Si no te has informado sobre las metodologías para la gestión de proyectos en profundidad, puede ser difícil distinguir entre un tablero Kanban y un tablero Scrum o entender por qué las diferencias entre las metodologías ágil y en cascada son significativas. Y, con tantos términos similares dando vueltas, podría parecer que no importa el método que elijas para la gestión de proyectos.

No te pierdas las ventajas distintivas que pueden ofrecerte estas metodologías. Consulta el diagrama de flujo que sigue para ver un resumen rápido de qué metodología para la gestión de proyectos podría ser mejor para ti y tu equipo, o continúa informándote mejor y compara la metodología ágil vs. cascada vs. Kanban vs. Scrum.

Metodología ágil vs. cascada vs. kanban vs. scrum

Aunque estas metodologías para la gestión de proyectos tienen diferencias significativas, es importante reconocer que cada una, en definitiva, tiene el mismo objetivo: facilitar la concreción de los proyectos. Con ese fin, cada metodología te permite gestionar los procesos de trabajo de tu equipo con estructura y comunicación. A pesar de las diferencias en la implementación de cada una de las metodologías: ágil, de cascada, Kanban y Scrum; existen muchas similitudes entre ellas.  

Pero, incluso las distinciones entre los enfoques pueden parecer confusamente similares, en especial, desde cierta distancia. ¿Cuándo se usa un tablero Scrum o un tablero Kanban? ¿Es un diagrama de quemado simplemente otra forma de hablar sobre los productos pendientes? ¿Y cómo funcionan los diagramas de carriles? Si agregas las buenas prácticas para la gestión de proyectos que se aplican a cada metodología, es fácil verlas a todas como ligeras variaciones de un mismo tema.

Aunque las diferencias entre las distintas metodologías puedan parecer pequeñas, no dudes de que existen. En efecto, estos detalles supuestamente menores marcan una gran diferencia en la manera en que funciona el método. Con esto en mente, analicemos qué distingue a cada metodología para la gestión de proyectos.

¿Qué caracteriza al método de cascada?

En la gestión de proyectos en cascada, los proyectos se desglosan en etapas lineales o secuenciales en las que cada pieza del proyecto se basa en la conclusión de los entregables precedentes. Como tal, la metodología de cascada tiene dos rasgos exclusivos.

Fases bien definidas y terminales

La gestión de proyectos en cascada se originó en la construcción y la manufactura, industrias en las que debe completarse una fase antes de que empiece la siguiente. No se puede empezar el tejado, por ejemplo, si no se completó la estructura. Este énfasis en la concreción lineal es fundamental en el flujo de trabajo en cascada.

La metodología de cascada usa fases bien definidas, en lugar de trabajos simultáneos. Si usas la metodología en cascada, debes completar cada etapa antes de que pueda empezar la siguiente etapa. Del mismo modo, no puedes regresar a una fase anterior. Cualquier revisión exige volver a empezar todo el proceso. Entonces, si estás considerando si usar la metodología ágil o en cascada como estilo para la gestión de tu proyecto, recuerda que la cascada ofrece menos flexibilidad.

Documentación detallada

Como el método de cascada no permite regresar a una fase anterior, los requisitos del proyecto deben estar claros desde el principio. Esta metodología empieza con la recopilación y la documentación de los requisitos y luego hace que estos sean accesibles para los integrantes del equipo.

Los integrantes del equipo también documentan su trabajo a medida que el proyecto continúa avanzando por cada fase. Idealmente, los integrantes del equipo pueden retirarse de un proyecto, o incorporarse a este, sin interrumpir el flujo de trabajo, lo que hace que el método de cascada sea una buena solución para los equipos con una alta rotación de participantes.

¿Qué caracteriza al método ágil?

La metodología ágil (que generalmente se usa en el desarrollo de software) es un enfoque colaborativo, de organización propia y multifuncional para completar el trabajo y los requisitos.

Tal vez hayas oído hablar sobre ella como una metodología especial, pero la gestión de proyectos según el método ágil se refiere más correctamente a una categoría de metodologías que incluyen a Scrum y Kanban. Aún así, hay diferencias fundamentales entre la gestión de proyectos ágil y en cascada. El método ágil se centra en flujos de trabajo adaptativos y simultáneos... muy lejos de la naturaleza lineal de la cascada. Cada metodología ágil tiene las siguientes características:

Trabajo simultáneo e incremental

Este es el rasgo más característico cuando se compara la metodología de cascada con la ágil. Los métodos ágiles descomponen los proyectos en períodos más pequeños e iterativos, lo cual funciona especialmente bien para los productos que se benefician de las pruebas de los usuarios y las revisiones periódicas (por ejemplo, el software).

Adaptabilidad

Debido a que los métodos ágiles trabajan incrementalmente, los equipos pueden adaptar sus procesos con cierta frecuencia. Mientras que la cascada usa un proceso fijo e inflexible, las metodologías ágiles alientan a los equipos para que mejoren y ajusten el flujo de trabajo según sea necesario.

La adaptabilidad de la metodología ágil es especialmente apta para los proyectos en los que esperas cambios en los requisitos o las limitaciones. Aunque deberías evitar las alteraciones en cuanto te sea posible, las metodologías ágiles permiten que los equipos adapten su proceso para compensar los cambios.

¿Qué caracteriza al método Kanban?

Aunque muchas personas comparan el método Kanban con el ágil, la metodología Kanban se define mejor como un tipo específico de metodología ágil. Kanban busca coordinar y equilibrar mejor el trabajo con la capacidad y la disponibilidad de los trabajadores. Usa los principios de la metodología ágil que vimos anteriormente pero los implementa de una forma particular.

