La mayoría de las empresas quieren mejorar. Sin embargo, cuando se trata de realizar los cambios necesarios, muchas no hacen lo suficiente. La burocracia, los silos e incluso la cultura pueden obstruir el avance y detener la innovación.

El ciclo Planear-Hacer-Verificar-Actuar ayuda a las empresas a salir del estancamiento y hacer la transición a un sistema de mejora continua. Conoce cómo funciona el ciclo PHVA y los beneficios que puedes obtener al usarlo en tu empresa.

¿Qué es el ciclo PHVA?

El ciclo Planear-Hacer-Verificar-Actuar (PHVA), también conocido como círculo o ciclo de Deming, es un método repetitivo para la mejora continua de procesos, productos o servicios y el elemento clave es la administración esbelta.

El modelo de PHVA fue creado en la década de los 50 por William Deming como un proceso de aprendizaje o mejora basado en el método científico de resolución de problemas. El mismo Deming lo denominó ciclo de Shewhart, porque creó el modelo con base en una idea de su mentor, Walter Shewhart.

Tal y como lo sugieren todos estos nombres, el ciclo PHVA es más bien un bucle en lugar de un proceso de extremo a extremo. El objetivo de este modelo es optimizar cada mejora en un proceso continuo de aprendizaje y crecimiento.

¿Cuándo debes utilizar el proceso PHVA?

El modelo Planear-Hacer-Verificar-Actuar es una herramienta muy útil que puede utilizarse en diferentes situaciones:

• Explorar y probar múltiples soluciones en una pequeña prueba controlada.
• Evitar la falta de productividad al identificar y adaptar soluciones ineficaces antes de implementarlas a gran escala.
• Implementar cambios y procesos de mejora continua.
• Implementar iniciativas de administración de calidad total o Seis Sigma.
• Desarrollar o mejorar un proceso.

Lo mejor del ciclo PHVA es que puede aplicarse en todas las industrias y tipos de organización.

Ventajas y desventajas de ciclo PHVA

El ciclo PHVA tiene muchas ventajas y desventajas. Debes tomar ambos aspectos en consideración antes de decidir si aplicarás el ciclo Planear-Hacer-Verificar-Actual a diferentes proyectos.

Ventajas

Versátil: puedes utilizar el ciclo PHVA en una variedad de entornos empresariales y en varias situaciones. Algunos posibles usos incluyen la administración de proyectos, administración del cambio, desarrollo de productos y administración de recursos.

Sencillo y poderoso: el modelo PHVA es sencillo y fácil de entender, pero también es un potente impulsor de cambios y mejoras significativos que, a la vez, reduce la falta de productividad al mínimo y aumenta la eficiencia.

Desventajas

Difícil de hacer: aunque el modelo es sencillo, el trabajo no es fácil. Dado que ciclo PHVA divide las mejoras de procesos en pasos más pequeños, puede ser lento y posiblemente no sea una buena solución para proyectos urgentes.

Es necesario que te comprometas: el ciclo PHVA no es algo que se hace una sola vez. Es un proceso continuo y, por lo tanto, requiere del compromiso y aceptación de principio a fin. Sin un liderazgo comprometido, el ciclo PHVA no puede funcionar con eficacia a largo plazo.

El modelo PHVA

¿Te convencimos? Conoce cuáles son las 4 etapas del ciclo PHVA (que probablemente puedes deducir por el nombre) para comenzar a usarlo.

1. Planear

La etapa de planeación consiste en trazar un mapa de lo que vas a hacer para intentar resolver un problema o cambiar un proceso. Durante este paso, identificarás y analizarás el problema u oportunidad de cambio, desarrollarás hipótesis sobre cuáles son los problemas o causas subyacentes y decidirás qué hipótesis probarás primero.

