por um projeto a fazer uma transição tranquila. Para cumprirem esse objetivo, eles seguem três etapas no processo:

• Planejando de olho na mudança
• Gerenciando a mudança
• Reforçando a mudança

De muitas formas, os gerentes de mudança são os animadores do projeto. Eles precisam criar e entregar as mensagens em torno do projeto e comunicar os funcionários e outras partes interessadas sobre o motivo das mudanças. Além disso, eles devem trabalhar para que as partes interessadas entendam como essas mudanças podem afetar diferentes departamentos e funções; e como avançar de forma eficaz e eficiente.

Gestão de mudanças x gestão de projetos

Mesmo com uma descrição mais detalhada, pode ser difícil distinguir as diferenças específicas entre essas duas disciplinas.

Vamos comprar as duas lado a lado.

a gestão de mudanças:

• Não tem orientações padrão
• Inclui processos menos formais
• Não tem uma linha do tempo definida
• Foca as pessoas
• Gerencia o impacto da mudança resultante de desenvolvimentos organizacionais ou de projetos

A gestão de projetos:

• Tem orientações e padrões bem documentados
• Segue uma linha do tempo específica
• Foca processos e sistemas técnicos
• Gerencia as atividades do projeto para atender a metas e requisitos específicos

Para complementar o processo da gestão de projetos, a gestão de mudanças se dedica ao lado humano da equação.

Como incorporar tanto nas equipes quanto nos processos

Como cada disciplina foca aspectos distintos de um projeto (e, por fim, o sucesso dele), tanto a gestão de projetos quanto a gestão de mudanças devem trabalhar em conjunto para garantir os resultados pretendidos do projeto e o sucesso da organização em geral.

Benefícios da abordagem integrada

Maior eficiência: trabalhar de forma independente pode resultar em redundâncias, falhas na comunicação e ineficiência. Todos esses fatores geram uma implementação confusa e resultados abaixo da média. Ao se integrarem e trabalharem juntos, os processos e as equipes de gestão de projetos e de mudança gerenciam o projeto (e os impactos) de forma holística e estratégica.

Maior alinhamento: ao integrar a gestão de projetos e a gestão de mudanças no projeto, as equipes alinham os processos na sequência mais eficaz e lógica. Em outras palavras, alinhar as atividades técnicas e de pessoal faz as equipes tomarem a ação certa no momento certo.  

Mitigação de riscos: se ambas as equipes trabalharem isoladamente (ou se a gestão de mudanças for feita no fim do projeto e não no início), elas podem não ver riscos e oportunidades relevantes para gerenciar e mitigar.

O gerente de mudança, por exemplo, pode identificar áreas em que se espera maior resistência das partes interessadas. Quando os dois processos são integrados, os gerentes podem planejar os marcos e a entrega com mais eficiência.

Comunicação: de forma semelhante, a gestão integrada do projeto e das mudanças melhora a comunicação e o conhecimento dentro do projeto. O gerente de mudança garante que as equipes de gestão de projetos entendam como as pessoas reagem às mudanças; e o gerente do projeto pode usar esse feedback para adaptar estratégias e melhorar os resultados.

Dicas para integrar a gestão de mudanças e a gestão de projetos

Há diferentes maneiras de incorporar a gestão de mudanças na sua prática de gestão de projetos. Seja qual for a abordagem, siga estas dicas para ter mais sucesso.

Alinhe metas e objetivos de resultado

A gestão de mudanças e a gestão de projetos naturalmente têm processos complementares com o mesmo objetivo básico subjacente: garantir o sucesso do projeto (e dos impactos) no longo prazo.

No entanto, esse objetivo compartilhado às vezes pode se perder se os dois lados não trabalharem bem juntos. Como a gestão de mudanças é um conceito mais recente e segue um padrão distinto, pode ser difícil entrosar os dois grupos.

Para evitar a mentalidade “nós contra eles”, é importante que ambas as equipes colaborem, definam claramente e alinhem os objetivos. Considere: o que exatamente você quer realizar? Quais são os resultados desejados?

Ao responder a essas perguntas, você pode planejar uma abordagem estratégica e dupla para gerenciar o projeto e os impacto dele.

Estabeleça processos estruturados na gestão de mudanças

Observamos previamente que a gestão de mudanças não segue orientações rígidas ou processos padrão. No entanto, para que a integração da gestão de mudanças seja bem-sucedida, é melhor uma abordagem estruturada.

Fale com o gerente do projeto e decidam sobre uma metodologia e um processo práticos. Quanto mais rigoroso e estruturado, melhor. Seguindo um processo definido, com objetivos e marcos claros, fica mais fácil alinhar esse processo com a linha do tempo da gestão de projetos e, assim, garantir uma aplicação mais estratégica das atividades.

Defina claramente as funções e responsabilidades

Por fim, é crucial se sentar com as duas equipes e identificar quem é responsável pelo quê. Um projeto geralmente leva meses para ser desenvolvido e implementado. Saiba quem é responsável por cada atividade ou resultado durante todo o processo. Dessa forma, nada se perde na confusão, e todos entendem o que e quando fazer.

Ao definir claramente as responsabilidades, você não só melhora a eficácia da equipe como evita atrasos causados por conflitos e falhas na comunicação.

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