Tablero de Kanban

El tablero que le da el nombre al método Kanban visualiza el flujo de trabajo del equipo. Se divide en las categorías de trabajo pendiente, trabajo en curso y trabajo completado; y los equipos pueden agregar más categorías según lo necesiten para visualizar mejor su proceso. Cada tarea se registra en una tarjeta Kanban, que se traslada de columna a columna en el tablero mientras avanza por el proceso del equipo.

El tablero Kanban mantiene informados a todos los integrantes del equipo pero, además, permite que los equipos identifiquen dónde deben mejorarse los procesos. Hace que problemas como los cuellos de botella sean muy visibles y permiten que los equipos introduzcan las correcciones necesarias.

Límites de WIP

La metodología Kanban exige límites estrictos sobre la cantidad de trabajo en curso (WIP, por sus siglas en inglés) en un determinado momento. Los equipos asignan un límite a la cantidad de tarjetas en las columnas de trabajo activo. Cuando se llega a ese límite, no se pueden agregar trabajos nuevos en la columna hasta que se complete una tarea y se la traslade a la siguiente columna. Nuevamente, este sistema permite que los equipos identifiquen los cuellos de botella y alienta a los colaboradores para que trabajen en conjunto para solucionarlos.   

Mejora continua

El objetivo de la metodología Kanban es mejorar el proceso del equipo. El equipo se reúne periódicamente para analizar los cambios que deben hacerse, y los datos que aparecen en el tablero Kanban guían estos análisis.

Si se las hace periódicamente, estas reuniones permiten que el equipo corrija y ajuste su proceso de manera continuada. Esto mejora el flujo de trabajo sin cambios súbitos ni drásticos, lo que garantiza una fácil implementación de la metodología Kanban en prácticamente cualquier equipo.

Qué caracteriza a la metodología Scrum

La última metodología a la que nos referiremos, la gestión de proyectos en Scrum, es otra metodología ágil que usa un enfoque de trabajo incremental para completar los proyectos con más rapidez. La metodología Scrum por lo general se usa para trabajos complejos, como el desarrollo de software. Si comparas Kanban con Scrum, Kanban se orienta principalmente a las mejoras del proceso, mientras que Scrum busca que se haga más trabajo más rápido. 

Sprints

Scrum usa sprints de dos semanas para que se haga el trabajo. Estos sprints se planifican con anticipación, se llevan a cabo y luego se revisan al final de estas dos semanas. Durante la planificación del sprint, el equipo crea un registro de tareas pendientes para ese sprint. El equipo hace estas tareas pendientes durante el sprint y gestiona el trabajo entre sí.

Además, los integrantes del equipo hacen una reunión de Scrum, de 15 minutos de duración, cada día del sprint. En ese momento, los colaboradores analizan los posibles obstáculos que interfieren con el éxito del proyecto. También revisan el trabajo del día anterior y planifican las tareas del día siguiente. La reunión de Scrum asegura que el equipo trabaje de manera colaborativa y permanezca sincronizado.

Maestro de Scrum

Un maestro de Scrum vincula al equipo con el propietario del producto. Antes de iniciar un proyecto, el maestro de Scrum trabaja con el propietario del producto para definir los requisitos. Luego, ayuda a que el equipo planifique los sprints. Una vez iniciado el sprint, el maestro de Scrum colabora para liberar los obstáculos que puedan surgir.

Es importante notar que el maestro de Scrum no es el gerente de proyecto tradicional, ya que el maestro de Scrum facilita el trabajo en lugar de gestionarlo. La metodología de Scrum alienta a los equipos para que gestionen su propia productividad; el maestro de Scrum simplemente los ayuda a lograrlo.

Diagramas de quemado

Scrum usa un diagrama de quemado durante los sprints para permitir que los integrantes del equipo vean el avance de un pantallazo. En lugar de mostrar las tareas completadas, el diagrama de quemado muestra lo que falta hacer. Debe actualizarse de manera permanente para permitir que los integrantes del equipo manejen su flujo de trabajo.

¿Qué metodología de gestión de proyectos deberías usar?

No sorprende que la respuesta a esta pregunta dependa de las características de tu equipo y sus metas. Para ayudarte a decidir, plantéate estas dos preguntas:

¿Qué metas tengo para mi equipo?

Aunque todas las metodologías tienen la misma meta, que es completar el proyecto, sus objetivos secundarios hacen que sean distintas entre sí. Tus metas pueden ayudarte a decidir qué metodología es la mejor.

Determina qué es lo que más esperas de tu equipo. Si solo quieres producir el trabajo más rápidamente, prueba Scrum. Si quieres mejorar tu proceso de producción, usa Kanban. Si tus proyectos exigen un flujo de trabajo lineal, implementa una cascada. Si tienes dudas, evalúa otras opciones ágiles y plantéate la pregunta que sigue.

¿Qué metodología adoptaremos realmente?

Las diferencias entre las metodologías para la gestión de proyectos solo importan si usas la metodología de manera sistemática. Sin los límites de WIP, por ejemplo, Kanban es solo otra metodología ágil complicada. Y, si no mantienes tus fases separadas cuando usas la cascada, también podrías usar una de las metodologías ágiles.

Como tal, la mejor metodología de gestión de proyectos para tu equipo es la que lleves a cabo a la perfección. Usar partes sueltas de una metodología solo te hará desaprovechar los beneficios por los que es tan usada. Entonces, aunque es posible adaptar las metodologías al uso que les dé tu equipo, es mejor implementar la metodología adecuada para cada propósito y ajustarla solo según sea necesario.

Profundiza en la metodología ágil, de cascada, Kanban o Scrum para empezar a implementar ya mismo la que elijas.