Conforme planeas, toma en cuenta las siguientes preguntas:

• ¿Cuál es el problema principal que debemos resolver?
• ¿Es este el problema adecuado que debe resolverse?
• ¿Qué información necesitamos para entender plenamente el problema y su causa de origen?
• ¿Es factible resolver el problema?
• ¿Qué recursos necesitamos?
• ¿Qué recursos tenemos?
• ¿Cuáles son algunas soluciones viables?
• ¿Cómo se medirá el éxito?
• ¿Cómo se reflejarán los resultados de una pequeña prueba en una implementación a gran escala?

Durante esta etapa, un diagrama de afinidad puede ayudarte a ti y a tus colegas a organizar una gran cantidad de ideas en grupos. Una vez que hayas determinado cómo procederás, escribe los resultados que esperas obtener. Deberás comparar los resultados con tu hipótesis y expectativas en la etapa de “Verificar”.

2. Hacer

El siguiente paso es probar tu hipótesis (es decir, tu solución propuesta). El ciclo PHVA se enfoca en cambios más pequeños e incrementales que te ayudarán a mejorar los procesos con interrupciones mínimas.

Prueba tu hipótesis en un proyecto de pequeña escala, de preferencia en un entorno controlado, para que puedas evaluar los resultados sin interrumpir el resto de tu operación. Quizá quieras probar la solución con un equipo o en un grupo demográfico específico.

3. Verificar

Una vez que hayas concluido tu prueba, es momento de revisar y analizar los resultados. Esta etapa es importante porque te permite evaluar tu solución y corregir tus planes, según sea necesario. ¿Realmente funcionó el plan? De ser así, ¿hubo algún inconveniente en el proceso? ¿Qué pasos pueden mejorarse o necesitan eliminarse de iteraciones futuras?

Tu evaluación en esta etapa guiará tus decisiones para el siguiente paso, por lo que es importante que consideres tus resultados con mesura.

4. Actuar

Por último, es momento de actuar. Si todo salió conforme al plan, ahora puedes implementar tu plan de eficacia comprobada. Este nuevo proceso ahora se convertirá en tu punto de partida para futuras iteraciones del ciclo PHVA.

Toma en cuenta las siguientes preguntas antes de actuar:

• ¿Qué recursos necesitas para implementar la solución a gran escala?
• ¿Qué capacitación se requiere para que la solución se implemente y adopte de manera exitosa?
• ¿Cómo puede medirse el funcionamiento de la solución y darle seguimiento?
• ¿Qué oportunidades hay de mejorar?
• ¿Qué aprendimos que pueda aplicarse en otros proyectos?

Si los resultados del plan no fueron los esperados, puedes regresar a la etapa de planeación para realizar ajustes y prepararte para otra prueba.

Apoyar el método Kaizen con el ciclo PHVA

El ciclo PHVA es una herramienta de especial utilidad para las empresas que siguen el método Kaizen. Kaizen es una mentalidad y cultura organizacionales enfocadas en cambios pequeños y frecuentes que conducen a mejoras significativas graduales.

El ciclo PHVA apoya la filosofía Kaizen, ya que ofrece un marco para desarrollar e implementar mejoras continuas.

Usar Lucidchart para mejorar continuamente

Lucidchart es un espacio de trabajo visual que ayuda a los equipos y empresas a trazar sus procesos y visualizar sus datos de manera distinta. Utiliza Lucidchart para visualizar tu ciclo PHVA y como apoyo en cada paso del proceso. Conforme planeas tu proyecto, puedes crear un diagrama de espina de pescado (o de causa y efecto) para visualizar los problemas y sus posibles causas.

Durante la etapa de “Hacer”, traza los nuevos procesos que piensas probar. Utiliza la vinculación de datos para conectar los datos en tiempo real a tus diagramas y poder dar seguimiento a tus resultados. Una vez que cuentes con una solución lista para implementar, utiliza Lucidchart para crear diagramas que visualizan los nuevos procesos. Con Lucidchart, es muy fácil compartir documentos con tu equipo para que rápidamente puedan conocer y entender los cambios.

Si te encuentras en procesos de mejora de manera continua, podría ser muy fácil ir perdiendo gradualmente de vista todos tus cambios. Mantén a todos informados al documentar tu avance continuo en Lucidchart.